企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理的思考

摘要:2006年以來，中平能化集團(tuán)在省、市檔案局領(lǐng)導(dǎo)組織下，深入開展了企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理復(fù)查認(rèn)證活動(dòng)。文章緊緊圍繞目標(biāo)管理活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的問題、如何更好地開展目標(biāo)管理工作這一主題，針對(duì)突出問題，展開探討和研究，理論結(jié)合工作實(shí)際，期望能改進(jìn)企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)，使企業(yè)檔案工作能更好、更快地發(fā)展。

關(guān)鍵詞:企業(yè) 檔案 目標(biāo)管理 問題

0 引言

根據(jù)國家及省、市檔案局要求，2006年以來，中平能化集團(tuán)深入開展了企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理復(fù)查認(rèn)定工作，同時(shí)，根據(jù)省檔案局創(chuàng)建“河南省檔案工作示范單位”精神，制定了集團(tuán)本部創(chuàng)建示范單位方案，該方案共涉及46個(gè)需復(fù)查認(rèn)證或申報(bào)檔案管理先進(jìn)單位。幾年來，共有14個(gè)單位通過了考評(píng)認(rèn)證。作為集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)主管部門，負(fù)有對(duì)基層檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)職能，有幸陪同考評(píng)組參加了考評(píng)。在考評(píng)活動(dòng)中，我深切感受到了考評(píng)組專家嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、忘我的工作作風(fēng)和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員力爭達(dá)標(biāo)的工作熱情，但同時(shí)也發(fā)現(xiàn)考評(píng)活動(dòng)及考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)存在的一些問題，在此提出，希望引起同行的共鳴。

1 檔案管理作為企業(yè)一項(xiàng)基本的管理活動(dòng)，沒有得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視

由于檔案事業(yè)直觀消費(fèi)和隱性效益的特點(diǎn)，不像生產(chǎn)經(jīng)營、安全等問題直接關(guān)系企業(yè)的生存和發(fā)展，在企業(yè)整個(gè)管理系統(tǒng)中始終是個(gè)輔助環(huán)節(jié)，配角地位決定了檔案工作很難引起較短任期領(lǐng)導(dǎo)的重視，認(rèn)為檔案工作沒什么可干的，只要不出事就行，致使在人、財(cái)、物方面供給不足，不僅不能保證檔案工作的正常進(jìn)行，而且阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

由于國有企業(yè)管理體制上的一些特性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行任期制，在一個(gè)單位干上幾年就會(huì)被調(diào)到其他單位，加上檔案工作本身的性質(zhì)，往往不被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所重視。在考評(píng)活動(dòng)中，雖然被查單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都在盡心盡力地為順利通過復(fù)查而加班加點(diǎn)、辛勤工作，但我發(fā)現(xiàn)他們大多是在為應(yīng)付檢查而作表面文章。集中表現(xiàn)在組織管理中的文件、文字材料部分，業(yè)務(wù)建設(shè)中的編研和設(shè)施設(shè)備，因?yàn)槠綍r(shí)沒有做好或者根本沒有去做這些基礎(chǔ)工作，為了能夠順利“過關(guān)”，倉促組織人員補(bǔ)“文件”、編“編研”、購“設(shè)備”，檢查過后，不用說那些臨時(shí)編寫的“編研成果”沒有什么實(shí)際利用價(jià)值，就連那些隨時(shí)可用的空調(diào)器等庫房防護(hù)設(shè)備也被挪作它用，“過關(guān)”之后，工作照舊，難以達(dá)到考評(píng)活動(dòng)的初衷。

2 《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》可操作性不強(qiáng)

在標(biāo)準(zhǔn)制定上，《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》(以下簡稱《考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》)把國家一級(jí)、國家二級(jí)、省(部)級(jí)三個(gè)級(jí)別合在一起，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，不同分?jǐn)?shù)，這樣，就給實(shí)際操作帶來一定的難度。比如，某單位申報(bào)的是省(部)級(jí)，考評(píng)認(rèn)定時(shí)卻要用滿分制標(biāo)準(zhǔn)來衡量，雖然最后得分只要求達(dá)到70分，但在考評(píng)組下達(dá)的整改意見中提出的卻是達(dá)到100分的整改要求，致使基層單位反響強(qiáng)烈，抱怨頗多:面對(duì)如此嚴(yán)格的要求，簡直無所適從，即使達(dá)到了申報(bào)的省(部)級(jí)70分的標(biāo)準(zhǔn)，問題還是提了一大堆，心情一點(diǎn)不比沒有通過復(fù)查的單位輕松，更沒有什么“成就感”，也就激不起申報(bào)單位及檔案人員的積極性。

筆者私下認(rèn)為，《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》在制定上就十分可取，國家一級(jí)、國家二級(jí)、省(部)級(jí)分別有不同的標(biāo)準(zhǔn)，申報(bào)哪個(gè)級(jí)別就對(duì)照哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)考評(píng)組成員可以按照不同標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，對(duì)申報(bào)單位可以對(duì)照所申報(bào)的級(jí)別進(jìn)行自查、整改，避免了無所適從。

3 《考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》中“一票否決權(quán)”未能充分利用

《考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》在制定時(shí)有帶*號(hào)的必達(dá)項(xiàng)，這些是對(duì)企業(yè)檔案工作的基本要求，具有“一票否決權(quán)”。在實(shí)際考評(píng)時(shí)，考評(píng)組對(duì)此標(biāo)準(zhǔn)的把握不是太嚴(yán)格，只是把握了總分，總分達(dá)到某一級(jí)別就可晉升相應(yīng)等級(jí)，而沒有嚴(yán)格行使帶*項(xiàng)的“一票否決權(quán)”，這雖然體現(xiàn)了檔案行政管理部門對(duì)企業(yè)的寬容和關(guān)心，但也在無意中給某些單位提供了“鉆空子”的機(jī)會(huì)。因此，建議檔案行政管理部門在考評(píng)時(shí)既要看總分，又要看必達(dá)項(xiàng)是否真正達(dá)標(biāo)。果真能如此，那些平時(shí)沒有做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的單位就無法再鉆用硬件設(shè)備充分?jǐn)?shù)的“空子”，也就不會(huì)出現(xiàn)那些“金玉其外、敗絮其中”的所謂“空殼”先進(jìn)單位了。

4 企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)不能充分調(diào)動(dòng)有關(guān)人員的積極性

為提高企業(yè)檔案工作整體水平，更好地為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，國家檔案局根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)，制定了《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》(以下簡稱《管理辦法》)，對(duì)成立五年以上的企業(yè)，在單位自愿提出申請(qǐng)的情況下，國家依不同等級(jí)進(jìn)行相應(yīng)考評(píng)，對(duì)通過考評(píng)認(rèn)證的企業(yè)及有關(guān)人員頒發(fā)相應(yīng)等級(jí)榮譽(yù)證書。

這雖在一定程度上有了獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，但并沒有建立真正的獎(jiǎng)罰體制:對(duì)積極申報(bào)、通過考評(píng)的單位，只是發(fā)個(gè)證書，沒有其他的獎(jiǎng)勵(lì)措施及政策，不能充分調(diào)動(dòng)單位的申報(bào)熱情;沒通過復(fù)查認(rèn)證的單位，只是要求其限期整改，最多是降低或收回證書，沒有其他的懲罰措施;而對(duì)不申報(bào)的單位也更是放任自流，不管不問。

由于《管理辦法》本身“獎(jiǎng)勤罰懶”體制不健全，致使很多單位認(rèn)為申報(bào)不申報(bào)一個(gè)樣，申報(bào)通過考評(píng)了，以后隔三差五還要被“復(fù)查”，反而“事多”，不申報(bào)卻“沒恁多事”，因而缺乏動(dòng)力，沒有申報(bào)的積極性、主動(dòng)性。根據(jù)中平能化集團(tuán)的情況來看，現(xiàn)有目標(biāo)管理先進(jìn)單位，除一個(gè)是在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)申報(bào)達(dá)到省級(jí)先進(jìn)，其他都是在企業(yè)升級(jí)或創(chuàng)建示范院校時(shí)要求檔案工作必須達(dá)到相應(yīng)等級(jí)才申報(bào)通過的。

5 檔案行政管理部門執(zhí)法檢查力度不夠，致使目標(biāo)管理考評(píng)缺少保障體系

因?yàn)椤豆芾磙k法》本身沒有對(duì)應(yīng)申報(bào)而未申報(bào)單位的懲罰措施，作為檔案行政管理部門的執(zhí)法檢查應(yīng)該成為督促企業(yè)達(dá)標(biāo)的有力保障，但現(xiàn)實(shí)的情況是各級(jí)檔案行政管理部門由于人員少等種種原因，導(dǎo)致檔案執(zhí)法檢查力度普遍不夠，往往只對(duì)曾達(dá)標(biāo)單位或檔案工作較好的單位進(jìn)行執(zhí)法檢查，對(duì)沒達(dá)標(biāo)或檔案工作不好的單位顧及不到，這樣做的后果只能是“兩極分化”:好的越來越好，差的越來越差。好多單位檔案工作長年處于沒人管沒人問的自由散漫狀態(tài)，不知道檔案工作該如何開展，檔案收集、整理、開發(fā)利用等基礎(chǔ)工作很不扎實(shí)，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)嚴(yán)重滯后，檔案信息不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，給企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營活動(dòng)造成不良影響，企業(yè)的經(jīng)營形勢(shì)不好反過來又影響了對(duì)檔案工作的投入，因而形成了惡性循環(huán)。

近來，河南省委、省政府辦公廳出臺(tái)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的意見》，具體到企業(yè)，就是還要積極深入地開展好企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)活動(dòng)，這是考核一個(gè)企業(yè)檔案工作整體水平的重要指標(biāo)，是考查一個(gè)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度的重要依據(jù)。企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)每3—5年復(fù)查一次，這對(duì)企業(yè)檔案工作來說，是在不斷地鞭策其前進(jìn)，無疑是件好事。但我認(rèn)為企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)不能只流于形式，要真正起到促進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展催化劑的作用，還要各個(gè)方面的配合，使其能成為一種自覺行動(dòng)。

要做好這項(xiàng)工作，就要求上到國家檔案立法部門要提高立法的可行性和可操作性，針對(duì)企業(yè)工作實(shí)際制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn);各級(jí)檔案行政執(zhí)法部門要嚴(yán)格考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案執(zhí)法力度，擴(kuò)大執(zhí)法覆蓋面，力爭對(duì)管轄范圍內(nèi)的所有單位都進(jìn)行執(zhí)法檢查;下到各企業(yè)單位，各級(jí)檔案人員特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，要提高檔案意識(shí)和檔案法律意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工作在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中的重要作用，本著為企業(yè)負(fù)責(zé)、為歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，“為官一任，造福一方”，把檔案工作作為企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來做，為企業(yè)改革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)后盾。