論電子信息技術在檔案管理中的運用

摘要:隨著時代的發展和科學的進步，電子信息技術在各行各業都得到廣泛的應用。檔案工作正面臨著時代的機遇和挑戰，論述了電子信息技術文件的特點、電子信息技術在企業檔案、教學檔案中的作用。

關鍵詞:電子信息技術;檔案管理;作用

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3198(2010)02-0247-01

1 電子信息技術在企業檔案管理中的作用

1.1 轉變了企業檔案的載體

在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。

1.2 改變了企業檔案的分類

原有的企業關于文書、科技、產品、基建、會計、人事等傳統分類方案將被打破，取而代之的是以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定的檔案指令，視工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等方面，分類將更詳細、更科學、更規范。

1.3 改變了企業檔案的接收和保管

在電子環境中，作為檔案管理者要積極介入文件的形成和保管過程中，這就是說企業檔案者如果不進入到企業信息集成系統中去，就很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。檔案工作者不能等檔案的最后形成再歸檔，必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。例如企業客戶資料的收集與管理工作中就存在某些問題，客戶資料一般分散在各銷售部門或銷售人員手中，再由相關部門整理后交公司保存，這樣難免會發生遺漏，企業對于客戶資料難以全面掌握，再加上整理方式的不同，給信息匯總處理增加難度。因此在企業客戶資料的收集與存檔工作中，在每筆業務形成初期就應在檔案管理人員處進行登記保存。這樣，在各類企業信息形成的源頭做好收集工作，為下面的保存工作打好基礎。

2 電子信息技術在教學檔案管理中的作用

(1)可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。使用電子文檔檢索目錄已經在許多領域應用。目前，大多數檔案館，對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。(2)縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是:選題—選材—編輯—出版，這種工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。(3)信息成果可以有多份的拷貝。將教學成果拷貝送到領導及各個部門，有些優秀畢業論文能網上利用，這樣就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。(4)有利于遠程檔案的利用。由于學歷學位的重要，使得一些不法分子有利可圖鋌而走險暴利制作偽證，從而擾亂了教學秩序。遠程檔案的利用，可用真實的檔案資料排除假冒偽劣的存在空間。(5)用數據庫的形式把諸如學籍處理、電子注冊等量大而又重要的檔案除用紙質永久保存外，還用光盤數據庫的形式存儲和利用，既可更好保護紙質檔案少受損傷又可提高利用速度和效率。

高校檔案工作是辦好學校、發揮高校社會職能的重要基礎工作之一，高校檔案信息網絡是高校向社會發布信息的重要平臺。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構，更應該是高校教學、科研信息采集、整理，從而向社會發布信息，發揮高校教學科研先導作用的重要媒介。

參考文獻

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