淺析企業檔案信息化建設存在問題及對策

摘要:本文結合本單位(小型企業)的實際情況，淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及對策。

關鍵詞:企業檔案 信息化 建設問題

0 引言

在全國檔案工作“十一五”規劃中，檔案信息化建設已放到突出位置，得到高度重視，但按現狀看，檔案信息化建設至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務公開、民生檔案建設等層面，中小型企業對檔案信息化建設工作的實際推廣實在太少，這種發展的不平衡現象眾所周知，不容忽視，現結合本單位(小型企業)的實際情況，淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及對策:

1 企業檔案信息化建設存在的問題

1.1 領導重視不夠。每件事情要大力推廣，領導們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業的領導都沒有認識到檔案信息化建設的重要性，經費上不予以支持，使企業檔案信息化建設進程緩慢。

1.2 軟件不適用。本企業也在推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于本企業的OA系統較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。

1.3 存儲設備落后。本企業的檔案室是2001年建成，當時并未考慮對電子檔案進行管理，缺少專門的磁介質檔案存儲設備，而數字檔案對設備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。

1.4 電子文檔管理不完善。本企業已使用局域網，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據各自權限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置(路徑)沒有明確規定，甚至有部分員工把文件只存本機，造成檔案的不完整，查找不便利。

1.5 人員素質未能適應需求。目前本企業的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓，對電子檔案處理并無深入學習及參加市檔案局組織的培訓。檔案知識不夠專業，對新規定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設的實施。

2 企業檔案信息化建設的對策。

2.1 加強領導對檔案信息化建設的重視。企業領導應認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。

2.2 選擇適用于本企業的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應根據本企業的實際需要選擇，最好能與開發商協商，量身訂造合適的軟件。

2.3 完善存儲設備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。

2.4 完善電子文件的管理。首先應制定電子文件的管理規范，要求全體員工嚴格執行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。

2.5 提高檔案工作者的素質。檔案工作者應加強學習，提高理論素養，充實業務知識，同時，企業也應大力支持，組織檔案工作者參加培訓學習，全面加強檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息。

檔案的信息化建設是檔案事業發展的重要方向，是企業檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現企業檔案的信息化建設。