醫院圖書與檔案管理整合

林紅

醫院圖書與檔案管理整合

林紅

圖書與檔案一體化是新的管理模式，國內外早有實例。圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎。目前醫院圖書館與各種檔案室分屬于多個部門，分散在多個樓舍，無統一領導，資金使用不集中，現代化設備不配套，人員忙閑不一，且不能互補，不利于信息工作發展。因此應創造條件促進圖書與檔案一體化建設，盡快實現信息工作自動化、數字化、網絡化，最大限度滿足用戶的需求，為醫院的發展作出應有的貢獻。

醫院圖書館；檔案；一體化

長期以來，圖書與檔案分屬于兩個系統，互無聯系，獨立發展。1974年聯合國科教文組織通過了建立國家情報系統提案，強調將國家圖書館、情報中心和檔案館組織一起，克服重復與浪費。國內外早有圖書、檔案等多種信息資源一體化實例，并顯現出綜合管理的優勢。

1 圖書、情報、檔案一體化實例

國外有美國國會圖書館是典型的圖書、情報、檔案三位一體的機構。除藏有圖書外，還藏有手稿、文件、聲像等各類檔案和大量科技報告[1]。美國賓夕法尼亞大學、明尼蘇達大學、俄亥俄大學也實行了三位一體的管理。澳大利亞三位一體的機構大量存在。玻利維亞、柬埔寨國家圖書館和英國伯明翰大學、阿伯丁大學圖書館在一體化管理方面也取得了顯著成效。

國內1985年中國科學院圖書館率先實現了圖書、情報、檔案一體化的組織形式，更名為“文獻情報中心”。2003年天津開發區新建的泰達圖書館是具有圖書、情報、檔案一體化的全新現代化圖書館[2]。上述實例給出了一體化可行的肯定答案。

2 圖書與檔案事業相似之處是一體化的基礎

圖書與檔案都屬于文獻信息資源，同屬一個學科類目。1992年我國頒布的國家標準《學科分類代碼》中，規定圖書與檔案代碼同為871，歸于一個類目[3]。

工作性質都具有管理性和服務性。圖書館和檔案室(館)都擔負著文獻收藏、保管和信息傳遞任務，工作步驟都是要進行文獻分類、標引、編目、目錄組織、檢索、借(查)閱。都是由手工操作向自動化、網絡化發展。館室建筑要求和設備也都基本相同。二者諸多相似之處是一體化的基礎。

3 醫院圖書、檔案管理現狀

目前醫院圖書與檔案仍處于傳統的分散管理狀態。以我院為例，圖書館歸屬信息科，科內還設有計算機室，負責醫院內網絡的正常運行，此外還設有統計室、隨訪室，分別負責醫院醫療活動基本數據統計和了解出院病人的有關信息。檔案室設在院行政辦公室內，分管文件檔案、財會檔案和基建檔案，科研檔案由科教科分管，人事檔案歸人事科，病例檔案歸醫務科分管。可見檔案內部也存在共建問題。

4 圖書與檔案分散管理的弊端

4.1 不利于整體規劃 由于圖書和各類檔案分屬于多個科室，由多個科級和院級分管，兩級領導各行其事，不便考慮整體規劃，影響信息工作縱深發展。

4.2 資金使用不集中，設備不配套，書刊訂購量減少 例如有的醫院圖書館雖然有CHKD期刊全文數據庫檢索系統，但未配打印機、復印機，也未與各科室聯網，讀者只能館內閱覽或U盤下載，不能脫機閱覽，不能打印，其它信息類科室復印機、打印機不能共用。

4.3 人員不能互補 各類信息科室的工作人員忙閑不一，如病案室雖十余人仍很忙，與工作量小的人員不能互補。

5 逐步實現圖書與檔案一體化管理

一體化管理可以克服機構重復與人財物的浪費，有利于信息事業現代化發展，醫院應積極促進圖書與檔案的一體化管理。

5.1 首先要更新觀念，打破分散管理的貫性思維 可根據實際情況先行檔案內部一體化或圖書館與病案合并管理等。例如美國麻省總醫院Tredwell圖書館就是將圖書館與病案室合在一起的，受到醫生的贊許[4]。

5.2 培養或引進圖書館學與檔案學復合型人才 改善現有人員知識結構，掌握計算機應用與通信網絡方面的知識。

5.3 統一規劃一體化庫館 目前醫院各類檔案室面積小，甚至無專用庫房，現有圖書館庫房面積也難容納大量各類檔案，應重新規劃一體化所需庫館。這也是一項重要的條件。

一體化機構是多功能文獻信息綜合體，具有文獻搜集全面，技術裝備現代化特點，能最大程度滿足用戶需求，深受各界普遍歡迎。因此要積極推進一體化建設。

[1] 汪金萍.網絡環境下圖書與檔案信息資源的融合[J].蘭臺世界,2007(10):63-64.

[2] 季曉林.圖書館辦館新模式:圖書、情報、檔案一體化管理—天津泰達圖書館模式的認識與思考[J].圖書館學刊,2004(5):18-19.

[3] 丁海斌.關于圖書館事業與檔案事業若干宏觀問題的比較研究[J].檔案學通訊,2002(5):11-14.

[4] 陳界.論醫學圖書館與其他信息機構的關系[J].中華醫學圖書情報雜志,2006(6):5-8.

10.3969/j.issn.1009-4393.2010.36.013

130021 吉林省腫瘤醫院信息科 (林紅)