付印樣通讀流程及期刊質量控制措施

賀明健 （《煤氣與熱力》編輯部 天津300070）

新聞出版總署2001年2月22日發布的 [2001]142號文件《關于嚴格執行期刊“三審制”和“三校一讀”制度保證出版質量的通知》第三條明確指出：“期刊出版單位必須嚴格執行責任校對制度和‘三校一讀’制度，對全部稿件都要有專職校對人員負責進行校對。校對人員需對校對質量負責。期刊稿件的校對應不低于三個校次，重要的文章或內容應增加校次。每期刊物的終對校工作必須由本刊社（編輯部）具有中級以上職稱的校對人員擔任。已經采用現代排版技術的期刊出版單位，必須由專職校對人員通讀付印軟片或軟片樣?！庇纱丝梢姡叭Ｒ蛔x”應作為一項制度化工作貫徹執行。本文對“三校一讀”中關于付印樣的通讀方法進行綜述，并結合實際工作探討通讀的流程及通讀過程中遇到的問題和期刊質量的控制措施。

1 通讀方法綜述

1.1 基本要求

在已有3個校次的基礎上，付印樣上的錯誤已經比較少了，因此付印樣應采用通讀法。采用通讀法不僅可以提高效率，而且也便于集中精力了解文章全局，發現原稿中遺漏的錯誤。但對于專有名詞、數據、年份、引文以及有疑問的詞句，一定要核對原文，如果屬于原稿的疏漏，要借助工具書或與編輯商定后予以糾正。進行付印樣通讀的責任編輯必須由編輯經驗豐富、校對水平高、文字功底過硬、熟悉科技期刊編排規范及本刊編排特點的資深人員承擔。

在付印樣通讀過程中，要求責任編輯胸懷全局，兼顧題名、文字、圖表、版式等各個方面，但實際操作起來很難面面俱到，因此可以分別對某一特定方面增加校次，即采用分項校對。因為在采用分項校對時，責任編輯的任務簡單，針對性強，所需時間短，能使注意力高度集中，從而可收到事半功倍的效果。

1.2 通讀方法綜述

何學華等人[1]指出“編校合一”的不利方面是加重了編輯的負擔，因編輯熟悉稿件產生了思維定勢，難于校出編輯加工中的問題，容易忽略漏校。針對以上問題，提出分項校對的方法，可以在小范圍內抓住重點，找準問題，是彌補校對過程中的差錯和疏漏的有效方法。將分項校對的對象分為：①期刊標志項和目次頁；②文章的前首項，主要核對書眉的出版年月、卷、期次，核對中英文題名、中英文關鍵詞、中圖分類號、作者工作單位、文獻標識碼和文章編號；③層次標題、圖表、公式編號；④文章的附加說明項，包括每篇文章的收稿日期、作者簡介、基金項目等部分；⑤參考文獻，核對參考文獻的編號是否與文中一致。

霍效光等人[2]提出了分層次校對法，一改傳統的一貫到底的校對方法，按文章的結構，分層次進行校對，使得每一位校對者在校對過程中自始至終條理分明，有節奏感，處在一種興奮狀態。將整個校對過程分為5個層次：①對題名等關鍵要素進行校對，包括題名、作者信息（工作單位、所在省市、郵編等）、關鍵詞、摘要和收稿日期等要素。②對層次標題進行校對，由于層次標題是同類項，因此在校對過程中很容易發現問題。③對圖、表進行校對，圖、表是一篇文章的重要信息點，應盡早進行校對，若隨文校對，往往會顧此失彼。④對正文進行校對，對正文的校對又可分為5個層次，即：人名、地名、國名；重要提法、生僻概念、新鮮詞匯；時間因素；數字和外文符號；形似、音似、易錯的字和詞。⑤用眼睛對稿面周邊掃視一遍，用食指指著稿面，對稿面周邊從上到下、從左至右掃視一遍，這樣可以保證周邊地區不發生掉字、串行、錯行等問題。

吳紅艷等人[3]指出，按照期刊的編排格式，將整期文章劃分成若干項目，并依次列出。根據列出的項目，對整期文章以項目為單位進行分項校對，校完一項后在列出的項目上打鉤。

謝貞等人[4]提出采用橫向思維方式，明確了質量把關的20個關鍵點，包括封面、封底、版權標志、內文頁碼等。對每個關鍵點分別進行橫向比較，比較方法包括：與前期進行比較；與作者原稿、發排稿進行比較；與本期其他文章進行比較。從而避免“順眼差錯”的出現。

溫樹偉[5]提出，科技期刊校對可采取宏觀分項校對、微觀逐字校對和作者校對相結合的方法。宏觀分項校對分為：目次、書眉、編排格式的校對；編排格式的校對又分為：摘要部分、各級標題、圖題表題、收稿日期、參考文獻等的校對。完成宏觀分項校對后，再仔細進行微觀逐字、逐句、逐個標點符號的校對。

鄧建元[6]提出了單項校對法，將一篇文章分成若干個待查項目，從第一項開始，逐篇查對該項，完畢再查第二項，以此類推。鄧建元根據實際工作情況將核查對象分成以下9項：①各級標題是否順序排列；②圖表排序正確否，圖名表名的中英文是否一致；③先文字后圖表，文中是否提及該圖表；④摘要、關鍵詞、中圖分類號是否齊全，收稿日期、作者簡介、基金項目是否有誤；⑤中英文關鍵詞數量、順序是否一致；⑥參考文獻在文中是否按序排列，與文后所列參考文獻數目是否相等；⑦參考文獻著錄格式是否正確；⑧全文是否有符號在首行的；⑨英文題名中的單詞拼寫是否有誤。雖然翻頁的工作量較大，但由于一次只查一項，目的明確，注意力集中，速度也快，因此查錯效果極佳，尤其像收稿日期之類的小錯誤無一漏過。

任海生[7]指出可通過“增加校次，分項校對”提高學報的校對質量?？煞謩e對某一特定方面增加校次，分項重點校對，如對題名和書眉，對收稿日期和作者簡介，對參考文獻，對補白和轉接頁等。

2 實施情況

期刊差錯率是反映期刊質量的重要指標之一，而制定科學、合理的通讀流程是降低差錯率的有效方法。結合我編輯部的實際情況，制定了付印樣通讀流程，在通讀階段，采取責任編輯校對和作者自校結合的方法，作者往往可以在這一過程中幫助編輯發現一些問題。付印樣通讀流程為：①將當期付印樣以PDF文件的形式發給作者，請作者按照編輯部提供的“校對注意事項”單上的要求來進行自校。該項工作應在責任編輯通讀完成前進行，給作者留出充裕時間進行自校，以免出現付印樣核紅后，作者再提出修改意見的情況。②當期中、英文目次頁相關內容與前一期進行對比校核。主要校核項目為：年、卷、期是否正確；期刊基本參數中的當期文章數量、出版時間是否正確；其他固定不變的項目也要逐一進行核對。③書眉應與正文的作者、題名一致，出版年、卷、期次應與當期時間一致。書眉中的作者應與正文中一致，兩名作者以上的應在第一作者后面加“等”；核對書眉題名，是否與正文一致，往往書眉的題名在排版時會出現少字、多字的現象；一定要注意書眉的期次要與當期出版時間一致，不一致的情況時有發生，主要由于部分文章的計劃刊出日期早于當期刊出時間。④核對文章編號及文章頁碼。應認真核對文章編號中的出版期次，這是比較容易出錯的地方。文章編號中的文章首頁頁碼應與當前頁碼一致，文章頁數也要一一核對。⑤正文題名、作者姓名、起始頁碼及欄目名稱與中英文目次進行核對，注意正文中的欄目名稱是否有缺失現象。⑥核對補白內容所在頁碼、題名是否與中文目次一致。⑦核對正文中層次標題的編號，避免層次標題編號出現跳躍現象。⑧核對正文中插圖的編號，避免出現跳躍現象。⑨核對正文中表的編號，避免出現跳躍現象。⑩核對正文中公式的編號，避免出現跳躍現象。通讀正文所有內容。當作者屬于不同單位時，應注意核對作者姓名的上標編號應與作者單位的編號一致。注意中英文關鍵詞的數量是否一致，是否一一對應。特別注意公式中量符號是否采用斜體，公式是否在運算符號后進行的轉行。辨別文中是否出現錯別字或將阿拉伯數字“1”寫成英文小寫“l”，以及字體不符合要求等情況。消滅排版格式方面的問題，例如數字拆行、背題、圖表跨越標題等情況。對于正文中的補白內容，往往是責任編輯在通讀過程中容易忽視的地方，因此補白內容更要引起注意。在通讀中文過程中應將作者的意見進行匯總，并將應該進行修改的內容如實反映在通讀付印樣上。

3 出現差錯的主要原因及對策

3.1 出現差錯的主要原因

3.1.1 作者因素 隨著現代科技深入出版界，現在絕大多數作者撰寫論文都是在計算機上完成，甚至請他人代錄入文檔，然后把文章發送到編輯部電子信箱，而有些作者在發送稿件前沒能夠認真地對文章進行校對就投稿，或在校對過程中忽略一些單位符號、數據，以及相似字、同音字的校對。作者不能準確運用量符號，導致在撰寫過程中不能正確區分正斜體。在作者對付印樣進行自校過程中，作者未對作者姓名、單位名稱、參考文獻及編輯后的稿件是否與原文有出入進行校對。

3.1.2 編輯因素 期刊出現編校差錯的原因是非常復雜的，與編輯的專業功底、文化素質和知識面有關，與編輯的責任心和職業素質有關，也與辦公條件有關。

一些編輯在編校工作中責任心不強，工作態度不嚴肅、不認真，養成了拖拉的習慣。校對時，一旦有事就敷衍了事，一校沒有仔細看，甚至沒看完，就草草收工，差錯改正不到位，就匆匆返回排版改紅，心想反正還有二校。二校時，又以同樣的心情對待，心想將差錯留給三校也不遲。結果到了三校，時間往往來不及了。這樣就把差錯留在了付印樣中。一些編輯從事期刊工作的時間長了，漸漸失去了當初對編輯工作的新鮮感與光榮感，失去了興趣，產生厭倦、疲乏的心理。隨著社會生活節奏的加快，編輯的壓力在增大，遇到挫折時，就容易產生失落感。這些都導致編輯的心態趨向浮躁，不再將編輯工作作為事業來追求，也靜不下心來兢兢業業地工作。嚴重影響了編輯的工作狀態，最終影響了編校質量。

3.2 對策

除了有好的選題、內容新穎、創新性高外，在投稿前作者應對刊物論文的書寫格式有進一步的了解，包括題名、單位名稱、摘要、正文及參考文獻等。為了減少文稿的差錯，作者必須對打印出來的文檔進行校對，除了更正錯別字和邏輯差錯外，特別是對論文中的單位、統計數據一定要核對準確，不能出現差錯。尤其對給他人代錄的文稿，應由本人校對無錯誤后才發送到投稿電子信箱。當作者收到付印樣后，應按“校對注意事項”單上的要求來進行校對，特別是對作者姓名、單位名稱及編輯后的稿件是否與原文有出入逐一核查。如果不同意編輯的修改意見或發現付印樣中存在錯誤，應及時聯系編輯，并說明理由。

編輯人員必須具備較強的語言文字功底，掌握現代漢語規范，才能在校對工作中更好地履行自己的職責。在管理體制上我們注重抓好以下幾個方面的工作：保持好一支穩定的編校隊伍，定期組織在職人員參加專業培訓，尤其著重培養青年編校人員，鼓勵他們探索編校新技巧，提高自身的業務素質。嚴格實行“三校一”讀制，力圖把好每一校次的質量關。在付印樣通讀過程當中，責任編輯要進行通讀并及時發現問題，消滅遺留下的錯誤。必須始終堅持貫徹執行國家有關期刊出版標準及規范性要求，力求做到編排的標準化和規范化。■

[1]何學華，陳偉，范君，等.校對環節與校對方法的確定和選擇[J].學報編輯論叢，2007（15）：78-80.

[2]霍效光，淳玉林.分層次校對法 [J].編輯學報，1999，11（1）：23-24.

[3]吳紅艷，顏巧元.分項校對在識別編排規范錯誤中的應用[J]. 編輯學報，2005，17（5）：341-341.

[4]謝貞，劉蘇君.科技期刊責任編輯編校質量把關要注意橫向思維[J]. 編輯學報，2008，20（2）：131-13 2.

[5]溫樹偉.也談科技期刊的校對技巧[J].編輯學報，1996，8（2）：88-89.

[6]鄧建元.也談怎樣避免編校錯誤[J].中國科技期刊研究，2005，16（4）：565-566.

[7]任海生.設置責任終校是提高學報校對質量的有效措施[J].中國出版，2005（12）：49-50.

[8]楊青.論期刊編校差錯的原因及對策[J].中國出版，2009（3）：48-50.