南陽市鴨河口水庫工程管理檔案歸檔整理情況

南陽市鴨河口水庫位于長江流域漢江支流的白河上游，始建于1958年11月，是一座以防洪、灌溉為主，兼顧工業(yè)及城市用水，結(jié)合發(fā)電、養(yǎng)殖等綜合利用的大型水利樞紐工程。

南陽市鴨河口水庫工程管理局綜合檔案室自1980年成立后，先后整理歸檔了1958年至2009年的水庫工程管理檔案454卷、底圖124張。特將我們的具體做法報告如下，不當(dāng)之處，請同仁指正。

1 鴨河口水庫工程管理檔案的構(gòu)成情況

1.1 建庫一期工程及其續(xù)建配套工程形成的各種科技材料。一是工程地質(zhì)、地形、水文勘探報告及圖紙;二是工程初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計說明書及附圖;三是續(xù)建配套工程設(shè)計資料及圖紙;四是閘門工程金屬結(jié)構(gòu)類設(shè)計說明與圖紙;五是竣工圖紙及驗收材料等。

1.2 除險加固工程形成的各種科技材料

1.2.1 工程建設(shè)前期形成的文件材料。一是勘測設(shè)計任務(wù)書、報批文件、審批文件;二是規(guī)劃報告書、可行性研究報告書、附件、附圖及審批文件;三是工程初步設(shè)計文件、附圖及審批文件，工程概(預(yù))算書等;四是各階段的鑒定、實驗等專題報告;五是招標(biāo)設(shè)計文件、技術(shù)設(shè)計文件;六是施工圖設(shè)計文件。

1.2.2 工程建設(shè)管理工作中形成的文件材料。一是開工報告及審批文件;二是工程建設(shè)征地申請、批文，移民拆遷工作的實施方案及批文;三是工程管理工作中的各種合同書、協(xié)議書;四是與工程管理密切聯(lián)系的各種專門會議紀(jì)要。

1.2.3 工程施工管理工作中形成的文件材料。一是工程技術(shù)要求、技術(shù)交底，圖紙會審紀(jì)要;二是施工設(shè)計報批及審核文件;三是施工定位測量、復(fù)核記錄，各種檢測記錄;四是各項試驗報告，隱蔽工程施工、驗收記錄;五是工程監(jiān)理、竣工驗收工作中形成的文件材料及全部竣工圖。

1.3 工程運(yùn)行管理工作中形成的各種科技材料。一是工程歲修、設(shè)計、預(yù)算、檢查等技術(shù)管理方面的報告、計劃等;二是工程運(yùn)行調(diào)度計劃、水情測報、防洪度汛方案;三是閘門啟閉設(shè)備運(yùn)行檢修記錄、總結(jié)、評審資料;四是工程運(yùn)行管理中形成的各種地形圖、測量圖;五是年度水毀工程的評估、修復(fù)材料;六是水庫工程管理達(dá)標(biāo)晉級文件資料;七是水庫工程運(yùn)行管理工作中的各種檢測數(shù)據(jù)、觀測記錄;八是水庫工程運(yùn)行管理工作中形成綜合月報、整編年冊。

2 鴨河口水庫工程管理檔案的整理情況

2.1 分類

一是按工程項目設(shè)置工程一和工程二兩大類，即把1958年初建鴨河口水庫時的一期工程和延續(xù)到1985年的續(xù)建配套工程中形成的科技檔案設(shè)為第一類，類名設(shè)定為“建庫一期工程及續(xù)建配套工程”，代碼為“GC1”;把1988年動工，1992年竣工的除險加固工程中形成的科技檔案設(shè)為第二類，類名設(shè)定為“除險加固工程”，代碼為“GC2”。二是把水庫建成蓄水以來的水庫運(yùn)行管理檔案設(shè)為第三類，類名設(shè)定為“工程運(yùn)行管理”，代碼為“GC3”。三是把反映工程運(yùn)行管理成果，集各類檢測數(shù)據(jù)、觀測記錄、考證說明、統(tǒng)計分析為一體的制式整編年冊設(shè)為第四類，類名按業(yè)務(wù)主管部門的要求設(shè)定為“工程運(yùn)行管理觀測資料”，代碼為“GC4”。四是鑒于工程底圖的特殊保管方式，把各種底圖設(shè)為第五類，類名設(shè)定為“工程底圖”，代碼為“GC5”。

2.2 組卷與編號

2 2.1 組卷。上述GC1、GC2兩類檔案的組卷原則是區(qū)別工程項目按問題組卷;GC3類檔案組卷原則是區(qū)別年度、檢測項目、觀測內(nèi)容分別組卷。這三類檔案的組卷步驟與要求基本和文書檔案的整理要求相同，其中，圖紙(藍(lán)圖)要統(tǒng)一折疊成A4幅面。GC4類因系制式年冊只需依時排序即可;GC5SE程底圖類因以單張為保管單位，只需區(qū)別底圖類別(如地形圖、斷面圖、曲線圖等)依時排序即可。

2.2.2 編號。上述各類檔案的編號方法是分別按類編排大流水號后，以類號+短杠+卷號形式進(jìn)行編號，例如GC1類的1號卷，其編號為GC1-1。

2.3 編目

卷內(nèi)目錄的項目有:序號、文件編號(圖紙類據(jù)實按圖紙編號填寫)、題名、日期、頁號、備注。每頁卷內(nèi)目錄左上方均注明案卷號，所有卷內(nèi)目錄均為一式兩份，一份裝訂于案卷內(nèi)或放入檔案盒內(nèi)，另一份按編號排序后，每類裝訂一冊，以便于查詢。

案卷目錄的項目有:序號、歸檔時間、檔號、題名、件數(shù)、頁數(shù)、責(zé)任者、日期、密級、保管期限、備注。每頁目錄上方居中，統(tǒng)一印制有“鴨河口水庫科技檔案分類目錄”和類別名稱，每類裝訂一冊。