后保管時代檔案學基礎理論研究之二——從電子文件是否具有物質屬性談起

□何嘉蓀

我們已經著文①闡述了西方學者倡導的后保管時代檔案學基礎理論涉及的范圍并對文件構成要素論作了評論。本文擬繼續對以特里·庫克為代表的學者主張的電子文件非物質實體論以及在此基礎上形成的對文件線狀運動規律的認識等論題進行闡釋和評論。

“電子文件非物質實體論”思辨

加拿大學者特里·庫克先生之所以大聲疾呼在后保管時代必須進行“徹底革命，而非技術性調整”②，源于他對電子文件物質屬性的質疑。

他說：“最重要的是，我們第一次不是在生成、管理物質實體，而是盡力去理解和保護一些邏輯關系、虛擬方式，是它們規定了電子信息的結構、內容和來源，進而規定了其作為文件或某項活動、事務的證據的必要條件。”③又說，“澳大利亞的蘇·邁克米希（SueMckemmish）驚嘆道：‘文件還是實實在在的嗎？’電子文件很像彼得·斯科特的思想一樣，把我們帶進了一個‘虛擬文件’和‘虛擬檔案’的時代。在這個時代，傳統檔案論述中極為重要的實態文件已經不復存在。”“一份文件的定義將因此由一份實態文件變成作者和讀者的一種理性的或虛擬的概念。”④因此特里·庫克先生認為，電腦普遍應用引起的革命“影響了社會集體記憶的性質,這是檔案工作者及其他信息工作者重新定向的根本依據和出發點”⑤，文件和檔案管理也因而進入了“后保管時代”。這種否定電子文件物質實體屬性的觀點，構成了他們提出的后保管模式的理論基礎。

該理論觀點于上世紀九十年代中期傳入了我國，在檔案學界引起了兩種反響。一種觀點持贊同態度，認為：在人類歷史上我們第一次面對如此巨大的信息,我們第一次處理的不是文件實體而是“一些邏輯關系、虛擬方式”,這就意味著我們要重新考慮傳統檔案學的理論、實踐以及工作程序,使之適應我們現在面臨的環境和對象⑥。另一種觀點在承認應該對傳統管理方式進行大變革并明確認同后保管模式的同時，反對將電子文件認作“虛擬的概念”。筆者也持后一種觀點。

毋庸置疑，在電子文件管理過程中人們往往可以忽略載體因素，不太計較文件究竟在哪個載體上運行；文件構成三要素論更未將載體包括在文件的構成要素之中。這也許就是特里·庫克先生等人認為，電子文件僅僅是并未受到固定載體支撐的“邏輯關系”和“虛擬概念”的原因。

但是，超脫載體因素并非絕對脫離載體。應該說，文件構成三要素論并非對載體因素的徹底否定。其實，在我們唯物主義者看來，任何信息都必然依附在特定的載體之上，這是任何種類信息的共性。離開載體的信息根本不存在，不管是僅僅存在于人腦之中的人類思想，還是僅僅在空氣中傳遞的信息，它們都依附在一定載體之上。因而對文件而言，就沒有必要再強調其載體因素，就像我們根本沒有必要在任何時候都強調人類思想的載體是人們的大腦一樣。所以，文件構成三要素論，其實是對文件構成要素有了更深刻的認識，并非電子文件相比傳統文件的構成要素有了變化。

正是有鑒于此，我國大多數學者站在辯證唯物主義立場上一直認為：電子文件（包括檔案在內⑦）依然是物質實體。大家都知道，物質的存在和運動離不開空間和時間，而正如天津師大劉新安教授指出的那樣，“在實踐中，電子檔案需要占據硬盤空間，它有具體的存儲位置，而且我們能用數字統計它的個數，還能用‘字節（比特）’來實際地計量它的大小”⑧；與此同時，電子文件的傳遞，與電磁波的傳遞一樣，也需要一定的（盡管非常短促的）時間。時間表示物體運動過程的順序性、持續性、間隔性；空間則表示運動著的物體的廣延性和伸張性。電子文件在時間、空間方面表現出來的上述客觀現象，正是我們確認電子文件是物質實體的客觀和充分證據。而如果我們再進一步仔細分析可以發現，構成文件的三要素：“內容”、“背景信息”和“結構信息”，它們也都是物質實體⑨。這個認識在全世界也大有市場。主要由西方檔案學者參與制訂的電子文件元數據國際標準（ISO 23081），就把其規范的所有電子文件及其元數據（當然包括文件內容、背景信息和結構信息在內）都稱為entity（實體）。

為什么特里·庫克等人的觀點會與我們如此不同？這既與他們受到了后現代主義思潮影響有關，因為“后現代主義思潮的基調是諷刺，立場是懷疑，不相信任何表面重要的東西”⑩；也與電子文件的形成過程遠比傳統文件復雜和轉瞬即逝、不穩定有關。因為如果僅僅觀察電子文件生成過程的表象，的確會產生如特里·庫克所描述的同樣感覺：那“只是一系列反映不同職能活動的動態信息集合。在某一特定時刻，數據元素以不同方式為處理不同事務而組合或重組，在此過程中文件屬性得以體現，但在終端顯示器上卻轉瞬即逝”11。然而，這些有可能“轉瞬即逝”的所謂“動態信息集合”，正如我國學者、蘇州大學吳品才教授所說，仍然是存儲在電腦內存之中的物質實體；即使是“調用動態數據庫中存儲的數據單元來合成數據庫文件”，“一經合成后這種文件就是實體的，不論它是在內存中，還是在外存儲介質上。”12所以，關鍵的挑戰在于：在電子文件管理中，我們必須比以往任何時候都更加重點關注文件的形成過程，在必要時，及時地把那些在電腦內存中或者外存儲介質中臨時存在的實體電子文件，轉存為可以穩定長期保存的實體電子文件。其實，特里·庫克先生也看到了類似的過程，主張類似的做法。他說“：當單位有必要保存某‘準文件’時，應該把它轉化為真正的文件，這是信息工作人員現今面臨的主要挑戰。”13兩種觀點何其相似！差異僅僅在于：我們認為電子文件自始至終都是物質實體，只不過在大多數情況下可能很不穩定，必須在必要時采取措施將其穩定下來，以便長期保存；特里·庫克先生等人則認為，電子文件是一種動態的、虛擬的概念，在必須保存時應將其物質實體化。

總之，站在辯證唯物主義立場上，我們認為以特里·庫克先生為代表的西方學者提出的、受到后現代主義思潮影響的“電子文件非物質實體論”存在唯心主義傾向，并不科學。但是，從其出發研究檔案學問題卻存在積極的方面，表現在：它極力宣揚的電子文件易變性、易逝性，是人所共見的客觀現實；它因而要求重視電子文件管理“以多種方式處理多種來源信息的動態過程，而不是靜態的、穩定的物質產品的生成”，并且為此，應該“透過現象抓住本質，打破傳統觀念束縛”14。這與辯證唯物主義理論主張“透過現象抓住本質”、“重視物質運動過程”、“注意從運動中觀察研究問題”，從方法論而言是類似的。正因為如此，在此基礎上創立的管理電子文件的后保管模式，仍然是科學的，是我們可以接受的。也就是說，雖然雙方的哲學觀點不同，導致對電子文件物質屬性的判斷相異；但是，在如何管理電子文件的問題上，雙方卻可以殊途同歸：都能認同一樣的解決方案，即應該大幅度改革在紙質文件管理中應用的傳統模式，轉而采用后保管模式。

然而，從“電子文件非物質實體論”出發研究檔案現象，也有消極的方面，主要表現在：其對文件運動規律的描述，出現了虛幻化的傾向。這既表現在對文件線狀運動軌跡的認識上，也表現在對文件“來源概念”的具體表述上。

文件線狀運動軌跡研究

文件，尤其是電子文件在自己的整個生命過程中究竟是如何運動的？上述部分西方學者關于這個問題的論述，集中體現在他們對文件連續體模式的論證中。在他們看來，既然電子文件并非物質實體，僅僅是可以在電子文件系統內浮游的虛擬概念，它當然也就與物質運動的存在形式——時間和空間沒有固定、必然的聯系。故而他們在關于文件連續體模式的論述中認為“，文件存在于多元時空范圍，而不是孤立地存在于時間和空間點上”；“文件的運動過程可以同時發生在其存在的任何時空點上，甚至超前于文件的產生。”正因為如此“，文件可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累，而非一定要按人為劃分的生命周期階段的時間順序運動或積累。”15我國學者傅榮校對他們的觀點進行了分析概括，指出：他們“認為文件從產生的那一刻開始就同時具有了多重價值,文件可以處于不同的價值實現時空,因而,這就從根本上否定了利用文件價值的變化線性劃分運動階段的思路”16。那么，這是否有道理并且符合客觀實際呢？

關于這個問題，筆者已經著文《不可能否定文件運動階段——文件運動模型再思考之四》17作了比較詳細的論證。這里適當加以摘錄并再多講幾句，以便闡明何為科學的文件線狀運動軌跡。

“應該說，任何文件（不管是傳統文件，還是電子文件）在它們產生的那一刻開始，就同時具有潛在的多重價值，這是文件自身所具有的多重屬性決定的。然而必須強調指出，這種多重價值僅僅是‘潛在的’，其中有些價值并沒有如連續體理論認為的那樣具有同時實現的機會。正是這種區別，導致了（文件生命周期和連續體）兩種理論在文件運動階段性問題上的分歧。

要使這些‘潛在的多重價值’轉變為現實的多重價值，并不取決于文件自身，而完全取決于人們的需要和獲取文件的可能。由于人類對文件的需要和可能，在涉及文件整個生命過程的人類社會實踐活動中是前后不斷有所變化的，因而文件的價值也會出現相應的變化。”18

無可否認，近幾十年來由于高新技術的采用，尤其是網絡傳輸和利用帶來的便利以及整個社會對信息知情權的尊重，大大擴展了人們獲取文件的機會和可能。比如政府公文在產生之初就可以同時公布在網站上供社會公眾查閱。這就使得許多西方學者認為，電子文件在產生之初就同時具有了包括第一價值和第二價值在內的多重價值，根本不存在所謂兩者“一方占主導地位、另一方居次要地位”、然后雙方“此消彼長”的過程，也就干脆不必再劃分所謂的第一價值和第二價值了。故而他們認為“文件可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累，而非一定要按人為劃分的生命周期階段的時間順序運動或積累；文件的運動過程可以同時發生在其存在的任何時空點上，甚至超前于文件的產生”19。

然而，如果我們對現實情況進行實事求是的分析，就可以發現上述觀點描述的，實際上是并不可能存在的幻象。

首先“，必須或者可以及時向公眾公開的電子政務文件，僅僅是全世界每時每刻都在產生和運動的文件大潮中的一小部分。”更大量的是許多不能及時公開的私人文件、非公共文件或者其他需要暫時保密的政府公務文件。即便現代信息技術使得我們可以打破時空限制非常便利和及時地利用電子文件“，但是人們本性對私密的重視以及對國家和公共利益的考量，必定會勝過高新技術提供的獲取文件的能力。上述所有文件中的絕大多數的第二價值，與傳統紙質文件一樣，也并非是立即可以得到實現的。”20正因為如此，即使信息知情權已經成了世界公認的基本人權和所謂的“普世價值”，也絕不能只見樹木、不見森林，把僅僅發生在部分公務文件身上的現象，擴大看成是發生在所有文件身上的共同現象。

“其實，即使是產生以后立即向社會大眾公開的公共文件、政務文件，其第一價值依然占據主導地位。”21

既然如此，即便是在電子時代，所謂的文件“從產生的那一刻開始就同時具有了多重價值”，也僅僅是一種虛幻的假象，是誤將潛在價值當作了現實價值。雖然從表面上看，文件好似“可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累”，文件的運動過程也“可以同時發生在其存在的任何時空點上”，但是實際上，“大多數文件（包括電子文件在內）的第一價值總是在形成之初居于主導地位，第二價值則基本上處于潛在狀態或極微弱狀態；隨著時間的推移，第一價值、第二價值將逐漸‘此消彼長’，終致第二價值居于主導地位。正因為文件價值的這一變化，文件的運動顯示出階段性。”當然，這只是大的趨勢，實際情況復雜得多。比如在文件運動的任何階段都可能由于文件的利用導致產生新的文件，從而開始新的一個周期的文件運動；或者發生了文件的逆向運動或跳躍運動（也可將其描述為橫向運動或螺旋式運動）。筆者以及其他學者（如蘇州大學吳品才、攀枝花學院鄒吉輝等）已經在相關論文中做過許多分析，這里不再贅述22。

以上正是我們主張的文件線狀運動軌跡。它并沒有因為電子文件的涌現而出現變化，也沒有因為文件連續體理論對它的否定而遭到拋棄。相反隨時日推移，曾在國際檔案界風靡一時的文件連續體理論反而受到了質疑，即使在西方社會也并未占據主導地位。許多西方學者并不贊成它所主張的將文件統一地存放在一個信息系統中，僅僅由同一個社會主體進行覆蓋其整個生命周期的全程管理。他們仍然主張電子文件應該與紙質文件一樣，分階段進行管理，起碼分作兩個階段：“一是文件生成機構使用文件，并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。”23至于在我國檔案界，有相當部分學者也并未全盤接受文件連續體理論，僅僅主張吸取其精華。在電子文件管理實踐中，我國近年來也掀起了研制數字檔案館的熱潮；更有不少省市在積極研制數字文件中心。為什么會如此？道理很簡單，電子文件的運動仍然具有階段性，這種階段性仍然與管理、維護它的社會主體之間存在對應關系24。

綜上所述，以特里·庫克為代表的西方學者由于受到了標榜多元性、碎片性、邊緣性、隨機性、模糊性的后現代主義思潮的影響，其哲學基礎存在唯心主義傾向。這導致他們通過文件連續體理論描述的文件運動規律，在我們看來并不科學。然而，盡管如此，文件連續體模式和理論從總體而言或者其主導方面仍然是科學的，有許多閃光點，對檔案學理論發展的貢獻仍然不可抹殺。它認為文件最獨特的價值或者作用，在于其既是事務處理的工具，又能夠為形成它的社會活動提供證據和喚起相關的記憶。“正是這一價值觀念統一了文件檔案化及其保存的方法，不管文件是保存一剎那還是保存千年。”25正是上述觀念構成了其對文件概念的發揮和對傳統檔案概念的挑戰；以及它“把文件與生成文件的活動緊密地聯系在一起”，重點關注與形成文件的環境——業務活動、業務活動推動者和執行者乃至整個社會的互動；它從多維立體角度對文件管理問題進行的研究和為此而編制的連續體模型；它“拒絕繼續承認文件管理和檔案管理的界限,認為文件、檔案工作者都應是文件專業保管人員”27；它主張對文件的全程管理、前端控制,并注重文件元數據的提取與運用等，都有重大學術意義和實踐意義，仍然是值得我們認真研究和吸取的營養，有助于豐富我們主張的文件運動理論。

注釋：

①1 6 何嘉蓀、史習人、章燕華：《后保管時代檔案學基礎理論研究——簡評文件構成要素論》，《檔案學研究》2010年第1期：第4-8頁。

②③⑤⑩ 1 1 13 14特里·庫克：《電子文件與紙質文件觀念：后保管時代及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命》，劉越男譯，《山西檔案》1997年第2期。

④特里·庫克：《1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》，《第十三屆國際檔案大會文件報告集》，中國檔案出版社1997年版：第160頁。

⑥傅榮校、靳穎：《重視審視檔案學基礎理論與后保管時代的來臨——后保管時代檔案學基礎理論適應性研究之一》，《檔案管理》2008年第1期。

⑦本文持“大文件”觀念，認為檔案是應該得到保存的文件，因而是特定運動階段的文件。

⑧劉新安：《檔案物質實體的雙重構成》，《檔案學通訊》2003年第5期。

⑨參見何嘉蓀：《文件物質實體的雙重構成與文件群體運動——“文件運動模型”再思考之三》，《浙江檔案》2008年第1期；中國人民大學[復印報刊資料《]檔案學》2008年第3期轉載。

12吳品才：《檔案在哪些方面不受載體變遷的影響？——析電子檔案與紙質檔案的共性》，《21世紀的社會記憶——中國首屆檔案學博士論壇論文集》，中國檔案出版社2001年版：第23-30頁。

15 19轉引自安小米：《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》，《辦公自動化系統與電子檔案管理國際學術會議文集》，何嘉蓀主編，浙江大學出版社2003年版：第105-132頁；《檔案學通訊》2002年第3期:第52-55頁。

17 18 20 21何嘉蓀：《不可能否定文件運動階段性——文件運動模型再思考之四》，《浙江檔案》2008年第11期。

22 24筆者近期關于這個問題的論述，請參見何嘉蓀、葉鷹：《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》，《檔案學通訊》2003年第5期；中國人民大學[復印報刊資料《]檔案學》2003年第6期轉載。

23楊安蓮：《電子文件管理前沿——國際電子文件管理研究熱點及啟示》，《檔案學通訊》2007年第5期：第60-64頁；中國人民大學[復印報刊資料《]檔案學》2008年第2期轉載。

25此系澳大利亞學者弗蘭克·厄普沃德等人提出的文件連續體理論的基本觀點，轉引自安小米：《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》，《辦公自動化系統與電子檔案管理》，何嘉蓀主編，浙江大學出版社2003年版：第105-116頁。

26章燕華：《我國電子文件管理國家戰略的保障體系研究》，中國人民大學博士學位論文，2008年：第53頁。

27傅榮校、靳穎：《文件整體運動描述：是文件生命周期模式？還是用文件連續體模式？——后保管時代檔案學基礎理論適應性問題研究之三》，《檔案管理》2008年第3期。