高校人事檔案管理中存在的問題及對策分析

趙曉紅 泰山醫(yī)學(xué)院人事處 271016

高校人事檔案管理中存在的問題及對策分析

趙曉紅 泰山醫(yī)學(xué)院人事處 271016

近幾年隨著高校師資隊(duì)伍不斷發(fā)展壯大，人事檔案數(shù)量增長迅速，檔案管理的難度和問題也日益凸現(xiàn)。人事檔案由于其特殊性和秘密性，人事檔案科學(xué)管理與保存迫在眉睫。

一、高校人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案保管的硬件條件還不能夠完全達(dá)到檔案保管安全方面的標(biāo)準(zhǔn)和要求

由于高校辦公用房資源緊缺，人事檔案保管庫房多是安排在辦公樓頂樓或地下室等，檔案長期受到高溫潮濕等天氣因素的影響；檔案房門窗多為普通門窗，封閉性能差，起不到防盜、防光及控制房間溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求存在一定的差距。

2、檔案管理人員缺乏，檔案歸檔相對滯后

長期以來，由于很多高校沒有配備專門的人事檔案管理人員，很多時(shí)候是由人事部門的其它工作人員兼職做檔案管理員，兼職人員也無法保證有足夠的時(shí)間和精力對人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致高校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。每年的檔案材料不斷增加，例如職稱材料、工資材料、個(gè)人獎(jiǎng)懲材料等，這些資料將伴隨著每個(gè)人的一生。由于管理人員身兼數(shù)值，這些檔案資料歸檔不及時(shí)，有時(shí)由于個(gè)人的工作失職和疏忽，造成檔案材料的丟失等，這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

3、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位

有的高校沒有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏規(guī)范完整的規(guī)章制度；有的雖然制定了相關(guān)制度，但由于管理不規(guī)范，無法有效落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

4、人事檔案管理人員管理意識相對淡薄，管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)

由于很多檔案管理人員的管理意識淡薄，對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。做不到及時(shí)收集，及時(shí)歸檔，工作滯后，給管理工作及日后的查詢帶來了一定的困難。

5、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高

目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低。

二、高校人事檔案管理對策分析及建議

1、全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理方式的轉(zhuǎn)變實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，規(guī)范管理

全面加強(qiáng)高校人事檔案管理， 使檔案管理從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，這樣，才能更好地推動(dòng)人事檔案工作更快更好的發(fā)展。

2、制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度

高校應(yīng)意識到檔案管理的重要性及必要性，制定出人事檔案方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，有制度可依。緊密圍繞《干部檔案工作條例的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，對人事檔案的接收、審核、保管、查閱、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。

3、建立健全檔案管理的專項(xiàng)資金，納入財(cái)政預(yù)算

為保證檔案管理工作的安全性及規(guī)范性，各個(gè)高校應(yīng)高度重視此項(xiàng)工作，設(shè)立專項(xiàng)資金，專款專用，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備， 為人事檔案的完好保存提供有力的物質(zhì)保障。

4、加強(qiáng)教育, 定期對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員管理意識

加強(qiáng)管理人員的檔案管理意識，定期對專職或兼職檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，使其意識到檔案管理的重要性，不斷提高管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此要求工作人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。其次，高校人事檔案部門應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé)， 對人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能， 充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

5、加快高校人事檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。開發(fā)和選用適合本校人事檔案管理工作的軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享, 向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供第一手資料, 大大提高信息的時(shí)效性。對相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷高效地為全校師生提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.21.095