高校合同管理體系的構建＊

段艷華

(湖南工業大學,湖南株洲412008)

高校合同管理體系的構建＊

段艷華

(湖南工業大學,湖南株洲412008)

構建科學合理的合同管理體系是高校規范管理、依法治校的重要內容,要通過設立統一歸口管理與分類專項管理相結合的合同管理組織體系,建立健全合同管理制度體系來構建全程、動態的高校合同管理體系,以加強高校的權益保護,促進其健康發展。

高校合同管理體系;合同管理組織體系;合同管理制度體系

高校作為公益性事業單位,為更好地履行教學、科研和服務社會的職能,廣泛參與社會經濟生活,合同則成為高校參與市場經濟的的重要形式。隨著高校合同種類和數量增多,合同管理工作也成為高校管理的重要內容,直接關系到高校的權益保護和健康發展。構建科學合理的高校合同管理體系成為高校規范管理、依法治校的迫切任務。

一、高校合同管理的重要性

高校合同管理,即高校對本單位的合同立項、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、解除、終止、爭議處理等環節予以規范和審查監督的一種行為。[1]合同管理是高校管理的一項重要內容,加強合同管理,有利于高校依法訂立并履行合同,提高合同履約率,預防法律風險,減少和防止經濟糾紛和財產損失,有助于高校依法維護自身權益,對于依法治校、依法理財、規范管理具有十分重要的意義。

與一般企業合同關系不同,高校合同關系在內容上具有鮮明的高校特色,圍繞教學、科研、服務社會三大功能而進行的基本建設、修繕維護、物資設備采購、合作辦學、技術研發轉讓、招商引資、房產租賃等經濟活動也采取了市場化、專業化的模式,以合同為媒介使高校與各市場主體之間產生了內容各異的權利義務關系。高校合同管理工作就是圍繞上述的合同關系展開的。

高校合同管理涉及的部門多,程序性強,合同審簽與履行具有分離性。以高校采購合同為例,物資設備采購一般由需求單位申請立項,領導審批,主辦部門制訂采購計劃,滿足條件的還需組織招投標來確定中標人,經過合同談判,法律部門審查,最后由學校法定代表人或其委托代理人簽署,而合同的具體履行則是由需求單位及各主辦部門來完成的,合同文本中所載明的校方權利義務的實現有賴于需求單位及各主辦部門對合同的如實履行?？梢?高校合同管理涉及的部門眾多,相關的需求單位(院系、實驗室等)、主辦部門(實驗室與設備管理、基建、后勤、教務、資產管理等部門)、監察、審計、財務、法律事務等部門,都與合同緊密相關。所以,高校合同管理不能只是對合同文本的起草、審查和修改的靜態管理,要堅持專業化原則,通過建立健全相應的合同管理組織體系、制度體系來構建全程動態的合同管理體系。

二、建立高校合同管理組織體系

合同管理工作涉及校內眾多部門,且突破了高校范圍,在高校與其他市場主體之間產生了復雜的法律關系。因此,要在校內確立合同管理工作的權威性,首先就要建立有權威的合同管理領導小組,其成員應包括校領導、技術、財務、審計、監察負責人及法律顧問,由校領導擔任組長;并按高校合同類型分設基建維修、物資采購、資產管理等合同專業組,吸收相關職能部門主要負責人參加。

其次,從防范法律風險角度考慮,校方應設立專門的法律室作為合同管理領導小組的日常辦事機構,歸口負責合同管理工作,對合同實行統一管理,參與項目談判,審查合同文本的合法性、完備性、嚴謹性,負責合同履行階段的監管,指導合同履行中的變更事宜,及時發現履約風險并妥善處理合同糾紛,完善合同基礎事務管理。

再次,合同管理工作也是一項牽涉部門眾多、綜合性強的工作,單從合同內容來看就包括技術(業務)、財務、法律三個方面的內容,任一方面存在問題都有可能導致糾紛的產生,[2]因此應明確相關部門在合同管理工作中的職責。合同主辦部門在立項后、簽訂合同前應負責對擬合作對象的資質、履約能力、既往的履約信用進行調查,防止資質不符、信譽欠佳的市場主體進入合作對象的備選范圍;需求單位和主辦部門應根據項目特點,為主做好與合作單位的談判工作,并根據法律室提供的合同示范文本做好合同文本的草擬工作,遵循合同會簽制度,由技術(業務)、財務、審計部門審核合同的技術性、商務性條款,合同主辦單位應負責本部門合同履行,并定期向學校合同管理領導小組報告合同履行情況。

上述部門職責需落實到崗位由具體的管理人員來承擔,因此,必須加強培訓提高相應崗位人員的合同意識和風險意識,把合同管理的每一個環節落實到工作職責之中,從而使高校合同的統一歸口管理與分類專項管理密切配合,[3]在高校內部建立由法律室和各部門組成的層次化、規范化的合同管理組織體系。

三、健全高校合同管理制度體系

制度是規范化管理的基礎。規范合同管理必須有完善的合同管理制度體系,使合同管理工作有章可循,明確職責權限、規范簽訂程序、落實監管職責,以制度來規范和約束高校的合同運作行為,從而使合同的訂立、履行和爭議處理都處于有效的控制之中,有效防范和控制合同風險。高校合同管理制度內容應包括:

1.合同管理辦法:合同管理辦法是高校合同管理的綱要,在辦法中應明確合同管理機構及其職責;合同立項、訂立、審查、會簽、簽署、履行、變更、解除、糾紛處理的程序和規則;合同專用章、合同歸檔和處罰規定等內容。

2.資信調查制度和信用管理制度:明確合同主辦部門在立項后、簽訂合同前應認真地對擬合作對象的資質、履約能力、既往履約信用進行全面調查,對有過合作關系的合同相對人的履約情況、資信信息登記備案,完善信用評價指標,建立不良記錄名單,限制不良記錄者參與學校的相關經濟活動;對擬簽約對象的資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理,把好簽約對象的入門關。

3.合同審查會簽制度:一份完整的合同,包含有技術、財務、法律三個方面的內容。因此,應對合同的專業技術、經濟商務和合法性進行全面審查。應在制度中明確由有關部門對合同條款的經濟性、技術性進行審查。經過有關部門的專業審查后,再由法律室對合同進行合法性和完備性審查,審查當事人是否具備相應資格;合同內容是否符合《合同法》及相關法律的要求,合同條款是否完備,內容是否嚴謹,條款表述是否清晰,用詞是否準確,權利義務是否對等,對可能出現的不利情況是否規定有風險承擔等,防止因條款不嚴謹而導致的合同風險。

4.授權委托書證管理制度:高校對外簽訂合同,應由作為法定代表人的校長或其委托代理人進行。未經授權,任何人不得以學校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。為規范代理人的簽約行為,必須建立授權委托書證管理制度,授權委托書須載明代理人姓名、代理事項、代理權限和有效期限,由法定代表人簽名,并加蓋單位公章,代理人在授權范圍和期限內依法簽訂合同。授權委托書的印制應當由學校室統一管理。

5.合同履行、糾紛處理制度:建立合同履行跟蹤制度,明確合同主辦單位的合同履行職責和合同統一管理部門的監管職責,規范合同履行管理的內容。合同主辦部門應負責如實履行合同及附隨義務,遇合同內容不明影響履行時,應及時協商補充,依法辦理合同變更,依法行使抗辯權、代位權、解除權,并及時將合同履行情況通報學校法律室。在糾紛處理制度中,明確負責糾紛處理的機構和處理原則,規范糾紛處理程序。合同履行過程中,一旦發生糾紛,合同主辦部門要及時上報法律室,并爭取與對方協商解決,法律室在協商過程中給予指導和配合,一定情況下參加談判;協商不成需提起仲裁或訴訟的,應連同合同檔案一并移交法律室。

6.合同基礎事務管理制度:合同基礎事務管理包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同歸檔等內容,亦須建立相應的制度。

合同專用章管理制度應當明確:簽訂合同必須使用合同專用章,合同專用章由專人保管,使用合同專用章應當由合同統一管理部門編號、備案,建立合同專用章使用臺賬,對濫用合同專用章或者對合同專用章管理不善的行為及責任人要給予相應的查處。

合同臺賬制度是全校合同簽訂、履行情況的一覽表。學校合同統一管理部門應設立合同臺賬,各合同主辦部門應定期向法律室報送合同報表,合同報表應當包括雙方當事人、簽訂日期、合同編號、合同名稱、履行期限、履行情況、變更情況等內容,從而全面、連續地掌控合同履行過程。

建立合同檔案管理制度,完備合同資料保管。合同主辦部門在合同立項后,應逐一建檔并有統一編號,妥善保管合同正本及附件、合同談判記錄、交往信函、簽收記錄、合同分批履行的情況記錄、變更、解除合同的協議和電報電傳等書面材料。履行完畢的合同,比照會計檔案保管期限保管。

四、構建全程、動態的合同管理體系

從現代合同管理的角度看,在完備制度體系和組織體系的基礎上,強化對合同簽訂前、簽訂中、簽訂后以及履行完畢的全程、動態監管體系才是完善的合同管理體系,也只有通過全程、動態的合同管理才能充分發揮合同管理制度和組織網絡的功能。

1.簽訂前:加強資信調查和信用管理,抓好招投標管理。多渠道、全方位收集合同相對人信息,建立合同相對人的信用管理系統,是將合同風險的防范關口前移、從外部防范合同風險的關鍵。完備信用管理,首先要求合同主辦部門在簽訂合同前應對合作對象進行充分調查,了解其資質、履約能力、既往的履約信譽等;對有過合作關系的供應商、承包商等的履約情況、資信信息登記備案,完善信用評價指標,建立不良記錄制度,對列入不良記錄名單的應限制其參與學校的相關經濟活動;通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理,最大限度地控制客戶的信用風險。

從某種意義上說,招投標就是選擇簽約對象、確定合同內容的過程,招標文件及答疑、中標人的投標文件及承諾是合同的重要組成部分。因此,要規范招投標工作,為合同管理鋪平道路。首先要從規范招標文件入手,招標文件應內容全面、條件合理、標準明確、文本規范,以最大程度地減少招投標和合同履行過程中產生的風險和糾紛。其次,要保證招標工作各個環節規范、有序進行,把好資格審查關,查驗投標代表的簽約資格;對中標人的澄清、承諾均要求現場提供書面材料,并將上述內容納入合同文本。

2.簽訂中:重視合同文本審查,規范合同簽署。主體適格、內容合法、條款完備、表述準確的合同文本對于預防法律風險至關重要。因此,嚴把合同審查關,有助于提高合同的履約率,減少法律風險。一般情況下,一份完整的合同包括技術(業務)、財務、法律三個方面的內容,任一方面存在問題都有可能導致糾紛的產生,因此應建立合同會簽制度,由技術(業務)、財務、審計部門審核合同的經濟性、技術性條款,法律部門作為合同管理的歸口部門主要對合同文本進行合法性、完備性審查。合法性審查包括:當事人是否具備相應資格;簽約代表是否具有簽約資格;合同內容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。完備性審查包括:合同條款是否完備、內容是否嚴謹、合同條款表述是否清晰、合同用詞是否準確、權利義務是否對等、對可能出現的不利情況是否規定有風險承擔等。

3.簽訂后:嚴抓合同履行管理,強化動態、全程監控。切實執行合同履行跟蹤制度。合同簽訂后,合同主辦部門應當對合同的履行情況實時跟蹤,及時掌握合同履行動態,發現對方輕微違約或部分不履行時,應及時采取應對措施。變更合同時,均依照法律、法規和合同管理辦法的規定,及時簽訂補充協議,忌以內部報告、批示的方式取代變更或增加事項的補充協議;在履約過程中及時發出必要的書函,對合同履行過程的函件往來予以簽收歸檔,作為雙方履約的證據予以保管,加強合同動態管理;暢通渠道,建立合同主辦部門上報、合同歸口部門統計的合同履行臺帳,全面掌握校內合同的履行情況,發現問題及時妥善處理。同時,審計、財務部門嚴格按照簽訂的合同條款辦理結算手續,把好合同結算關,及時催收應繳款項,嚴格控制對外付款,杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。

4.履行畢:合同資料及時歸檔,完備合同信息化管理系統。隨著高校合同數量增多、合同內容復雜化、特別是投資經營合同的履行長期化,使合同文件的組成內容越來越多,合同文本會成為長期履約的依據。因此,必須重視合同資料的收集保管,合同承辦部門在合同立項后,應逐一建檔,妥善保管合同正本及附件、合同談判記錄、交往信函、簽收記錄、合同履行情況記錄、變更、解除合同的協議等一切書面材料,并定期向學校檔案館移交。同時,應建立信息化的合同管理系統,包括合同電子檔案庫、合同分析系統,重視對合同信息的分析,歸納整理高校實踐中已經發生的合同風險,確定風險偏好、風險多發點,以便為后續的合同管理工作提供有針對性地防控措施,杜絕類似合同風險,使高校合同法律風險的防范和管理工作契合高校需求;同時,通過對合同檔案的信息化管理,亦有助于完備客戶信用檔案,為校方的招投標管理、合同簽訂提供有效的信用資料。

[1] 程秋梅.論法治視域下高校經濟合同管理[J].教育財會研究,2009(2).

[2] 陳 忠,杜鴻繼.企業合同管理效益之考量[J].海峽科學,2009(5).

[3] 許棟成.淺議合同管理[J].江漢石油職工大學學報,2009(1).

The Construction of College and Un iversity ContractManagement System

DUAN Yanhua
(Hunan University of Technology,Zhuzhou,Hunan 412008)

Constructing a scientific and reasonable contract management system is one of the most important contents of college and university standardizing administration and of management in accordance with law.A whole processed dynamic contractmanagement system should be constructed on contract management organization system which combines a united contract management with specific management so as to protect and strengthen the right and the interest of colleges and universities and ensure their healthy development.

contract management system in colleges and universities;contract management organization system;contractmanagement regulation system

D923.6

A

1674-117X(2010)02-0118-04

2009-10-16

段艷華(1975-),女,湖南通道人,湖南工業大學講師,法學碩士,研究方向為民商法學和經濟法學。

責任編輯:黃聲波