略談檔案與保密

□ 張蓓莉

加強保密工作，很重要的一個方面就是要加強檔案工作的保密。從本質上來講，保密就是檔案保密。道理很簡單，任何一項科研成果，或技術創新，任何一項專利，或知識產權，任何一項重大工程，或基礎設施等，所有這些核心的技術，它們最終存在的形式都是檔案，都是以檔案的形態加以保管，加以保密和提供查詢利用。

任何一個國家的綜合國力，國防工業，軍事工程，航空航天工程等，它們最大的保密，就是對這些項目的檔案保密。無須再論證，結論應該是：檔案工作和保密工作是屬于同一類型工作的兩個方面。離開檔案，也就無所謂有什么保密。現在有些單位，只講保密工作，不講檔案工作。任何忽視檔案工作的行為，都是不可取的。

如何在做好檔案工作的同時，又加強保密工作呢？

一、做好檔案保密期限的劃分工作

保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年；保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。這項工作，既是一項檔案工作，又是一項保密工作。

二、適時做好檔案密級的調整工作

做好檔案密級的調整工作要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，依法必嚴，違法必糾；二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化的涉密檔案建設奠定基礎。同時為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：1、建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；2、建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；3、建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

三、做好檔案保管過程中的保密工作

從總體上講，檔案庫房的設立應遵循國家有關規定，并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。庫房應與辦公室、閱覽室分開，并指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

加強檔案管理人員的保密意識。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，因此必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識。檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任。因而檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員要有嚴謹的工作作風，特別是在檔案利用過程中，不僅要做到手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密的泄露。在檔案工作中，要對檔案保密工作給予充分重視。就此問題，《檔案法》己做出了相應規定，如《檔案法》第14條、17條規定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。”“禁止出賣屬于國家所有的檔案。”這些規定一方面體現出檔案保密工作的重要性，另一方面明確了檔案管理人員要有很強的檔案保密意識，在工作中嚴格執行國家保密法律規定。增強保密意識，檔案人員除了要熟悉檔案法律法規，還應參照保守國家秘密法的各項規定，應用于檔案工作實際。對相關法律法規深入學習，不僅有利于實現檔案保密工作的法制化建設，也有助于完善和促進整個檔案法規體系的建設。

四、做好檔案利用過程中的保密工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下兩個方面實施：

1、制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員制定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2、監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來檔案館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關方面，以便及時查處，挽回損失。