加強(qiáng)施工合同管理提高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力

■文/王永全

加強(qiáng)施工合同管理提高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力

■文/王永全

編者按：由于工程建設(shè)項(xiàng)目投資大、工期長(zhǎng)，從其建造到竣工后投入使用，承包人必然將面臨諸如報(bào)價(jià)、工期、質(zhì)量、成本、安全、訴訟、自然氣候以及發(fā)包人行為等影響項(xiàng)目既定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，而上述項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都是通過(guò)承發(fā)包雙方所簽定的施工合同來(lái)約定實(shí)現(xiàn)的。因此通過(guò)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目施工合同的管理，能夠提高項(xiàng)目應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，從而達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)，減少損失的目的。

對(duì)于施工企業(yè)而言，合同管理貫穿于項(xiàng)目投標(biāo)、施工、竣工、保修及項(xiàng)目后評(píng)估整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施階段，而對(duì)于承包方面臨的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題也已經(jīng)成為研究熱點(diǎn)。雖然現(xiàn)在人們通過(guò)全面風(fēng)險(xiǎn)管理，在很大程度上已經(jīng)將過(guò)去憑直覺(jué)、憑經(jīng)驗(yàn)的管理，上升到理性的，全過(guò)程的管理，但風(fēng)險(xiǎn)管理在很大程度上仍然依賴(lài)于管理者的經(jīng)驗(yàn)及以往工程的經(jīng)歷，對(duì)環(huán)境的了解程度和對(duì)項(xiàng)目本身的熟悉程度。如何通過(guò)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目施工合同的管理，有準(zhǔn)備地、理性地進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施，提高項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，對(duì)施工企業(yè)來(lái)說(shuō)尤為重要。

甄別投標(biāo)信息，科學(xué)制定投標(biāo)策略

1. 做好招標(biāo)信息的分析篩選工作，避免盲目投標(biāo)

《招投標(biāo)法》的頒布施行為提高建設(shè)工程項(xiàng)目發(fā)包的透明度，體現(xiàn)公開(kāi)、公平、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)選的原則，以及規(guī)范項(xiàng)目參與各方主體的行為提供了有效保障。但在建筑業(yè)處于買(mǎi)方市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，如何解決發(fā)包人與承包人之間一方希望降低投資額度而另一方想獲取利潤(rùn)的矛盾就成為施工企業(yè)首先要面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)因素，因此必須通過(guò)建立企業(yè)的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)情報(bào)系統(tǒng)，來(lái)對(duì)這些信息進(jìn)行收集、整理和分析，及時(shí)向決策人員提供外部環(huán)境變化及發(fā)包人基本狀況。科學(xué)地收集、整理及運(yùn)用市場(chǎng)信息，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策成功的前提。

2.認(rèn)真研讀招標(biāo)文件，準(zhǔn)確測(cè)算投標(biāo)報(bào)價(jià)

《招投標(biāo)法》第三十二條規(guī)定“投標(biāo)人不得以低于成本的報(bào)價(jià)競(jìng)標(biāo)”，投標(biāo)報(bào)價(jià)是一個(gè)十分敏感的價(jià)格杠桿，若中標(biāo)它將直接決定著企業(yè)的成本計(jì)劃、利潤(rùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與否。因此對(duì)招標(biāo)文件的理解與把握就成為企業(yè)投標(biāo)前的一項(xiàng)重要工作。

⑴組織招標(biāo)文件交底，明確投標(biāo)分工，責(zé)任到人

獲得招標(biāo)文件后，作為企業(yè)主管招投標(biāo)的職能部門(mén)應(yīng)在仔細(xì)研讀其諸如質(zhì)量、工期、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)要求及合同條款等內(nèi)容后，立即組織編制標(biāo)書(shū)人員的交底會(huì)議，對(duì)口分工，明確責(zé)任到人。《招投標(biāo)法》第24.7條規(guī)定“……依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開(kāi)始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日。” 而在實(shí)際操作過(guò)程中，發(fā)包人為縮短投資周期，減少投資，常常人為壓縮這一周期。因此投標(biāo)前的交底分工對(duì)提高投標(biāo)工作效率及不同專(zhuān)業(yè)人員協(xié)同工作就顯得非常重要。

⑵做好編制投標(biāo)書(shū)的基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備工作

這一階段重點(diǎn)針對(duì)招標(biāo)文件、圖紙中模糊不清的問(wèn)題，進(jìn)行澄清，并做好施工現(xiàn)場(chǎng)的踏勘及投標(biāo)報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)采價(jià)工作,為優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)，降低項(xiàng)目成本奠定基礎(chǔ)。目前由于大量施工新技術(shù)、新工藝的應(yīng)用以及工程量清單計(jì)價(jià)方式的實(shí)行，材料采價(jià)的準(zhǔn)確性已成為影響投標(biāo)報(bào)價(jià)準(zhǔn)確性的重要因素之一。

⑶測(cè)算項(xiàng)目成本，科學(xué)決策報(bào)價(jià)

測(cè)算項(xiàng)目成本，決策投標(biāo)報(bào)價(jià)必須遵照嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)事求是的原則，按照企業(yè)內(nèi)部定額消耗量水平及相應(yīng)的市場(chǎng)價(jià)測(cè)算項(xiàng)目成本，在此基礎(chǔ)上分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的管理費(fèi)用及利潤(rùn)水平，最終確定自己的投標(biāo)報(bào)價(jià)。

⑷合同的洽商簽定

由于業(yè)主在招標(biāo)文件中對(duì)合同的主要條款都已作出約定，承包方在中標(biāo)后實(shí)際上就已經(jīng)被動(dòng)接受了這些條款，不管這些條款是否合理、合法。因此承包人在合同談判伊始就已經(jīng)處于劣勢(shì)，這一點(diǎn)亟需引起國(guó)家立法機(jī)關(guān)及政府職能部門(mén)的重視。

合同履行階段風(fēng)險(xiǎn)防范的措施

要嚴(yán)格執(zhí)行合同分析、交底制度。合同分析是施工企業(yè)合同管理部門(mén)對(duì)合同的條款、目標(biāo)、合法性落實(shí)到具體執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以及如何解決問(wèn)題進(jìn)行分析的一種方法。分析內(nèi)容主要應(yīng)包括：承包人的主要合同責(zé)任、工程范圍和權(quán)利；發(fā)包人的主要合同責(zé)任和權(quán)利；合同價(jià)格、調(diào)整方法和范圍、計(jì)價(jià)方式、付款程序、結(jié)算辦法；工期、質(zhì)量以及上述事項(xiàng)在發(fā)生糾紛時(shí)應(yīng)采取的處理程序和方法。通過(guò)對(duì)這些方面的分析針對(duì)分公司或項(xiàng)目經(jīng)理部所有管理人員進(jìn)行交底。

1.保障項(xiàng)目部正確了解合同、統(tǒng)一理解合同

合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)。因此,項(xiàng)目部全體成員必須首先熟悉合同的全部?jī)?nèi)容,并對(duì)合同條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí),以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨?lái)工作上的失誤。由于項(xiàng)目部成員知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平的差異,加之合同條款繁多,條款之間的聯(lián)系復(fù)雜,因此難于保證每個(gè)成員都能吃透整個(gè)合同內(nèi)容和合同關(guān)系,這樣勢(shì)必影響其在遇到實(shí)際問(wèn)題時(shí)處理辦法的有效性和正確性,影響合同的全面順利實(shí)施。因此,在合同簽訂后,合同管理人員必須對(duì)項(xiàng)目部全體成員進(jìn)行合同交底,特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點(diǎn)和理解的難點(diǎn)。

2.明確項(xiàng)目部全體成員工作職責(zé)及工作重點(diǎn)

界定合同雙方當(dāng)事人(業(yè)主與監(jiān)理、業(yè)主與承包商) 的權(quán)利義務(wù)界限,規(guī)范各項(xiàng)工程活動(dòng),提醒項(xiàng)目部全體成員注意執(zhí)行各項(xiàng)工程活動(dòng)的依據(jù)和法律后果,以便在工程實(shí)施中進(jìn)行有效的控制和管理,是合同交底的基本內(nèi)容之一,也是規(guī)范項(xiàng)目部工作所必須的。由于不同的公司對(duì)其所屬項(xiàng)目部成員的職責(zé)分工要求不盡一致,工作習(xí)慣和組織管理方法也不盡相同,但面對(duì)特定的項(xiàng)目,其工作都必須符合合同的基本要求和合同的特殊要求,必須用合同規(guī)范自己的工作。要達(dá)到這一點(diǎn),合同交底也是必不可少的，通過(guò)交底,可以讓內(nèi)部成員進(jìn)一步了解自己權(quán)利的界限和義務(wù)的范圍、工作的程序和法律后果,擺正自己在合同中的地位,有效防止由于權(quán)利、義務(wù)的界限不清引起的職責(zé)爭(zhēng)議,提高合同管理的效率。

3.及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同問(wèn)題，正確預(yù)測(cè)合同風(fēng)險(xiǎn)

合同交底就是合同管理人員向項(xiàng)目部全體成員介紹合同意圖、合同關(guān)系、合同基本內(nèi)容、業(yè)務(wù)工作的合同約定和要求等內(nèi)容,它包括合同分析、合同交底,讓交底對(duì)象提出問(wèn)題、再分析、再交底的過(guò)程,因此它有利于項(xiàng)目部成員領(lǐng)會(huì)意圖,集思廣益,思考并發(fā)現(xiàn)合同中的問(wèn)題,如合同中可能隱藏著的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)、合同中的矛盾條款、用詞含糊及界限不清條款等。合同交底可以避免直到工作過(guò)程中才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)帶來(lái)的措手不及和失控,同時(shí)也有利于提高項(xiàng)目部成員的合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),完善合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

4.確保合同管理程序、制度、保證體系的落實(shí)

合同管理工作包括建立合同管理組織、保證體系、管理工作程序、工作制度等內(nèi)容。其中比較重要的是建立合同文檔管理、合同跟蹤管理、合同變更管理、合同爭(zhēng)議處理等工作制度,其執(zhí)行過(guò)程是一個(gè)隨實(shí)施情況變化的動(dòng)態(tài)過(guò)程,也是全體項(xiàng)目部成員有序參與實(shí)施的過(guò)程,每個(gè)人的工作都與合同能否按計(jì)劃執(zhí)行密切相關(guān)。因此,項(xiàng)目部管理人員都必須有較強(qiáng)的合同意識(shí),必須在工作中自覺(jué)地執(zhí)行合同管理的程序和制度,并采取積極的措施防止和減少工作失誤和偏差。

動(dòng)態(tài)跟蹤合同的實(shí)施，及時(shí)提出解決措施與建議

對(duì)合同履行情況及工程項(xiàng)目實(shí)體發(fā)生的變化應(yīng)及時(shí)反饋給公司相應(yīng)職能部門(mén)，公司主管部門(mén)則應(yīng)根據(jù)合同條款及時(shí)對(duì)此提出建議、意見(jiàn)。建立合同履行檢查制度，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中承發(fā)包雙方的行為進(jìn)行監(jiān)督。有些業(yè)主法律意識(shí)淡薄，譬如工程款不及時(shí)支付，工程變更簽證不及時(shí)認(rèn)定等等，對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，公司職能部門(mén)就需要協(xié)同主管領(lǐng)導(dǎo)作出決策，是繼續(xù)施工還是暫停施工或是停工訴諸法律。

建立健全合同后評(píng)估制度

前面提到目前風(fēng)險(xiǎn)管理在很大程度上依賴(lài)于管理者的經(jīng)驗(yàn)及以往的工程經(jīng)歷，因此通過(guò)建立健全合同后評(píng)估制度，能夠?qū)⒑贤灦ㄟ^(guò)程，執(zhí)行過(guò)程中的利弊得失，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)出來(lái)，為以后工程合同管理工作提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)與參考。

1.合同簽定過(guò)程中的評(píng)估重點(diǎn)

⑴合同目標(biāo)與實(shí)際完成情況的對(duì)比，例如投標(biāo)書(shū)中所報(bào)工期目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，提前或延遲的原因是什么；

⑵施工圖預(yù)算（或工程量清單計(jì)價(jià)）投標(biāo)報(bào)價(jià)與實(shí)際工程價(jià)款的對(duì)比；

⑶測(cè)定的成本目標(biāo)與實(shí)際成本的比對(duì)；

⑷以后簽定類(lèi)似合同的重點(diǎn)關(guān)注方面。

2.合同執(zhí)行情況評(píng)估

⑴合同執(zhí)行中風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力的高低程度;

⑵合同執(zhí)行過(guò)程中有沒(méi)有出現(xiàn)特殊的，按照合同文件無(wú)法解決的事項(xiàng)，今后防止類(lèi)似問(wèn)題的措施。

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)具有客觀性、偶然性、可變性，同時(shí)又具有一定的規(guī)律性。由于工程項(xiàng)目的環(huán)境變化、項(xiàng)目的實(shí)施遵循一定的規(guī)律，所以風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生和影響也有一定的規(guī)律性，是可以進(jìn)行預(yù)測(cè)的。因此嚴(yán)格合同管理的工作環(huán)節(jié)控制及監(jiān)督，是能夠有效提高項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力的。