網絡化科研經費管理模式的應用與探討

羅彩琴

網絡化科研經費管理模式的應用與探討

羅彩琴

福建醫科大學附屬第一醫院科研科

網絡信息化服務是醫院科研工作的基礎，該文介紹我院網絡化科研管理系統的設計與功能，通過網絡化經費管理模塊的應用和管理，肯定了該系統能顯著提高科研管理的效率，促進醫院科研經費管理的規范化與科學化。文章就如何充分利用信息平臺，有效地將人、財、物、信息等要素相互配合，拓寬與完善科研管理信息系統的功能，最大程度地激發現有的資源潛能，實行科研的一體化管理等問題展開討論。

信息管理系統 科研經費 醫院科研

信息化建設是管理變革的需要，可極大促進管理水平的提高[1]。醫院信息化管理已廣泛應用在門診、住院、病案，醫技檢查、醫保等方面，使醫院管理的可信度和工作效率明顯提高。信息化、網絡化的醫院科研管理將是在知識經濟時代生存的最基本條件[2]，要滿足飛速發展的科研工作，依托科研信息平臺，提升醫院科研管理水平已勢在必行。利用信息管理系統進行醫學課題網上申報、網上受理評審，實現申報、執行到結題驗收及成果的登記、申報等全程縱向管理方面已基本達成共識。但由于隨著國家對科研投入的不斷增加，以及科研經費來源的多樣化等帶來管理的復雜化，科技經費管理和使用存在的問題越來越突出。因此，如何對醫院科研經費進行科學、有效的管理，確保科研經費合理、高效地使用，成為醫院科研管理人員一項重要課題。利用網絡化科研信息平臺進行科研經費管理目前尚未得到廣泛應用，尚無統一的管理模式和標準，需進一步實踐和探索。自2008年以來，我院建立了科研信息管理系統，采用了計算機網絡化的科研經費管理模式，有效規范了我院的科研經費的管理，并帶動了科研管理水平的提高。

1 加強科研經費監管的重要性

醫院科研經費是指醫院科研人員獲得的、由政府、企事業單位或其他組織提供、用以完成合同所規定的醫學科研項目的經費。從我國科研經費監督管理的現狀出發，為了進一步提高科研經費的使用效益，改變科研經費管理不到位，預算執行不嚴格，缺乏約束力，資金使用效率不高等現象[3]，使科研經費管理制度化、規范化，為科研創造公平、規范、高效的創新環境，2005年教育部、財政部出臺了《關于進一步加強高校科研經費治理的若干意見》，2006年財政部、科技部又頒發了《關于改進和加強中央財政科技經費管理若干意見》，以上文件明確規定了科研項目經費支出要嚴格按照批準的預算執行，尤其要規范人員費、會議費、差旅費、國際合作與交流費、協作研究費等支出的管理；要求健全科研項目經費的內部管理；加強科研項目結余經費治理; 規范固定資產和無形資產治理。此外，加強科研經費監管是經濟發展的客觀要求，管好、用好科技經費，堵塞滋生問題的漏洞，充分發揮科技經費的作用是科技經費配置、管理及使用部門義不容辭的責任。

2 我院科研管理信息系統建立

福建醫科大學附屬第一醫院是集醫療、教學、科研為一體的綜合性醫院，現有在研課題近300項，近年平均年獲科研立項經費約300萬元左右，醫院每年投入重點學科、研究所室經費150萬元，隨著科研經費總量增加，經費管理的問題漸漸顯凸出來。因此，科研部門根據醫院的特點，在院領導和信息科的支持下研發出科研信息管理軟件，2008年首先啟用科研經費管理、科研論文管理模塊及系統設置維護模塊，其他模塊在建設和完善中。

2.1 科研經費管理模塊的架構與功能

2.1.1架構

科研項目經費管理模塊，如下圖所示，包括科研立項、經費管理、費用支出、費用審核四個子項目，經費管理相關信息能與信息科、財務科、倉庫、藥房、中心實驗室共享，但權限不同，各司其職。

2.1.2功能

2.1.2.1費用控制和按合同預算分類管理功能

科研經費下達后，先建立帳戶，系統按照任務書/合同書的經費預算，對該項目的總金額和分類金額進行限定，經科研科和財務科雙重審核后開通使用。在經費報銷時，科研部門錄入系統，開具支票，再由財務審核扣費，這樣，經費只能在限定的總金額和分類金額內支出，超出預算定額支出時，管理系統自動警示并拒絕執行。同時該系統還具有按國家基金管理規定的允許范圍，對分類金額限定進行微調，保證經費使用的原則性和一定的靈活性統一。

2.1.2.2信息資源共享功能

每項科研經費的相關信息可在科研科、財務科、信息科、設備倉庫、行政倉庫、中心實驗室及藥房部門共享，但權限不同，各司其職；領用的設備、材料、藥品等可實時扣費。

2.1.2.3便于科研經費審計與監管功能

經費管理信息系統的最重要的功能之一是利于經費的審計和監管，使科研經費的管理符合國家管理規范。該系統具有多重審核和經費決算功能，可打印每個項目決算表，實時核查科研經費使用情況。

2.1.2.4其他功能

費用查詢功能：研究者可隨時到科研科查詢和打印費用使用情況，根據課題經費預算，把握好費用的支出。

規范科研固定資產管理功能：系統對課題計劃的科研儀器設備、材料的購買，須經設備科或總務科負責核準，與醫院管理系統帳目對接，列入醫院總固定與非固定資產管理，使購買的程序和管理符合規定要求。

3 應用體會與探討

3.1 體會

3.1.1 理順部門間關系是系統運行的前提條件

科研管理信息系統是醫院管理信息系統的的一部分，科研管理系統的建立與相關部門有著千絲萬縷的聯系，系統功能的發揮賴于各相關部門的協作，因此，在系統軟件的開發前，應先召開科研科、財務科、信息科、藥房、倉庫、研究等部門及研究人員的協調會，明確系統建立的目的、流程，對軟件系統功能的科學性、規范性和可操作性進行論證，使信息化管理系統的開發與應用有計劃的進行，同時以得到各部門的支持和配合。

3.1.2全面整理與結算現行科研經費是系統管理的基本要求

在啟動經費管理系統時，財務科先要對全院現行的科研經費戶頭進行梳理、核算，歸口專項管理，專人負責。然后由信息科建立和維護項目帳戶，科研部門在經費管理系統錄入每個項目經費金額和課題負責人基本信息，財務部門再次進行審核，最后課題負責人確認帳戶金額和信息。對歷史課題的沉積科研經費根據管理規定作相應處理，對在研課題經費按項目合同預算進行分類管理。

3.1.3規范科研經費管理是系統建立的主要目的

科研管理中，往往存在重立項，輕監管，科研部門和相關部門存在管理脫節現象；課題負責人往往注重考慮技術問題，對經費使用的合理性和使用效益考慮得相對少，加上缺乏有效的監督和反饋機制，項目科研經費預算不規范，使部分課題的經費預算與實際支出不相符，有些課題經費過多地用于勞務費、加班費、津貼、差旅費等，給科研經費的審計工作帶來很大麻煩；此外，科研項目結題不結帳的現象普遍存在，財務部門與科研管理部門之間信息不對稱，都影響經費的審計和結題的經費決算，導致經費管理困難。經費管理系統的建立，理順了科研、財務、信息設備部門的關系；可根據管理要求實行經費分類管理，有利于來自于政府科技管理部門和各行業主管部門下撥的縱向科研經費按合同管理，使來自于社會其他部門橫向科研經費也納入規范管理，同時利于對經費的監督控制和及時的評價，有效控制了人員費、會議費、差旅費、國際合作與交流費、協作研究費過多支出，提高科研經費使用效率，避免課題經費使用超支現象和預算與執行脫節的情況。

3.1.4依托信息平臺，提高管理效率

該系統經過一年多的使用，運行穩定、可靠、方便、實用，減輕了繁瑣的日常手工統計，避免了手工操作的誤差，避免了以往財務扣費滯后的問題而造成的超支現象，大大方便了課題經費的管理，促進了科研經費管理的規范化、科學化。同時能為及時動態了解和分析科研工作狀態，提供客觀、真實、準確的數據和科學的分析結果，有效地提高了科研管理的效率。

3.1.5便于了解課題進展情況，跟蹤課題過程管理

利用該信息系統可及時掌握科研經費使用情況，通過跟蹤科研項目的執行階段與科研經費使用進度是否大體一致，間接了解在研課題研究進展情況，對科研項目進行中期檢查，發現存在問題，以便管理部門提出反饋意見和建議，有助于課題的過程管理。

3.2 系統建設中需進一步完善的問題

醫院科研管理工作的網絡化信息系統建設不僅是建設一套適合的、滿足日常工作需要的方便快捷的系統，更是一個不斷摸索、協調、改進的過程。從科研管理的角度，我院現有科研管理系統功能覆蓋面有限，需要進一步拓展，經費管理模塊也待完善，因系統具有可擴充性和易維護性，有望系統從以下幾方面升級。

3.2.1 實現課題負責人刷卡信息查詢

收集醫院科研人員基本信息、科技項目、科研成果、論文、論著、獎勵、專利等數據，對這些數據進行分類和篩選后，存入服務器數據庫，實現課題組負責人刷卡或院內網上查詢即能查詢課題相關信息和經費使用情況，使經費的使用心中有數，為合理使用經費提供前提保證，最終實現資源數字化、傳輸網絡化，用戶終端智能化，結算自動化的目標。

3.2.2拓寬系統功能，完善科研管理

在原有科研經費管理模塊和科研論文管理模塊的基礎上增加藥物臨床試驗費、院內項目評審（初審或遴選）、成果、課題數據庫管理、重點學科申報與管理等管理模塊，提升科研管理水平。

3.2.3 加強內部核算，實行科研全成本核算

科研經費管理的最終目標在于保障科研經費出效率、出成果[4]。醫院往往對科研工作取得多少經濟效益并不十分重視，甚至寧可貼錢，也要支持科研工作者搞科學研究，以致將從事科研所用的固定資產使用費、水電費、動物室飼養費、科研工作人員工資、獎金等都不計人科研成本，使科研經費使用缺乏效益分析。由于間接費用的確定不準確、不合理，不能真實反映出科研活動的真正經濟效益，通過信息管理系統將材料、試劑、動物等可以計量的部分和現有儀器及其他資源部門支出分開核算，利于實行科研全成本核算；幫助管理部門掌控經費的使用情況，指引各課題組充分利用現有儀器設備等工作條件開展科研工作，提高現有儀器設備的利用率，避免設備重復購置和利用率低下的浪費現象；此外，還可以通過系統內部結算，為制定更新或購置科研儀器、設備的計劃提供依據。

3.2.4加強網絡與信息安全管理

加強網絡與信息安全管理，為信息系統提供安全保障是對現有信息系統的強有力的補充。雖然系統設有用戶權限管理機制，系統可對不同部門的用戶進行審核認證，行使相應的功能，但用戶的安全意識和安全操作不可忽視，授權用戶應加強信息的保密，定期更換操作密碼，系統管理和維護人員應密切監控系統使用的情況，同時不斷完善系統保護功能，確保系統的安全；數據的備份和數據的恢復管理尤為重要；安裝反病毒卡和反病毒軟件,定期檢測并消除計算機病毒不可少，確保數據的不丟失。

3.2.5提供科研考核與學科建設績效評估

將科研項目、成果、論文、經費、學科建設、人才培養和平臺管理等建立緊密的邏輯關聯，與醫務科、人事科、教學辦信息資源實現共享，以人才管理為核心，利用與人才相關的信息，為掌握人才培養情況提供充分信息；建立課題、產出等一體化的人才管理數據庫，并可實時提供匯總表和相關數據[5]，為醫師考核、學科建設績效評估和醫院的決策提供定期、不定期的報表和科研管理分析報告；實行科研人才的一體化管理。

[1] 孫艷敏.醫院計算機網絡化的管理與實踐[J].中國醫療前沿,2008,3（2）:50-51.

[2] 沈昭在.知識經濟時代與醫學科研管理[J].中華醫學科研管理雜志,2000,13（2）:67-68,92.

[3] 佘三元.我國高校科研經費管理存在的弊端及其對策[J].海口經濟學院學報,2008,7（4）:25-29.

[4] 錢毅.醫院科研經費管理的存在問題和解決對策[J].科技管理研究,2007,(8):84-86.

[5] 李志光,楊濤,梁寧霞,等.基于WEB的醫院科研管理信息系統的構建[J].中華醫學管理雜志,2009,22（20）:111-112.