淺談企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

■印曉明

淺談企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

■印曉明

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行有效管理的一種必不可少的手段，內(nèi)部控制制度就是指單位為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序進(jìn)行、確保資產(chǎn)的安全完整、防止欺詐和舞弊行為、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)等而制定和實(shí)施的一系列具有控制職能的方法、措施和程序。本文就內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要性、控制的方法及強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的設(shè)想進(jìn)行論述。

內(nèi)部控制 控制方法 控制設(shè)想

企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要性

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度是指那些對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)記錄和會(huì)計(jì)報(bào)表的可靠性有直接影響的內(nèi)部控制。企業(yè)單位制定內(nèi)部控制制度的基本目的在于：保證組織機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整與有效運(yùn)用，提高經(jīng)濟(jì)核算(包括會(huì)計(jì)核算、統(tǒng)計(jì)核算和業(yè)務(wù)核算)的正確性與可靠性，推動(dòng)與考核企業(yè)單位各項(xiàng)方針、政策的貫徹執(zhí)行，評(píng)價(jià)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)方面，只要企業(yè)存在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理，就需要加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。

企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家的有關(guān)會(huì)計(jì)、審計(jì)以及相關(guān)法規(guī)和本單位的實(shí)際情況，全體員工必須遵照?qǐng)?zhí)行，堅(jiān)持不相容職務(wù)互相分離，確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督。

企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法

（一）建立貨幣資金內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

1.現(xiàn)金控制系統(tǒng)

企業(yè)必須按照國(guó)家規(guī)定的現(xiàn)金管理制度和結(jié)算制度，加強(qiáng)現(xiàn)金管理，并接受銀行監(jiān)督。單位財(cái)會(huì)部門作為管理現(xiàn)金的職能部門，應(yīng)該建立現(xiàn)金管理責(zé)任制，配備專職出納人員，負(fù)責(zé)辦理庫(kù)存現(xiàn)金的收支和保管業(yè)務(wù)。企業(yè)非出納人員不能經(jīng)管現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)。一切現(xiàn)金收支事項(xiàng)都必須以審核簽證的會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)辦理，及時(shí)登賬，定期清點(diǎn)，做到收支正確、手續(xù)完備、賬存與實(shí)存相符。

2.銀行存款控制系統(tǒng)

為了加強(qiáng)銀行存款內(nèi)部控制，企業(yè)應(yīng)該建立銀行存款管理責(zé)任制，由會(huì)計(jì)部門出納人員專門負(fù)責(zé)辦理銀行存款的收付業(yè)務(wù)。會(huì)計(jì)部門應(yīng)該認(rèn)真執(zhí)行銀行賬戶管理辦法和結(jié)算制度，做好銀行存款的核算工作，隨時(shí)掌握銀行存款的收支動(dòng)態(tài)和余額，搞好企業(yè)貨幣資金的調(diào)度和收支平衡，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的資金供應(yīng)。審計(jì)部門應(yīng)該通過對(duì)銀行存款內(nèi)部控制系統(tǒng)的評(píng)審，促進(jìn)單位加強(qiáng)銀行存款管理，防止違紀(jì)違規(guī)問題的發(fā)生。

（二）建立銷售與收款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

1.不相容職務(wù)分離

單位應(yīng)當(dāng)建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

單位銷售與收款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)包括以下幾方面：

（1）接受客戶訂單、簽訂合同的崗位應(yīng)與最后付款條件核準(zhǔn)崗位分離，即使由同一部門操作，也應(yīng)由不同人承辦；

（2）對(duì)于付款條件（即信用政策）必須由銷售部門和信用部門（有條件單位應(yīng)專設(shè)，否則在財(cái)務(wù)部門設(shè)信用小組）同時(shí)批準(zhǔn)；

（3）發(fā)貨憑證編制人與發(fā)運(yùn)貨物、提取貨物、包裝貨物或托運(yùn)貨物的人員不能是同一人，發(fā)運(yùn)貨物人與門衛(wèi)保安應(yīng)分離；

（4）開具發(fā)票與發(fā)票審核崗位應(yīng)當(dāng)分離，編制銷售發(fā)票通知單與開具銷售發(fā)票分離；

（5）應(yīng)收賬款記錄與收款崗位應(yīng)當(dāng)分離；

（6）催收貨款與結(jié)算貨款應(yīng)當(dāng)分離；

（7）退貨驗(yàn)收的人員與退貨記錄的人員不能是同一人；

（8）折扣和折讓給予和審批應(yīng)當(dāng)分離；

（9）單位不得由同一部門或人員辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的全過程。

2.授權(quán)批準(zhǔn)

單位對(duì)銷售業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人員對(duì)銷售業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和人員經(jīng)辦銷售和收款業(yè)務(wù)。審批人員不得越權(quán)審批。單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同審批制度。審批人員對(duì)價(jià)格、信用條件、收款方式等內(nèi)容進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或情況特別的銷售業(yè)務(wù)和特殊信用條件，單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行集體決策，經(jīng)有權(quán)限人員的審批后方可執(zhí)行。

3.銷售預(yù)算管理

單位對(duì)銷售業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的預(yù)算管理制度，制定銷售目標(biāo)，確立銷售管理責(zé)任制。單位應(yīng)當(dāng)將預(yù)計(jì)銷售目標(biāo)層層分解，落實(shí)到人，并建立相應(yīng)的激勵(lì)約束機(jī)制，保證銷售預(yù)算的順利完成。

4.發(fā)貨控制

單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。單位應(yīng)當(dāng)建立銷售定價(jià)控制制度，制定價(jià)目表、折扣政策、付款政策等并予以執(zhí)行。首先，經(jīng)核準(zhǔn)的客戶訂單應(yīng)計(jì)入內(nèi)部統(tǒng)一格式的發(fā)貨憑證上，發(fā)貨憑證上應(yīng)載明的發(fā)貨品種、規(guī)格、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨方式等，實(shí)物流轉(zhuǎn)與憑單流轉(zhuǎn)相一致并確認(rèn)所訂貨物有庫(kù)存方可銷售；其次，在發(fā)貨過程中所需的各種授權(quán)和批準(zhǔn)在發(fā)貨憑證上應(yīng)能得到印證，如信用授權(quán)、折扣授權(quán)、發(fā)貨核準(zhǔn)等等；最后發(fā)貨憑證應(yīng)作為提貨、裝運(yùn)、放行、記賬、付款等的主要依據(jù)。從貨物離開倉(cāng)庫(kù)或車間到達(dá)客戶整個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)確保貨物的安全、高效。

5.折扣、折讓和退貨

單位應(yīng)當(dāng)建立銷售退回管理制度。單位的銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。銷售退回的貨物應(yīng)由質(zhì)檢部門檢驗(yàn)和倉(cāng)儲(chǔ)部門清點(diǎn)后方可入庫(kù)。質(zhì)檢部門應(yīng)對(duì)客戶退回的貨物進(jìn)行檢驗(yàn)并出具檢驗(yàn)證明；倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)在清點(diǎn)貨物、注明退回貨物的品種和數(shù)量后填制退貨接收?qǐng)?bào)告。財(cái)會(huì)部門應(yīng)對(duì)檢驗(yàn)證明、退貨接收?qǐng)?bào)告以及退貨方出具的退貨憑證等進(jìn)行審核后辦理相應(yīng)的退款事宜。

6.收款控制

單位應(yīng)當(dāng)按照 《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金》等規(guī)定，及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù)。單位應(yīng)將銷售收入及時(shí)入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸銷售現(xiàn)款業(yè)務(wù)。同時(shí)會(huì)計(jì)人員或相關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常核對(duì)應(yīng)收賬款，以避免貨款被侵吞。

7.合同管理

單位應(yīng)當(dāng)授權(quán)有關(guān)人員與客戶簽訂銷售合同。簽訂合同應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)合同法》的規(guī)定。金額重大的銷售合同的訂立應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問或?qū)＜业囊庖?。單位?yīng)當(dāng)建立健全銷售合同審批制度。審批人員應(yīng)對(duì)銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格把關(guān)。銷售合同和采購(gòu)合同一樣，也應(yīng)確保合同條款公平、完整，銷售單位應(yīng)有合理的合同管理制度，包括合同簽訂、修改補(bǔ)充、取消、合同保管、傳遞、編號(hào)等等，以訂單取代銷售合同的，應(yīng)將訂單統(tǒng)一管理。銷售合同訂立前，應(yīng)當(dāng)由專人就銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項(xiàng)與購(gòu)貨客戶進(jìn)行商談，并將商談的過程進(jìn)行完整記錄，以供備查。

（三）建立投資項(xiàng)目?jī)?nèi)部會(huì)計(jì)控制

1.控制環(huán)境

控制環(huán)境是為了塑造企業(yè)文化,進(jìn)而影響企業(yè)員工的控制意識(shí)。它提供內(nèi)部控制運(yùn)行的環(huán)境,是所有其他內(nèi)部控制要素的基礎(chǔ)。影響控制環(huán)境的因素主要有管理哲學(xué)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)格、組織機(jī)構(gòu)、董事會(huì)或?qū)徲?jì)委員會(huì)、人力資源政策與實(shí)務(wù)、權(quán)責(zé)分派方式、正直品行與價(jià)值觀、勝任能力等。

2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

項(xiàng)目投資中風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是辨認(rèn)、分析并管理影響企業(yè)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。一旦確認(rèn)了風(fēng)險(xiǎn)，管理層就要估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重程度、發(fā)生的可能性以及如何管理風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)多種多樣,項(xiàng)目管理班子只有通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，并以此為基礎(chǔ)合理地使用多種管理方法、技術(shù)和手段對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)涉及的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)行有效的控制，創(chuàng)造條件，主動(dòng)行動(dòng)，盡量擴(kuò)大風(fēng)險(xiǎn)事件的有利結(jié)果，妥善處理風(fēng)險(xiǎn)事故造成的不利后果，才能以最少的成本保證安全可靠地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總目標(biāo)。

3.控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是管理階層所制定和采取的能確保其指令被執(zhí)行的政策和程序。它能幫助企業(yè)對(duì)影響目標(biāo)達(dá)成的風(fēng)險(xiǎn)采取必要的行動(dòng)。控制活動(dòng)幾乎涵蓋項(xiàng)目投資的全過程,是內(nèi)部控制措施在整個(gè)項(xiàng)目投資中的具體運(yùn)用。

4.信息與溝通

內(nèi)部控制理論中的信息與溝通是指建立完善的信息系統(tǒng)，使每個(gè)員工都能及時(shí)掌握所應(yīng)當(dāng)了解的信息。同時(shí)還必須為他們建立暢通的信息溝通渠道,做到準(zhǔn)確、快速、高效，保證有關(guān)的信息能夠以適時(shí)、合理的方式產(chǎn)生、收集、處理、貯存和交流。

5.監(jiān)督

監(jiān)督是一個(gè)隨著時(shí)間推移來評(píng)估內(nèi)部控制運(yùn)行質(zhì)量的過程，它能確保內(nèi)部控制持續(xù)、有效地運(yùn)作。監(jiān)督須由適當(dāng)?shù)娜诉m時(shí)評(píng)估內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)作，并采取必要行動(dòng)。

強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的幾點(diǎn)設(shè)想

1.優(yōu)化多層次會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，明確各層次會(huì)計(jì)控制具體責(zé)任

控制系統(tǒng)是一個(gè)有組織的系統(tǒng)，根據(jù)內(nèi)外部的各種變化而進(jìn)行調(diào)節(jié)，使系統(tǒng)保持某種特定狀態(tài)，從這個(gè)意義上講，控制是一種聯(lián)系與調(diào)節(jié)，是保證系統(tǒng)在變化著的外部條件下完成某種目標(biāo)的行為。因此，目標(biāo)是控制的前提，是先決條件，也是促成內(nèi)部控制的要件，沒有目標(biāo)，就談不上控制。內(nèi)部控制目標(biāo)有利于查錯(cuò)防弊、堵塞漏洞、消除隱患，確保將各種風(fēng)險(xiǎn)控制在規(guī)定的范圍內(nèi)，確保自身發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的全面發(fā)展。為確?？傮w目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、明確目標(biāo)的基礎(chǔ)上，將目標(biāo)責(zé)任層層分解、細(xì)化，確立各個(gè)層次的會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，形成一個(gè)明確、具體、完整的目標(biāo)體系，建立多層次的控制體制，使每個(gè)群體和個(gè)人行為都處在他人的監(jiān)督之下，使內(nèi)部控制目標(biāo)具體化，以保證總體控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.按照相互制約原則，建立科學(xué)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度體系

內(nèi)控制度是內(nèi)控目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的充分必要條件。建立相關(guān)的內(nèi)控制度，也是會(huì)計(jì)管理層的基本職責(zé)。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)財(cái)政部《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》、按照分工牽制、授權(quán)制約的原則，結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)的規(guī)模和業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定內(nèi)控制度實(shí)施細(xì)則，使內(nèi)控制度形成體系。另外，內(nèi)部各機(jī)構(gòu)間，各經(jīng)辦人員間控制職能和管理權(quán)限在每一個(gè)需要控制的地方都建立控制環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)的分工與互相牽制，推行職務(wù)不兼容制度，杜絕高層管理人員的交叉任職。同時(shí)，內(nèi)控制度無(wú)論是單獨(dú)設(shè)置還是繼續(xù)在會(huì)計(jì)制度中體現(xiàn)，設(shè)計(jì)時(shí)均應(yīng)考慮制度的嚴(yán)密性、有效性、先進(jìn)性和可操作性，并充分發(fā)揮“四性”之間的能動(dòng)作用。

3.完善財(cái)務(wù)報(bào)告，披露內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的相關(guān)信息

根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例的要求，年度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。企業(yè)在財(cái)務(wù)情況說明書中應(yīng)披露本期有關(guān)內(nèi)部控制制度的設(shè)置、取消和重大變更等相關(guān)事項(xiàng)。評(píng)估應(yīng)說明這些相關(guān)事項(xiàng)對(duì)內(nèi)部控制五大組成部分：控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督的影響，若上述事項(xiàng)引起企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況發(fā)生變化，則應(yīng)具體披露相關(guān)的項(xiàng)目和所涉及的金額，提請(qǐng)財(cái)務(wù)報(bào)告使用者注意。

4.按照自律、激勵(lì)與控制原則，強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和行為準(zhǔn)則

一切好的內(nèi)控制度方法最終還由人去執(zhí)行，否則再好的制度也難以發(fā)揮作用，這是內(nèi)部控制成敗的關(guān)鍵。從理論上講，內(nèi)部控制本身也有局限性，其中主要是單位最高領(lǐng)導(dǎo)人控制的隨意性或相互串通，搞內(nèi)部人控制。因此，一要不斷提高單位負(fù)責(zé)人自覺執(zhí)行內(nèi)部控制的意識(shí)；二要不斷提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員行為準(zhǔn)則，形成會(huì)計(jì)職業(yè)道德的自律機(jī)制；三要運(yùn)用激勵(lì)與約束原則，在人員配置上，一方面充分調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)人員的積極性，另一方面要合理分工、相互牽制，強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)操作的過程控制；四要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制與管理，可采用對(duì)會(huì)計(jì)人員信用等級(jí)評(píng)估等方法，變對(duì)會(huì)計(jì)人員的事后監(jiān)督為事先預(yù)警，使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制機(jī)制得以有效運(yùn)行。

綜上所述內(nèi)部會(huì)計(jì)控制作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機(jī)制，處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置。企業(yè)規(guī)模越大、其重要性越顯著?？梢哉f，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的健全、實(shí)施與否，是單位經(jīng)營(yíng)成敗的關(guān)鍵。因此，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，維護(hù)財(cái)產(chǎn)安全，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

參考資料：

1.陳永祥.市場(chǎng)周刊·管理探索，2005年5月.

2.侯淑香.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005年（15-14）.

3.魏芳.平原大學(xué)學(xué)報(bào)，2004年12月（21-6）.

天津電力建設(shè)公司）

王穎振