項目管理中的過程性

孟令波

中國海洋大學(xué) 山東青島 266000

項目管理中的過程性

孟令波

中國海洋大學(xué) 山東青島 266000

項目是為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。根據(jù)這個定義，項目就具有目標明確性、活動一次性及資源消耗性等特性。換句話說，具備前面3個主要特性的活動，都可以被看做項目。現(xiàn)實中的項目隨處可見，如設(shè)備消缺、會議組織、技術(shù)競賽以及家居裝修等。在這些項目的實施過程中，都存在項目管理問題，不過，實際生活與工作中，可能更多關(guān)注的是事情本身，而對和做好事情相關(guān)的組織、計劃、控制等過程相對缺少關(guān)注，或者沒有經(jīng)驗與能力加以關(guān)注。

在實際完成的許多項目中，多數(shù)只重視項目的進度，而不重視項目的成本管理。一般只是在項目結(jié)束時，才交給財務(wù)或計劃管理部門的預(yù)算人員進行項目結(jié)算。對內(nèi)部消耗資源性的項目，往往不做項目的成本估算與分析，使得項目干系人根本認識不到項目所造成的資源浪費。因此，對內(nèi)部開展的一些項目，也要進行成本管理。但由于項目是獨特的，每個項目都具有很多不確定性的因素，項目資源使用之間存在競爭性，除了極小的項目，項目很難最終完全按照預(yù)期的范圍、時間和成本三大約束條件完成。因為項目干系人總是期望用最低的成本、最短的時間，來完成最大的項目范圍。這3個期望之間是互相矛盾、互相制約的。

一個項目的生命周期大概分成概念、開發(fā)、實施與收尾過程。在概念階段主要是對成本進行分析，對項目的可行性進行研究，其結(jié)果是要拿出一份報告，并獲得批準與支持。在實際工作中，只是有了一個新的想法與概念，就立即轉(zhuǎn)入開發(fā)過程。在開發(fā)階段，要有項目計劃書、預(yù)算的成本以及工作分解計劃。人們做事時，可能只是拿出一個簡單的工作分解與大致的項目計劃時間表就結(jié)束了。在實施階段，要有底層的工作包與確定的成本估計，如果沒有，到了這一步，基本上就開始失去控制，沒有明確的里程碑，只是把一個階段當(dāng)成一個項目。在收尾階段，經(jīng)常討論每個項目的教訓(xùn)，但對完成工作的文檔工作基本上沒能及時跟上，同樣與用戶之間的交接也未能做好。

項目管理的5個過程組——啟動、計劃、執(zhí)行、控制與收尾，貫穿于項目的整個生命周期。對于項目的啟動過程，特別要注意組織環(huán)境及項目干系人的分析；而在后面的過程中，項目經(jīng)理要抓好項目的控制，控制的理想結(jié)果就是在要求的時間、成本及質(zhì)量限度內(nèi)完成雙方都滿意的項目范圍。

1）項目的啟動過程。項目的啟動過程就是一個新的項目識別與開始的過程。一定要認識這樣一個概念，即在重要項目上的微小成功，比在不重要的項目上獲得巨大成功更具意義與價值。從這種意義上講，項目的啟動階段顯得尤其重要，這是決定是否投資，以及投資什么項目的關(guān)鍵階段，此時的決策失誤可能造成巨大的損失。重視項目啟動過程，是保證項目成功的首要步驟。啟動涉及項目范圍的知識領(lǐng)域，其輸出結(jié)果有項目章程、任命項目經(jīng)理、確定約束條件與假設(shè)條件等。啟動過程的最主要內(nèi)容是進行項目的可行性研究與分析，這項活動要以商業(yè)目標為核心，而不是以技術(shù)為核心。無論是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，還是項目宗旨，都應(yīng)圍繞明確的商業(yè)目標，以實現(xiàn)商業(yè)預(yù)期利潤分析為重點，并要提供科學(xué)合理的評價方法，以便未來能對其進行評估。

2）項目的計劃過程。項目的計劃過程是項目實施過程中非常重要的一個過程。通過對項目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等制定一個科學(xué)的計劃，能使項目團隊的工作有序開展。也因為有了計劃，在實施過程中才能有一個參照，并通過對計劃的不斷修訂與完善，使后面的計劃更符合實際，更能準確地指導(dǎo)項目工作。計劃是管理的一種手段，僅是通過這種方式，使項目的資源配置、時間分配更為科學(xué)合理而已，而計劃在實際執(zhí)行中是可以不斷修改的。

3）項目的實施過程。項目的實施，一般指項目的主體內(nèi)容執(zhí)行過程，但實施包括項目的前期工作，因此不光要在具體實施過程中注意范圍變更、記錄項目信息，鼓勵項目組成員努力完成項目，還要在開頭與收尾過程中，強調(diào)實施的重點內(nèi)容，如正式驗收項目范圍等。在項目實施中，重要的內(nèi)容就是項目信息的溝通，即及時提交項目進展信息，以項目報告的方式定期通過項目進度，有利開展項目控制，對質(zhì)量保證提供手段。

4）項目的控制過程。項目管理的過程控制，是保證項目朝目標方向前進的重要過程，就是要及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項目進展朝向目標方向。控制可以使實際進展符合計劃，也可以修改計劃使之更切合目前的現(xiàn)狀。修改計劃的前提是項目符合期望的目標。控制的重點有4個方面：范圍變更、質(zhì)量標準、狀態(tài)報告及風(fēng)險應(yīng)對。處理好這4個方面的控制，項目的控制任務(wù)大體上就能完成。

5）項目的收尾過程。一個項目通過一個正式而有效的收尾過程，不僅是對當(dāng)前項目產(chǎn)生完整文檔，對項目干系人的交代，更是以后項目工作的重要財富。在經(jīng)歷的很多項目中，人們更多重視項目的開始與過程，忽視項目收尾工作，所以項目管理水平一直未能得到提高。

10.3969 /j.issn.1671-489X.2010.09.069