對《高等學校檔案實體分類法》的實踐反思與修訂建議

摘要:在《高等學校檔案實體分類法》修訂之際，本文結合實踐經驗與教訓，總結分析了“分類法”實施中的問題與對策，對進一步完善高校檔案實體分類方法提出建議。

關鍵詞:高校檔案，實體分類，修訂意見

隨著教育部、國家檔案局第27號令《高等學校檔案管理辦法》的發布，作為貫徹落實這一法規的配套措施，研究修訂《高等學校檔案實體分類法》(以下簡稱“分類法”)的問題愈加凸顯出來。本文結合我校近20年來貫徹落實“分類法”的實踐與體會，就如何進一步完善高校檔案實體分類方法進行探討。

1 簡要回顧

現行的《高等學校檔案實體分類法》是1993年11月16日由原國家教委教辦[19931429號文件發布的，自1994年1月1日起施行，而我校作為國家教委確定的首批試點單位之一，從1992年就開始了“分類法”的嘗試，近20年來我校貫徹落實“分類法”經過了“初步試點-恪守敦行一逐步調整”的實踐歷程。

1.1 初步試點(1992年～1994年)

1992年4月28日，國家教委辦公廳“關于組織《高等學校檔案實體分類法》試點的通知”(教廳檔[1992]24號文件)下發后，我校即刻根據通知精神，積極開展試點工作。我們選取了1991年度檔案作為試點對象，按照《分類法》試點稿，歸類整理了1149卷。經過初步嘗試，我們認為，新的分類辦法總體而言類目體系比較清晰、周全，大多數歸檔文件材料可以“對號入座”，但也遇到一些問題:一是感覺一級類目“行政管理”的理論外延比較龐雜而實際內涵卻相對貧乏(很多內容被其他大類下的綜合類抽走了);二是科研、設備、基建等大類的二級類目因情況復雜很難統一模式;三是處理各級次類目之間交叉問題的合理分流與準確歸屬比較棘手。試點工作結束后，我們及時進行了總結，并將總結材料上報業務主管部門。

1.2 恪守敦行(1995年～2000年)

國家教委辦公廳“關于發布《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》的通知”下發后，我們嚴格按照正式發布的分類辦法，結合本校實際進一步規范檔案實體分類方案。在保持黨群、行政、教學、科研、基建、設備、產品、出版、外事、財會十大類和特殊載體“聲像類”不變的基礎上，又增加了“實物檔案”和“名人檔案”兩大類。在二級類目中，除行政大類中的監察與審計、武裝與保衛分別設置外，其他未變。教學類選用第一套方案，即按教學環節分類;科研、設備、基建、產品四大類的二級類目除11為綜合外，其他均按隨機項目分別設類。

1.3 逐步調整(2001年至今)

隨著時間的推移和檔案工作的發展變化，我們在貫徹落實“分類法”的實踐中遇到的老問題愈加突出，新問題不斷涌現，迫使我們不得不從2001年開始，逐步對原定的檔案實體分類方案進行適當調整。首先，對科研檔案分類遇到的問題進行調整。科研檔案起初是分年度按項目分別設置二級類目，比如2000-KY11(綜合)、KY12(第一個項目)、KY13(第二個項目)……依此類推，項目越多，二級類目也就越多。由于我校是師范類院校，科研項目以基礎理論研究為主，形成的科研項目檔案材料較少，基本上是一項一卷，如果按項目斷開設置二級類目，勢必出現從“1”打頭編排案卷序號較多而延續編號卻很少，給檔案管理和利用造成諸多不便。因此，我們改為按文科(社會科學)、理科(自然科學)分別設置兩個二級類目，文、理科下按項目歸檔時間順序各編一個大流水案卷序號。

其次，對基建檔案分類遇到的問題進行調整。近年來，高校基建工程項目劇增，由于基建工程建設歷時較長，在項目審批、招投標等管理環節，不同項目之間文件材料交叉重疊現象比較嚴重，因而基建項目材料按時成套歸檔相當困難。為此，我們除保持JJ11為基建綜合(基建工作管理性文件入此)外，還特別設定JJ12為項目綜合(項目交叉文件入此)，凡是自然獨立的基建項目檔案從JJ13開始按項目斷開分別編目。

最后，對教學檔案分類遇到的問題進行調整。主要是針對數量愈來愈多的研究生學位檔案和本科生學籍檔案，在原有的二級類目下再按學歷層次和性質設置三級類目。為維護研究生教學檔案的成套性，我們突破原有教學檔案的二級類目體系，以“人”為單位，將招生錄取登記表、學籍卡、成績單、課程培養計劃、中期篩選考核表以及學位申請審批材料和畢業生登記表等各種應歸檔文件整合為一體并入“JX16”，按件整理，每人一盒。這樣，既豐富了研究生教學檔案的歸檔范圍，又便于系統整理、保管和提供利用，工作效率提高了一倍多。

與此同時，處理各級次類目之間交叉文件的合理分流與準確歸屬一直比較棘手，這不僅是由于歸檔部門兼職檔案員難以熟練把握，即使是檔案館的業務指導人員，也因個人理解上的差異而常常意見不一致。為減免在歸檔文件分類整理上耗費不必要的時間和精力，我們確定在保持現行分類方案基本不變的前提下，本著“服從大局、維護成套、便于操作、相對穩定、細化檢索”的原則，對交叉問題進行特殊處理就近歸位。具體做法是:先將全校所有的歸檔部門按其主要職責納入相應的類目，再按照歸檔部門形成檔案的主要特色重新制定歸檔范圍和保管期限表，力求歸檔部門、歸檔類別、歸檔范圍和保管期限于一表一目了然，簡捷高效地指導部門立卷歸檔工作有序進行。

上述調整方式雖然可能有悖于《分類法》的理論原則與體系要求，但實際應用效果較好，特別是近年來我館運用“南大之星”檔案管理系統逐步實現計算機輔助立卷和文件級著錄與檢索后，似乎是“山重水復疑無路，柳暗花明又一村”，我們不再為檔案實體分類中的交叉難題所困擾，因為，即使檔案文件實體歸類不夠嚴謹精確，但只要按“件”規范著錄，憑借計算機系統可以實現多途徑跨類檢索，因而，并不影響查檔效果。

2 問題分析

思忖《分類法》實施中出現的問題，大致受以下因素的影響和制約:

2.1 《分類法》的理論依據不夠清晰

檔案分類就是依據特定的標準對檔案進行分門別類，按照分類作用的側重點不同，可區分為檔案實體分類與檔案信息分類。我國檔案工作實踐表明，檔案實體分類應考慮檔案形成的規律和特點，依據來源原則按“組織機構分類法”比較簡便易行;檔案信息分類主要依據職能分工原則，按“問題(事由)分類法”揭示檔案的內容和成分，旨在為利用者提供統一方便的檢索途徑。而“高校檔案實體分類的基本觀點是根據高校檔案產生的領域范疇，結合其記述的內容性質進行分類。分類體系既基本上符合檔案學關于分類問題的基本理論，又不拘泥于傳統的以組織機構為基礎的分類方法，在某種程度上與信息分類既有聯系又有區別”(引自《高等學校檔案實體分類理論與方法》1994年6月四川大學培訓教材)。我們認為，《分類法》確立的這種分類觀點似乎是想融組織機構分類法與問題分類法、實體分類法與信息分類法為一體，期望發揮各自的優勢取得最佳效果，但這種良好的主觀愿望卻面臨客觀實踐難題的挑戰。檔案信息分類可以跨越檔案實體之間的固有聯系根據利用需求組合多種檢索渠道，而檔案實體分類的主要目的在于組織館藏，即通過分門別類使零亂的檔案材料有序化、系統化，固定其排列位置。檔案實體的物理位置具有唯一性，因此，如果檔案實體分類的標準帶有過多的主觀判斷色彩，或者類目層次的分類依據呈現多元化，那么，勢必造成分類體系之間的交叉、包羅從而導致混亂現象。

2.2 檔案類目設置與部門立卷歸檔難以完全協調

《分類法》主表設置了十一個一級類目，每個一級類目之下設置了若干個二級類目，這些類目有的能與歸檔部門一一對應，但也有相當一部分類目涵蓋多個歸檔部門(比如紀監審合署辦公等)，或者一個歸檔部門的歸檔文件涉及多個不同的類目(比如教學、外事檔案涉及多個歸檔部門)，此外，遇到“一文多事”、“一文多義”等問題因個人理解不同更易導致歸類意見分歧。如果不推行部門立卷歸檔制度，高校各部門形成的歸檔文件材料全部由檔案館(室)集中統一整理，相對而言比較容易按照分類方案整理一步到位。但我國實行文書處理部門立卷歸檔制度，由于類目設置在先且應保持相對穩定，部門立卷歸檔在后且兼職檔案員的分類業務不熟，因此，檔案類目設置與部門立卷歸檔很難完全協調一致。據我們調研發現，要求部門立卷歸檔完全按照《分類法》設置的各級類目準確分類整理是不現實的，實際情況是，要么專職檔案業務指導人員耗費大量時間和精力不斷地培訓、指導甚至是包辦部門分類整理，要么是將歸檔部門形成的常規文件材料按歸檔范圍粗放型地簡單歸類，至于歸檔文件內容涉及多個類目的則按各自理解進行歸類。

2.3 新情況新問題對《分類法》的挑戰

《分類法》已經實施快20年了，隨著高等教育事業的蓬勃發展，高校在其職能活動中形成的各種內容和載體的文件材料愈來愈多，《分類法》設置的類目體系已經不能完全適應高校檔案工作的發展需求。這主要反映在兩個方面:一是原有類目名稱不能涵蓋高校產生的全部檔案，比如教職工檔案、學生檔案、國有資產檔案、名人檔案、實物檔案等，這些客觀存在的檔案不應拒之于《分類法》之外;二是數字化校園環境下愈來愈多的電子檔案(包括電子公文信息、流媒體信息、光盤、軟件等)如何分類整理，也需要從完善《分類法》的視角加強理論研究和實踐摸索。

3 修訂意見

總結實施《分類法》的實踐經驗與教訓，盡管還存在著一些問題或缺憾，但我們認為，總體而言，《分類法》還是比較符合高校檔案工作的實際需要的，它對于“統一全國高等學校的檔案實體分類，實現高等學校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規范化”起到了積極作用，至于存在的問題或缺憾有些是有待通過修訂予以改進，有的則是任何一種分類方案都難以避免的。據悉，中國高等教育學會檔案工作分會擬修訂《分類法》，我們感到，啟動這項工作非常及時和必要，建議本著“平穩、務實、高效”的原則，既肯定成績，也正視問題，審慎修訂，平穩過渡。具體意見如下:

3.1 盡量維護原有分類體系和檔號模式相對穩定

客觀地看，任何一種應用于檔案實體分類的方法都不大可能是完美的，力求一步到位達到“既便于保管又便于利用”的理想狀態真可謂“可望而不可即”。比較務實的策略是從便于歸檔文件整理和組織館藏管理的角度，權衡利弊選擇比較適宜的分類方式方法進行有機組合。《分類法》自1 993年底發布實施以來，大多數高校已經按此方案形成了比較穩定的館藏檔案分類布局和檔號編制統一模式，因此，建議此次修訂工作不宜大刀闊斧以避免不必要的折騰，可以考慮在維護原有分類體系和檔號模式相對穩定不變的基礎上進行適度調整和補充。

3.2 參照“年度一組織機構”分類方式進行改良

從簡便、高效的角度考量，“年度一組織機構”分類法是檔案實體分類的首選方案。因為相對而言，按“主題”、“問題”或“職能”這種帶有主觀色彩的邏輯分類方法，不及按“年度”結合“組織機構”這種比較客觀的歷史分類法簡便易行，尤其是在推行部門立卷歸檔制度的框架下，在辦公自動化、文檔一體化的大趨勢下，對歸檔文件材料的分類整理越簡單越便于操作。鑒于高校檔案形成部門和內容與成分的復雜多樣性，不宜再退回從前像政府機關那樣簡單地按文書和科技檔案分門別類，我們不妨把《分類法》設置的一級類目看做是高校全部檔案的若干種類，盡管其中有些一級類目名稱不夠貼切，但猶如“文書檔案”與“科技檔案”同樣也并不嚴謹一樣，長期以來，約定俗成也就被人們認可了。一級類目以下的各級屬類再參照“年度一組織機構(或項目)”的分類方式進行改良:管理性文件盡量按形成年度結合歸檔部門設置二級類目;教學業務文件材料形成量較多的本專科學籍檔案和研究生學位檔案可按畢業年度結合院系設置二級類目，以“班級”或“人頭”為保管單位整理歸檔;科研項目、基建項目等成套型較強的檔案材料可按項目結束年度依其歸檔先后順序分別設置二級類目，為解決項目之間相互包容交叉等跨類問題，可以考慮特定一個二級類目專門歸入此類文件，以避免出版、外事、財會和特殊載體“聲像”共使一個一級類目，顯然不能涵蓋高校全部檔案。雖然新頒布的《高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱“27號令”)增加了“學生類”，將處于分散管理的學生檔案歸入學校檔案館(室)集中統一管理，但遺憾的是，尚未將教職工人事檔案也一并納入。事實上，在高校內部組織機構改革中，有相當一部分高校早就將原屬于人事處管轄的人事檔案室并入檔案館，如果我們還不及時將教職工人事檔案作為高校檔案中的一種，不僅不符合高校檔案工作的實際情況和發展趨勢，而且，也致使“27號令”第二條、第七條、第二十六條和第三十二條的相關規定處于矛盾或尷尬的窘境。或許，有些高校檔案部門受傳統觀念和人員緊張的束縛可能不愿主動接管人事檔案(包括教職工檔案和學生檔案)，這一顧慮是可以理解的，但并不影響高校檔案概念的準確定位和分類方法的整體確立，因為，如果某些高校檔案機構目前尚不具備接管條件，可按照“27號令”第七條第二款“需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管”的規定靈活處置。同理，目前，游離于《分類法》之外的名人檔案、實物檔案和電子檔案等，也應設置相應的類目。高校檔案實體分類法針對的應該是高校形成的全部檔案，而非局限于高校檔案館(室)藏檔案。

總之，檔案實體分類是檔案業務管理中一項十分重要的基礎工作，我們期望借助《分類法》修訂之際，充分調研和積極探討，力求使修訂后的《分類法》更加完善，為規范高等學校檔案管理工作發揮更好的指導作用。