協同軟件對組織信息管理的升級

對企業組織而言，可以利用成員的自發協同來提高效率，但具有很大的隨機性和不確定性。因此，必須借助種種制度化的安排來實現組織協同。流程、制度和信息技術(軟件系統)還在發揮著制度化安排的作用。信息分享是協同行為最基本的層面。從現實的角度來看問題，企業組織在信息分享方面做得并不是很好，雖然人們已經引入了辦公自動化(OA)和各類信息系統，通信技術也已高度發達，組織成員幾乎可以隨時隨地進行通話，但是人們依然抱怨得不到決策和行動需要的信息，信息孤島、信息籬笆、條塊分割、部門障礙依然橫亙在企業決策者面前。

組織中分享信息的制度化安排

在組織中分享信息的必要性自然不用解釋，但是要實現有效的分享信息卻需要兩個前提條件:第一有分享信息的愿望，并且能夠為分享信息付出時間和精力;第二是保證所分享信息的相關性(相對于組織、業務和學習)。理論上講，前者在組織(或企業)的文化發展具有積極取向的時候，可以自發地實現，只要輔之以適宜的環境和交流平臺或方便的工具即可。但是現實是在企業中信息分享的狀況并不怎么好。而在組織結構化程度并不高，結構扁平、松散的互聯網上卻取得了很大的成功。這一點很值得我們關注，仔細研究其機制并將其用于組織的信息協同和管理應當具有很大價值。第二個條件的實現，互聯網上論壇和社區也做出了有益的探索，值得企業組織參考。

在互聯網論壇中，我們可以看到參與者積極發帖和上傳資料已經成為論壇、討論組運轉的基本條件和模式。從互聯網論壇的成功運作應該看到其中對于組織(企業)信息分享的有價值的經驗。這個經驗就是鼓勵發帖、上傳資料的制度化安排。這種制度化安排就是對分享信息的參與者進行的級別、資質和虛擬貨幣的鼓勵。視網友發帖、回帖、上傳資料的數量和質量以及其他參與活動，給網友提高級別(不同的論壇虛擬設立的官職、級別、段位等等)和發放虛擬貨幣(分別有貨幣、金豆、點數等)。有的還相應提高網友獲取論壇或社區網絡資源的權限和發布信息的權限。企業組織很有必要借鑒這種經驗。這種制度化安排中實際上還暗含著對信息資源價值的肯定，并且通過這種安排實現了信息價值的實現機制——分享給需要它的人。這種制度化安排在很多企業組織中是被忽視的，這種忽視造成的損失有多大雖然還有待評估，但損失之大可以預期。在互聯網上(討論組、論壇和社區)信息價值可以被認定且能實現，這是一種巨大的成就。在企業組織中為什么就不能呢?

在互聯網的論壇和社區中，信息相關性問題也是不可避免的，各論壇和社區也構造出不少因應對策。首先可以認定不相關的信息是沒有價值的，太多的不相關信息肯定會把論壇“淹沒”掉，以至于造成成員的流失。但是如果沒有信息，成員都“潛水”不發帖、不回復，也會因為信息貧瘠而吸引不了成員。為此，各論壇和網絡社區也是想盡了辦法鼓勵網友們發帖、回復、上傳信息。如規定不回貼者不能看到某些帖子的內容、達到一定回帖量(可以級別、網絡貨幣擁有量衡量)不能看到某些內容、不能下載有價值的附件等。這也是一種制度化的安排，是鼓勵網友們貢獻信息的制度化安排。這種安排在論壇和社區建設的初期具有快速提升人氣的功效，但是也會因此造成不相關信息過多，信息品質良莠不齊的狀況，因此大多數論壇、社區都會細化這種制度化安排，對提供的信息安排一種評價機制，以解決信息相關性和信息質量問題。比如，由版主對發到論壇的帖子評價并進行相應的處理(設定為精華帖、熱帖等)、根據回帖數量進行衡量、設立網友評價機制等。

上面的討論說明了什么問題呢?說明在任何組織中，信息分享機制的形成和有效運行，都需要一定的制度化安排。企業組織雖然是結構化程度較高的社會組織，但由于種種原因在很多企業中并沒有形成信息分享機制，也就是沒有有效的鼓勵信息分享的制度化安排。雖然在企業業務流程和辦公流程中，其實已經嵌入有信息分享的制度化操作，但還是遠遠不夠的。這些流程中嵌入的信息分享多半更側重作業(操作)層面，而信息分享的更大價值在于決策、學習、理解層面。

表單:信息制度化安排的典型

表單是企業組織最常見的信息道具和信息場景，具有非常重要的作用。表單的實質是流程和信息的綁定，在企業的運作中是制度化安排的一種有效工具。通常，企業組織中比較容易把握和處理的是結構化信息，比如，單件產品成本1000元、單位產出能耗數字等等。根據有關調查研究表明，企業中的數據信息約有85%是非結構化信息，比如，商務郵件、市場營銷策劃方案、客戶拜訪記錄等等，這些數據信息處理起來就比較困難。

從信息意義的角度看問題，結構化數據一般是無歧義的，是意義已經被定義好的，比如5個蘋果的“5”，它可以用定義好的程序進行處理。計算機就是這樣的信息處理機器。但是，非結構化數據則需要意義的解讀，計算機目前還沒有這個能力，非人不可。表單介于這兩者之間，是通過某種認為制定的規則把結構化數據、非結構化數據的強制結構化，是關于信息的制度化安排。企業組織常常把表單用于信息和流程的綁定。流程是行為的制度化安排，是一件事情或者操作按照特地到那個的順序和規制來進行。當你把信息綁定到特定的流程的時候，就對信息進行了一定的制度化安排。

例如，操作員甲必須在獲得操作員乙傳送過來的某個數據時，根據這個數據來調節某臺設備的某個參數。又如，A必須先填寫申購單經過B簽字同意，交C備案，再向財務D領取支票。表單一般都有確定的格式和信息規格要求、流轉順序等可以說表單集中體現了流程的數據信息集結構和序結構。

當我們學習企業管理，提升管理水平的時候，我們不會忘記那一套《哈佛管理表格大全》，這本管理制度表單被引進中國長盛不衰，正好就說明了表單在企業運轉和管理中的意義和價值。

考察優秀的協同管理軟件，我們會發現，凡是好的管理軟件必然有一個強大的工作流引擎——流程管理來作為其核心功能支撐。而在流程管理中，表單的定制、發布、調用、審核又是核心功能部件。如果不能實現表單定制，實際上就是不能實現動態流程制定和管理。在這種情況下，企業組織的敏捷性是不可能實現的。我們考察一款管理軟件，關鍵是看它是如何處理流程和信息的。從表現形式上，可以看它是如何生成、處理、應用和管理表單的。當然，無論是信息分享的制度化安排，還是流程和信息綁定的表單引擎支持，都還不是協同管理的最高境界——有效支持行動和決策的情報協同。

從信息分享到情報協同

在討論管理的時候，信息可以指從數字、數據、信息到情報、智能的一切東西。事實上，我們決定采取什么行動或者決策，并不是根據信息(或者數據)本身，而是根據信息背后的意義。

這種“意義”可能意味著客戶流失、商業機會、原材料漲價等等，總之是我們人類特有的功能從信息中理解和分析出其含義。這種意義恰好適合我們的行動和決策相關的。這種意義也只有在需要做出決定或決策時才需要，過了這個時間就失去了價值。這個意義對決策者(或者行動者)才有意義，并且極大地影響與我有競爭或者利益關系的方面，而對于其他人可能沒有什么意義。這種從信息中提取出來的意義就是情報。而在企業運營、市場競爭中人們卻更多地使用商業情報、競爭情報這樣的情報概念。情報與信息的本質區別實際上在于人，是人的理解在起主要作用。

在所有企業管理軟件中，OA、ERP、CRM、HRM等實現信息分享相對都做得比較好，功能成熟、穩定。特別是通過數據庫、流程—表單綁定、發達的通訊互聯等引擎和工具，對于信息的共享，基本上都可以達到企業管理和運營的基本要求。

而對于決策支持和團隊協同，僅僅實現信息共享的基本需求是遠遠不夠的。首先協同和決策都需要除信息、資源之外人的主要參與，其次需要人的理解，還需要連續不斷地溝通討論，以實現真正意義的傳遞——而不僅僅是信息的傳輸。這是協同軟件需要解決的問題，也是通過統一通信等個人協同工具，靠成員間的自發協同所不能達到的。對組織行為學的新的研究和協同研究的最新進展讓我們可以借助流程、制度和信息技術(軟件系統)的協作來實現組織中的情報協同，以實現對企業決策的有效支持和高度的協同效益。