管理軟件:選擇通用版還是適用版?

在信息化的過程中，很多企業都會面臨選擇通用版還是適用版管理軟件的問題。當然，這兩種選擇都有其堅定的支持者和實踐者，而且實施情況也喜憂參半。實際上，通用版和適用版各有所長，也各有所短，在很多企業，通用版和適用版管理軟件往往是共存的。過于單方面強調通用版或適用版的意義不大，重要的是作為軟件的使用者——企業本身應該明白自己的需求和自身條件。

信息化項目成敗取決于版本嗎?

讓我們先從一個真實案例開始。通過這個典型案例，也許可以知道通用版或適用版對信息化項目成敗的影響。

A公司是一家位于東莞市的港資制造性企業，這是一家從20名員工經過近10年發展成為今日1000多名員工的中小型企業，帶有非常明顯地手工作坊式管理的痕跡，亦屬于集權式管理。整個公司的中層管理人員基本都來自生產一線，文化水平比較低，高層管理人員基本是清一色香港人，與中層管理人員的工作關系并不融洽。公司內部運營基本上都是靠手工單據來管理，唯一與信息化管理沾邊的是每個部門有一臺電腦，可以通過EMAIL或OFFICE做一些簡單的電子文件。A公司雖然設有信息管理部門，但僅限于硬件維護。隨著市場競爭的加劇，原來低效的管理模式帶來的問題逐漸放大，內部管理問題層出不窮，公司效益逐年下滑，公司高層也逐漸意識到信息化管理的重要性。所以，從2004年開始，A公司開始了管理信息化建設。

第一個信息化項目是實現生產物質的進銷存管理。公司交由物料部負責該項目。由于沒有足夠的信息化項目管理經驗，在沒有進行詳細策劃和準備的情況下，物料部經理指派信息管理部門選擇幾個供應商來洽談，經過兩次簡單的可行性論證后，很快就決定采用性價比較高的國內某知名MRP通用版軟件，并約定通過第三方咨詢公司負責具體實施。

根據實施計劃，第一步進行現存物料的盤點、編碼和初始化，但因為物料部沒有具體的實施計劃，員工的電腦知識匱乏，所以工作進展非常緩慢，工作的質量也不高，咨詢公司為此花費了合同近1/2的實施時間進行現場輔導。

接下來，更嚴重的沖突產生了，A公司發現很多功能并不能“隨心所欲”，比如MRP中采購模塊的標準功能設置為“制作《采購申請單》→審批→采購”，而不能滿足公司實際流程“各部門制定《采購申請單》→部門經理審批→物料管理專員制作新《采購申請單》→物料部經理審批→行政總裁審批→打印出給CEO審批(因董事長不習慣電腦操作，也還不完全信任電腦)→香港董事長簽批→采購”。

最后，實施方與A公司進行了多次不同層級的交涉，在考慮利潤空間有限、個性需求及實施費用激增的情況下，不得不放棄這個項目。最終，A公司通過MRP軟件僅僅實現了采購訂單制作、打印、存檔功能，其他如審批流程及物料進銷存仍沿用舊的手工臺帳。A公司最終把此次信息化項目失敗原因認定為軟件無法滿足實際需求、實施方不夠負責兩個原因。

第二個信息化項目是實現生產管理的系統化。作為制造企業的核心流程，生產管理信息化項目對于提升公司整體運營水平至關重要。所以，鑒于通用版管理軟件MRP項目失敗的前車之鑒，董事會決定交由香港某著名的B科技公司開發一個適用版。當然，資源投入也非常巨大，僅是合同定金就多達50萬人民幣，看來這次A公司是破釜沉舟要實現信息化管理的突破。

整個項目的協調直接交由生產管理部經理負責。因為A公司沒有信息系統工程師，也不知道該如何開展這個項目，整個項目的進度主要以B公司主導，A公司生產管理部經理協調內部資源配合為主。首先，B公司派人在A公司實地考察1周，并索要了大量的單據表格。

經過2個月的開發，B公司完成了生產管理系統的測試版。但拿到A公司測試時，總是發現系統無法完成一次完整的單據流，不是因為這個需求沒了解到位，就是因為這個細節沒掌握清楚，當然，更談不上有一個規范的需求說明書，好像業務細節永遠無法全部掌握。經過多次測試失敗后，此項目最后不了了之。談及此次項目為何失敗，生產管理部經理把它歸為“難度太大，一次完整的單據流都走不通”。

2005年，A公司引進一個具備國際背景的管理人才做副總經理。鑒于生產管理效率低下，這位副總經理決定重新啟動生產管理信息化項目。鑒于公司無意再投入過多資源放在信息化項目上，這次他決定采用內部開發適用版的方法，并制定了非常詳盡的計劃。

首先，他成立了一個由各部門經理組成的“生產管理改造項目組”，花了大概半年的時間做生產管理流程的梳理和優化方案設計。然后，用高薪聘請了3名經驗豐富的IT開發工程師，開發一個“訂單管理系統”，首先解決最急迫的問題:通過系統實時查詢每個訂單的生產進度，解決跟單員花費大量精力到工廠手工抄寫進度慢且嚴重干擾正常生產秩序的問題。

因為目標明確，功能相對單一，3個IT工程師在2個月內就完成了功能上線。整個上線的過程充滿挫折，比如光是讓每個部門文員系統登記每一個進出單就培訓過5次，并專門針對執行不嚴的問題，通過每周通報漏單率對各部門文員進行考核績效的方式逐步提高系統數據的準確性。“訂單管理系統”的成功上線直接效益之一就是30個跟單員最后減為8個跟單員。

隨著系統應用地不斷深入，在“訂單管理系統”基礎上，“生產管理改造項目組”用了2年時間，逐步擴展了銷售管理、生產計劃、產品管理、化驗室管理、成品倉庫管理、送貨管理、生產管理BI等一系列個性化子系統的開發。并最終極大提升了公司的管理水平。

需要特別說明的是，由于A公司手工作坊式的管理模式沒有根本改變，集權式管理比較嚴重，在得不到充分授權的情況下，最終副總經理離開了公司。隨著公司管理層對信息化工作的重視度及投入逐漸減少，3個IT開發工程師也先后離開了公司。由于缺乏必要的維護，系統無法滿足業務變化的需求，系統產生的價值也在逐漸減少，雖然A公司后來陸續招聘過幾個IT開發工程師，但都因為這塊工作得不到充分重視以及維護適用版軟件無法在短時間內立馬產生公司認可的價值，都沒有停留太久。2008年7月，在內部管理效率低下以及金融危機的雙重壓力下，A公司最終倒閉。

這是一個有關企業生死的真實案例，中間穿插著有關管理信息化項目成敗的故事，發人深省。

再回到我們文章的題目——“管理軟件，選擇通用版還是適用版”你是否已經有了答案?其實，通用版還是適用版管理軟件本身，并不是項目成功或失敗的關鍵。關鍵在于，你能選擇通用版還是你能選擇適用版。這有點像問一個白領，買房選擇毛胚房還是裝修房?這個選擇的答案，首先不是取決于毛胚房和裝修房本身的差異，雖然它們的差異是你最終選擇的因素之一。問題首先取決于你自己。比如你買房目的是投資還是自住?你能夠支付首付的現金是多少?你對個性化裝修需求的強烈程度?你有沒有足夠的精力和能力自己裝修?你更相信房地產開發商還是裝修游擊隊的裝修質量水平?毛胚房和裝修房都會有人選擇，但你選擇什么，首先取決于你自身條件和需求。

就像上面A公司的例子，信息化項目成敗是因為采用了通用版或是采用了適用版嗎?不是，成敗是由A公司本身的管理問題決定的。不過，在相同的企業環境下，選擇通用版還是適用版，的確又會影響信息化的效果。

選擇通用版還是適用版?

下面，我們就從多個角度分析下如何選擇通用版還是適用版，以及不同版本對企業自身素質的不同要求，這非常有利于提高信息化項目的成功率。

總之，信息化項目成敗的關鍵不在于選擇通用版還是適用版，而在于企業本身的內在素質。在上馬信息化項目時，我們要基于“我們適合選擇哪一個”而不是基于“通用版和適用版哪個更好”來做出最后決策。