基于知識管理的下一代高職院校辦公系統(tǒng)研究

摘要:知識經(jīng)濟時代正上演奇跡，因知識創(chuàng)新帶來經(jīng)濟的快速發(fā)展讓企業(yè)不斷創(chuàng)造神奇。企業(yè)經(jīng)營越來越重視知識管理的重要性，基于信息技術的知識管理解決方案層出不窮，為企業(yè)提高生產(chǎn)管理質(zhì)量，深層次挖掘使用知識提供了有效的解決方案。學校作為社會的重要組成部分，它雖然不直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值，但在人才培養(yǎng)的過程中需要越來越精細化的管理，引入知識管理到日常辦公系統(tǒng)中，對于質(zhì)量管理、教學辦公運行、成本控制、風險控制具有重要里程碑意義。

關鍵詞:知識管理 高職院校 辦公系統(tǒng)

0 引言

信息社會中，大量的信息里存在著大量的知識，因此對這些知識的管理就成為必然。而當把對這些知識的管理看成是一個企業(yè)、一個行業(yè)，甚至是一個國家生存和發(fā)展的決定因素時，對知識的管理就會越來越受人們的關注?？v觀國內(nèi)外，雖然有關知識管理的理論和技術在各個領域都得到了很大的發(fā)展，但是因為其豐富的內(nèi)涵和多樣性，使得對知識的管理更復雜和難以理解。

作為高職院校，他不是企業(yè)，不會直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值，但是作為現(xiàn)代社會的重要組成部分，與其他的社會組織具有一些共性，就是都需要對人力資源進行管理，都需要提高辦公效率，都會遇到風險，都需要以系統(tǒng)的和信息化的手段使得機構的運行效率最大化等等。為此，我們進行了基于知識管理的下一代高職院校辦公系統(tǒng)的研究。

1 當前高職院校的辦公管理現(xiàn)狀

1.1 高職院校辦公系統(tǒng)知識管理的內(nèi)容 當前的時代是知識經(jīng)濟時代，知識已經(jīng)成為社會發(fā)展中最重要的資源。這對我國目前的高職院校發(fā)展是機遇也是挑戰(zhàn)，如何將知識管理的新理念引入到高校的辦公系統(tǒng)中，這是目前高校發(fā)展最亟待解決的問題。眾所周知，高職院校乃至高等院校辦公室系統(tǒng)的作用就是為學校的教學、科研和教育信息服務，保證學校的正常運轉(zhuǎn)，并做好學校領導和學校各類人員的后勤保障工作。知識管理是利用信息化和網(wǎng)絡化手段，對知識資源進行系統(tǒng)有效的管理，實現(xiàn)知識的創(chuàng)造、共享和增值的過程。對于高職院校辦公系統(tǒng)來說，知識管理可以細化為辦公室甚至學校內(nèi)部和外部的知識管理兩個方面。

高職院校辦公系統(tǒng)的知識管理應該以自動化作為基礎，而目前的自動化主要是體現(xiàn)為信息化和網(wǎng)絡化。作為高等院校，他的外部知識網(wǎng)絡極為發(fā)達，可以利用的知識資源極為豐富，所以高職院校要盡量利用這些外部的知識資源實現(xiàn)共享，因此辦公系統(tǒng)要充分吸納、利用和整合外部的知識為學校的教育和科研服務，最大程度的將知識資源轉(zhuǎn)化為管理的效益。同樣，作為高職院校辦公系統(tǒng)的內(nèi)部也同樣具有著大量的知識資源，我們同樣要利用好這些知識，通過對資源的收集、篩選和分析，最終實現(xiàn)知識的共享、創(chuàng)造和增值。使得高職院校辦公系統(tǒng)中包含為學校教學、科研、后勤服務及領導決策服務而建立的信息庫、文件資料檔案等方面的顯性知識;以及辦公室管理人員的管理經(jīng)驗、技能、工作辦法、影響力、辦事效率等方面的隱性知識。

1.2 高職院校辦公系統(tǒng)實現(xiàn)知識管理所面臨的問題

1.2.1 缺乏系統(tǒng)的管理認識 對知識管理的最大障礙主要體現(xiàn)在根深蒂固的觀念和文化上。辦公室有些人員對知識管理缺乏基本的了解和系統(tǒng)的認識，尚未意識到采用知識管理對提升辦公室工作的必要性和重要性。管理理念的滯后使得我國大多數(shù)高校辦公室難以全面推行知識管理。

1.2.2 缺乏基本的要素支持 高職院校辦公室建立完善的知識管理體系必須要有相應的人、財、物以及技術等要素的支撐，缺少了這些基本要素和條件，辦公室知識管理只能是“空中樓閣”。以“人”的要素為例，知識管理要求建立一支既有管理業(yè)務背景，又有駕馭信息化系統(tǒng)能力的高素質(zhì)隊伍，但目前我國高校辦公室人員對計算機網(wǎng)絡技術在實際管理中發(fā)揮的作用往往滯后于時代的要求。因此，基本要素的缺乏和技術的落后影響高校辦公室知識管理的實施。

1.2.3 缺乏有效的制度保障 高校辦公室知識管理的實施需要一系列的制度作為保障。但新制度的建立必然會受到現(xiàn)行制度的阻力，特別是傳統(tǒng)體制下的高校辦公室管理制度和人力資源政策成為制約辦公室知識管理發(fā)展的一個重要瓶頸，不利于知識共享。

2 利用知識管理建立高職院校下一代辦公系統(tǒng)

辦公自動化，簡稱OA(0ffice Automation)就是利用先進的網(wǎng)絡技術和設備，通過改變傳統(tǒng)辦公手段，實現(xiàn)辦公信息化和決策科學化、智能化，提高辦公效率和質(zhì)量，減輕勞動強度，方便管理和決策?；谥R管理的高職院校自動化辦公系統(tǒng)稱KM-COAS(College Office Automation System Based on Knowledge Management)，是以知識管理為核心的新一代高校辦公自動化系統(tǒng)。它是建立在校園網(wǎng)、校際平臺之上，旨在幫助高校實現(xiàn)動態(tài)的信息和知識的管理。它將在實現(xiàn)辦公信息、知識共享的基礎上，為各部門事務處理的每一個環(huán)節(jié)提供所需要的相關知識，也可以面向全國職業(yè)院校進行教育資源的信息服務，形成教育資源的交流與匯聚。

2.1 建設支持管理創(chuàng)新的高校辦公信息系統(tǒng) 與傳統(tǒng)的辦公自動化概念相比，辦公信息系統(tǒng)更突出網(wǎng)絡環(huán)境下系統(tǒng)超越地域和跨越時空服務的特點，具有靈活應變、開放交互的特性，更加強調(diào)信息資源在辦公自動化系統(tǒng)中的重要作用。高職院校辦公系統(tǒng)必須要形成一個滿足現(xiàn)代化辦公需要，基于高速網(wǎng)絡、大型數(shù)據(jù)中心和強大信息處理環(huán)境為一體，可為學校辦公信息資源的獲取、共享、處理服務，支持實時網(wǎng)上辦公信息處理，支持協(xié)同工作及虛擬辦公環(huán)境的新一代信息基礎設施支撐平臺。

2.2 建立支持管理創(chuàng)新的信息系統(tǒng)標準體系和安全體系 高校辦公信息系統(tǒng)的有效運作必須以管理思想的創(chuàng)新為支撐點。要形成高效、科學、規(guī)范的辦公信息系統(tǒng)，建立標準體系是重要的保障措施，它涵蓋的內(nèi)容包括辦公信息處理的流程、規(guī)范，辦公信息的指標體系，辦公信息的交換標準等。由于辦公信息系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡環(huán)境下建設的，在實施過程中，必須同時考慮信息安全及保密措施。確保網(wǎng)絡系統(tǒng)不被非法入侵和破壞，系統(tǒng)中的信息資源不被竊取和篡改，同時還保證用戶能夠正常使用系統(tǒng)中的共享資源，提供應有的信息服務。

2.3 建立各類直接與用戶相關的工作應用系統(tǒng) 辦公信息系統(tǒng)的建設和推廣必將沖擊傳統(tǒng)的辦公體系和工作模式，通過建立直接與用戶相關的應用系統(tǒng)可以擺脫原始的管理模式和習慣，有利于知識管理的實施。如建立以決策依據(jù)為主體的參謀系統(tǒng)，強化信息的知識化，為領導提供管理決策的依據(jù)，加大高層次服務力度。如建立聯(lián)絡、接待、溝通為主體的公關事務系統(tǒng)，因事而異，充分發(fā)揮知識管理的靈活性，滿足高校日益頻繁的對外交流與合作。

2.4 建立一支能駕馭知識管理的人才隊伍 知識管理是未來管理的必然趨勢，其管理的核心是知識。而人又是知識的重要載體，是知識的生產(chǎn)者、傳播者和使用者，是使知識成為力量的主體。高校辦公室一方面要通過各類機制的健全和制度的創(chuàng)新，充分調(diào)動辦公室管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，積極學習運作現(xiàn)代化辦公信息系統(tǒng)所具備的專業(yè)知識和管理技能;同時要引進人才，設立知識主管崗位，積極啟動、推行和協(xié)調(diào)知識管理計劃的實施。

3 結語

高職院校辦公系統(tǒng)是一個綜合性的辦公體系，它一般包括行政管理、教學管理以及實驗管理和學生工作的管理。它的主要職能是承上啟下、聯(lián)系左右，做溝通協(xié)調(diào)內(nèi)外的橋梁和紐帶，并承擔參謀助手、督辦檢查和服務等工作。它是各級院(系)的管理中樞，為院(系)日常工作的正常運轉(zhuǎn)發(fā)揮巨大作用。隨著社會和高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，對高職院校辦公系統(tǒng)的工作也提出了更高的要求，在新形勢下，高職院校辦公系統(tǒng)工作要與時俱進，利用知識管理這個先進的工具，提高辦公系統(tǒng)整體素質(zhì)水平，以適應時代、社會和高校持續(xù)發(fā)展的需要，作出新貢獻。

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