以爭創三星級檔案室為契機努力提升檔案工作水平

□馬秀蘭

南京市江寧區交通局綜合檔案室現存各類檔案資料12698卷（件、盒），內容涉及文書、干部人事、會計、工程、基建、聲像、照片、實物等各個方面。這些檔案不僅真實記錄了江寧交通事業發展的歷史，而且在江寧交通事業的發展中發揮了資政、參考和憑證的作用。近年來，我們以爭創省三星級標準為抓手，努力建設“學習型、實效型、創新型”且具有現代化、標準化、規范化特點的綜合檔案室。

一、領導高度重視，組織機構健全。隨著交通事業快速發展和全社會檔案法制意識的提高，江寧區交通局檔案管理工作步入一個新的發展階段。1998年正式成立綜合檔案室，明確分管領導，配備專、兼職檔案員，硬件上加大投入，綜合檔案室超過200平方米，購置檔案密集架、計算機、打印機、刻錄機、滅火器、吸塵器、溫濕度記錄儀等設備，查檔、辦公、庫房三分開。2008年為切實開展檔案工作創三星級標準，我局成立了由主要領導任組長，分管領導任副組長，各科室負責人為具體責任人的檔案工作領導小組，下設檔案鑒定、銷毀工作小組，建立了以分管領導、辦公室和專兼職檔案員為成員的檔案管理網絡。分工明確，職責清晰，責任落實，并積極做好協調工作，爭取上級各部門和區檔案局在業務上的支持和指導，定期會同區檔案局開展檔案管理工作專項檢查。我們還把檔案工作納入到分管領導的議事日程，納入到辦公室年度工作計劃中，納入到專兼職檔案員的崗位職責中去。要求局綜合檔案室專職檔案員要參加本局各項重大活動；參加交通工程建設項目和各類創建活動的驗收，及時掌握信息，確保檔案完整。此外，我們還在局下屬單位抽調了三名工作人員，與全體專兼職檔案員一道直接參與檔案室創三星級標準的具體工作。

二、加強學習培訓，提高業務水平。自確立檔案工作創建三星級標準以來，我局多次積極組織中層干部和專兼職檔案員，以及全體干部職工認真學習《檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》和《江寧區交通檔案管理辦法》等法律法規和制度規定，進一步提高檔案法制意識和開展檔案創建工作的緊迫性，并通過網絡、會議、培訓等形式進行廣泛宣傳學習，進一步提高全局干部職工對檔案管理工作重要性的認識。為確保檔案工作的質量，一方面堅持認真學習檔案業務知識，另一方面組織檔案人員學習先進地區和先進單位的檔案管理經驗，先后組織檔案人員赴市交通局和區財政局、規劃局、地稅局、檢察院等單位參觀學習。同時,舉辦檔案人員培訓班，請市區檔案局業務骨干授課，對全系統專兼職檔案員進行培訓，組織他們學習檔案理論知識，督促并指導他們做好檔案工作。全局上下統一了思想，檔案意識不斷增強，形成了人人重視檔案，人人關心檔案，人人參與檔案的局面，從而為檔案工作創三星級標準提供有力的保障。

三、精心部署安排，狠抓措施落實。根據交通檔案門類多、工作量大的特點，我們在計劃安排上做到：在內容目標上緊緊圍繞三星級標準，逐條逐項對照，制定檔案創建實施計劃；在時間安排上，根據工作的規律性，先抓基礎工作，后抓編研工作，分階段操作；在責任落實上，采取定人員、定任務、定時間、定質量的方法，將檔案工作創三星級標準具體落實到各科室及專兼職檔案員，分別負責實施。同時，加強工作督辦，加大考核力度。根據計劃安排的步驟，檢查完成的時間、質量。由于計劃周密，強抓落實，有力地調動了參與此項工作人員的積極性，有效地推動了檔案工作創三星級標準的進程。

四、運用信息技術，提高管理效率。加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。為了提高檔案的管理、使用效率，我們把檔案信息化建設與本局的電子政務建設一并考慮，進一步拓寬信息技術在檔案利用服務方面的深度和廣度。目前我局實現了檔案管理系統與辦公自動化對接。檔案管理系統已通過軟件掃描錄入了全部庫藏文書檔案，形成了文件級目錄數據3萬多條；建立了工程檔案、基建檔案、會計檔案、聲像（照片）檔案、實物檔案案卷級目錄數據庫，實現了檔案提供利用的快速高效服務。

通過爭創三星級標準，我局檔案管理工作水平有了明顯的提高。在管理環境上實現了從封閉型向開放型轉變；在管理方式上實現了從手工操作型向現代化管理型轉變；在管理方法上實現了從主要依靠行政手段管理向依法按章管理轉變。在爭創三星級標準的過程中，我們深深體會到：

全心投入，完整收集是做好檔案工作的基礎。我局現存大量檔案的收集、整理絕非一日之功，其中艱辛非親身經歷者不能體會。檔案工作者只有具備細心、耐心和恒心，才能實現引源入流，匯流入庫。比如說細心，一方面要細致登記各類收發文件，另一方面要根據會議通知、工作安排等“線索”，及時收集文件材料，防止丟失、遺漏。比如說耐心，上級機關在會議上發放由參會領導或其他同志帶回的文件，有時領導忘了及時交辦公室收文，有時是留下要用，很容易造成文件的漏收和丟失。這就要求檔案工作人員耐心向參會領導詢問有沒有發文，如有即收回登記再進入文件運行程序。如果領導留下文件要用，要么等領導用完之后索回，要么為領導另復一份文件而將原件取回，還可以找到原發文機關，請求補發一份文件存檔。再比如說恒心，有些工作時間跨度長，涉及內容多，這就要求相關檔案工作人員長期跟蹤、收集。如從2003年開始的危橋改造工作，“危橋辦”就按要求不僅保留了每年的計劃、專項批文、改造方案、資金預算和決算，而且要有每一座橋改造前和改造后的照片、工程竣工驗收報告等形成的一套完整的資料。道路工程也是一樣，由于近些年工程項目多，投資大，每年都要形成很多紙質資料和電子資料，本人要求工程科的內勤人員，對每一項道路工程，從工程立項、規劃設計、征地拆遷開始，到招投標、工程監理、工程竣工驗收和資金預決算，形成一套完整的資料。另外，還要把工程施工過程中一些重要活動的照片、攝像資料等作為附件一并上交綜合檔案室。

科學分類，合理歸檔是做好檔案工作的關鍵。要提高檔案工作的規范化、標準化水平，必須注重日常工作的科學分類和合理歸檔。通過多年的實踐，我局形成了規范、嚴格的檔案移交制度：各科室在日常工作中形成的文件、重要資料于年底交給辦公室文書人員，文書人員將整理好的各類文件資料于次年3月底移交綜合檔案室；工程檔案和基建檔案在工程項目結束后，整理成冊移交綜合檔案室。

國家檔案局8號令發布后，結合交通行業自身的特點，經過認真研究，我們科學制定了各種門類、載體檔案的統一分類方案、編號規則、歸檔范圍及保管期限表。現在，所有入庫的各類檔案資料按照分類方案和《機關檔案工作業務建設規范》的要求，規范編目編號。不同的檔案案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別上架，排列存放，沒有積存的零散文件。我們還建立了檔案統計臺帳，及時登記檔案收進和移交情況，做到數據準確，帳物相符，統計報表報送及時、準確，并有綜合分析材料，定期對檔案進行鑒定、銷毀，做到了標準化、規范化的要求。

注重利用，創新服務是做好檔案工作的根本。檔案工作的根本目的在于充分發揮檔案的價值作用。積極開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制和方式，積極主動為經濟社會發展服務，是新時期檔案工作人員的重要使命。為了更好地開發檔案信息資源，我們編制了庫藏檔案《案卷目錄》10卷、《全引目錄》13冊、《歸檔文件目錄》6冊，這些檢索工具的建立健全，大大加快了查檔速度，提高了工作效率。此外我們還結合工作實際，編寫了《全宗指南》、《大事記》、《組織機構沿革》、《干部任免》、《表彰先進》、《年終工作總結》、《會議簡介》、《道路橋梁工程簡介》等編研資料，進一步提升了檔案利用的效能。在2008年我局綜合檔案室創三星級標準的驗收過程中，相關領導、專家對我們的檔案資料管理的科學化、規范化給予了充分的肯定。