我國醫院電算化存在的問題及對策

劉 威

(河北省唐山市中醫醫院經濟管理科 河北唐山 063000)

我國醫院電算化存在的問題及對策

劉 威

(河北省唐山市中醫醫院經濟管理科 河北唐山 063000)

醫院電算化 問題 措施

隨著科技的迅猛發展,信息時代已經到來。尤其是網絡的迅猛發展,各行各業已進入一個快速、高效的時代。而對于會計行業來說,實現會計電算化,是對于自身的一場革命。它不僅是代替人工記賬,而且還是社會進入快節奏的一個重要標志,也是醫院會計事業先進與否的重要衡量標準之一。目前,我國醫院會計電算化正以前所未有的速度向前發展,在此過程中也產生了許多新問題、新現象、新矛盾。對此,我們根據電算化會計的實踐,提出了相應的解決辦法。

1 醫院會計電算化對財務會計工作的影響

1.1 對會計實務的影響 改變了會計數據的處理方法。在手工條件下,會計工作效率不高,會計信息滯后,會計人員素質不高,使會計人員的地位大受影響。會計電算化的有效開展,將在這方面給會計實務工作帶來根本性的改善。實現會計電算化后,利用計算機可以采用手工條件下不愿采用甚至無法采用的復雜、精確的計算方法,從而使會計核算工作做得更細、更深,更好地發揮其參與管理的職能。

1.2 對會計人員的影響 在醫院電算化管理中,會計人員不僅僅是會計數據的加工者、會計信息的提供者,同時還是對外來會計信息進行分析的直接參與決策者。醫院電算化管理的建設不僅意味著會計本身的一次變革,而且對從事會計這項工作的會計人員也提出了新的專業知識,同時還要會操作電腦和使用網絡并且會計人員對網上獲取的會計信息要進行篩選,確保信息的真實可靠。

1.3 對醫院財務內部控制的影響 會計電算化后,手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應,取而代之的是修改權限、修改標志、憑證沖銷等方法,對于經過審核、記賬甚至結賬后發現的錯誤記錄,還可以利用電算化系統提供的反結賬、反過賬、取消審核等功能進行修正,這在手工條件下是不可想象的。而手工內部控制制度則一部分保留,一部分更正,這一部分將轉化為實際情況的內部管理控制制度。如建筑施工企業的料具采購管理辦法、資產管理及核算辦法、資金結算辦法、工程項目成本核算辦法等以及根據會計基礎工作規范化的要求制定內部會計管理制度,完善財務處理程序,建立健全這些內部控制制度來規范企業的會計行為,控制和避免出現會計信息的失真。

2 醫院電算化目前存在的若干問題

2.1 醫院管理層在思想上對醫院會計電算化的重視程度不足在某些醫院,目前會計電算化開展的程度非常低,究其原因,其中一個重要原因就是單位部門領導和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分領導對計算機網絡的建設重視程度不夠,存在著一種重硬輕軟的思想。實際上,實現會計電算化不僅僅是記賬技術的革命,重要的是能使會計人員徹底地從繁瑣的記賬、算賬、報賬中解脫出來,將更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資金測評中,進一步深化會計職能,會計電算化系統是一項需要長期的不斷投入和支持的軟件工程,并不是有錢、有軟件就行了,而是要符合醫院運行規律的管理思想,需要醫院領導的直接參與、全體職工的配合和患者的理解,只有這樣,整個工程才能順利地進行下去。現行醫院會計分工模式不利于會計電算化的發展手工記賬,財務處理方式是平行登記法?？傎~和明細賬是根據原始憑證或記賬憑證進行平行登記,總賬對整個賬簿體系起著控制作用,部分醫院實行電算化后,會計人員的分工仍舊機械地套用原有的模式,這種傳統的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。

2.2 現行醫院會計分工模式不利于會計電算化的發展 手工記賬中,財務處理方式是平行登記法。總賬和明細賬是根據原始憑證或記賬憑證進行平行登記,總賬對整個賬簿體系起著控制作用。部分醫院實行電算化后,會計人員的分工仍舊機械地套用原有的模式,軟件所提供的報表信息并沒有比以前多,而且有些報表數據較繁雜,很多人未能體會到使用財務軟件的優越性。傳統的管理方式始終在會計工作程序中起主導作用,會計電算化除了減少會計人員記賬工作量外,對提高醫院管理水平并沒有起到多大幫助。這種傳統的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。

2.3 軟件系統內部銜接性差 當前許多財務軟件都注重處理與報表管理功能的開發,而對于諸如成本核算、市場預測等功能的開發力度較小,使得在處理此類問題時即從一個處理系統到另一個處理系統時,不能直接使用基礎數據進行自動轉換,這不僅增加了工作量,而且人工核算和輸入等必然增加出錯機率,大大降低了財務軟件的管理功效和預算功效,應選擇數據安全、功能強大、兼容性好的軟件。

2.4 會計數據安全性差 很多時候,財務上的數據是醫院的絕對秘密,在很大程度上關系著醫院的生存與發展,但是會計電算化在安全防范中卻長期出現數據泄密問題。如成都醫院計算機被盜,內存價值百萬元的資料而無任何加密防范措施,該醫院的損失已遠遠超出了計算機本身的價值。而有些軟件所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數據的保密作用,安全性上,更是難如人意,系統一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難恢復原來的數據。

2.5 會計人員對軟件系統操作性差 雖然大多數會計人員已接受計算機等級培訓,但與實際要求還有較大的距離。醫院在開展會計電算化初期,往往指定一兩名非會計人員負責,而指定的人員又大多對會計制度缺乏了解,因此,軟件的使用效果不理想。同時,會計人員如果沒有起碼的計算機知識。不針對所有軟件參加專門的培訓,是不可能正確掌握和使用的。許多單位由于沒有重視對會計人員計算機知識的培訓,加之會計人員本身計算機知識十分缺乏,使得電算化工作無法順利進行。

3 對現存問題采取解決的措施

3.1 提高對醫院會計電算化的認識 醫院會計信息系統是一項需要長期的不斷投入和支持的軟件工程,并不是有錢、有軟件就行,而是要符合醫院運行規律的管理思想,需要醫院全體職工的全力配合和患者的理解。同時會計電算化不僅僅是將電子計算機應用于會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,它最終的目的在于會計工作效率和質量的全面提高,轉變會計工作職能,推動會計理論的進步,推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,提高整個會計工作水平,進而增加醫院的經濟效益。

3.2 改進醫院會計分工模式及程序操作控制 ①合理進行崗位設置和分工,按照內部控制的要求,遵循不相容職務相分離和內部牽制的原則,設立相互稽核、相互監督和相互制約的機制保障會計信息的真實、可靠,減少發生錯誤和舞弊的可能性,根據醫院實際來設置崗位,每個崗位分配一個用戶名稱和密碼,不同的操作用戶要牢記自己的密碼,避免他人使用;工作流程設計時既要避免中間環節的重復或遺漏,又要考慮能否充分調動會計人員的工作積極性,保證會計信息的時效性。②加強電算化程序操作控制,為了保證會計信息處理質量,減少差錯和事故的發生,應制定上機守則與操作規程,上機守則主要是對電腦機房內工作的一般性規定;操作規程則是業務處理過程的具體操作步驟和要求,包括各種操作命令,各種設備的使用說明以及非正常情況的處理等。

3.3 加強電算化安全系統控制 首先要加強內部控制管理。建立健全內部控制制度,是醫院確保會計核算操作安全,及時、準確提供會計信息的根本保證。完善的內部控制可有效減輕由于內部人員道德風險、系統資源風險和計算機病毒所造成的危害。為此我們應從組織機構的管理和控制、人員的管理與培訓、軟硬件管理和維護控制、系統環境和操作的管理和控制、文檔資料的保護和控制、計算機病毒的預防與消除等各個方面建立一整套行之有效的制度,從制度上保證會計電算化系統的安全運行。其次要有技術性防范,它是防止會計電算化信息失真的有效方式之一。為此我們要在技術上對整個財務網絡系統的各個層次都采取安全防范措施和規則,建立綜合的多層次的安全體系。在財務軟件中提供周到、強有力的數據安全保護,包括數據存貯安全性、數據操作安全性、數據傳輸安全性以及數據運用、查詢、分析時的安全性。主要方法有加密技術、程序安全控制、電子簽名等。目前,電子簽名已立法,這為信息化的安全提供了法律保證。

3.4 提高會計人員業務操作能力 在醫院會計電算化中,為了熟練的掌握業務處理程序,減少工作差錯,要求會計人員必須提高自身素質,更新知識結構,必須掌握電子計算機的相關基礎知識。這就必須大力加強人才培訓的力度,培養或聘用一批高級會計技術人才,推動醫院電算化事業由“核算型”向“管理型”轉變。各醫院應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術,培養復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。

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(2010-06-04 收稿)(陳 遷 編輯)

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1008-6633(2010)06-894-02