淺談如何提高中醫檔案管理水平

佘 霞

(河北省中醫院辦公室,河北 石家莊 050011)

中醫檔案館是收集和傳播最新醫學信息的中心,是科研人員和醫學信息之間的橋梁。隨著中醫信息化建設的加快,中醫檔案館在中醫醫療、教學、科研和管理中發揮著越來越重要的作用。因此,要適應日益增快的信息化時代發展的要求,更好地發揮其服務職能,迫切需要提高中醫檔案管理水平。提高中醫檔案管理水平需做好以下幾點。

1 檔案管理人員素質

隨著科學技術突飛猛進、日新月異的發展,檔案館已進入一個全新的網絡時代,面對飛速發展與創新的信息觀念和信息技術的沖擊,檔案館要適應新的變化、新的發展,更好地為教學、科研服務,最大限度的滿足讀者要求,就必須有一支高素質的檔案管理隊伍。

由于醫療機構的特殊性,中醫更關注的是醫療業務發展和人民群眾的生命健康,常常忽略中醫檔案館的發展和檔案館人員隊伍建設。從人員素質來看,中醫檔案館員往往是從臨床工作中的中年護士轉崗而來,缺乏檔案資料管理知識、網絡知識,并且信息意識落后,對數字化檔案館管理較為陌生。從職稱管理來看,中醫檔案館員游離于系統邊緣,培訓、晉升困難。種種原因,造成中醫檔案管理隊伍人才匱乏,素質偏低,直接影響了讀者的閱讀效果和檔案館信息的收集、傳播。

中醫檔案管理人員應具備以下素質:①檔案管理人員應具有良好的思想作風和高尚的職業道德;②應具備較高的文化素質和合理的知識結構;③應具備較強的信息意識和科研素養。

2 檔案管理知識化與服務創新

為了能更好地滿足需求,中醫檔案館必須通過管理知識化來改變重藏輕用、信息手段落后以及資源配置不合理等問題。知識管理不僅僅是信息與數據的管理,也不僅是指信息技術,而是識別有用的、相關的知識,去組織、吸收、綜合知識,促進創造性地使用知識,從而提高組織應變能力,即以知識為核心、創新為動力的管理,是一種全新的管理理念[1]。而要做好管理知識化必須做到以下幾點:①加強中醫檔案館的組織管理和信息化投入,采用科學管理,人性化管理。②建立科學合理的檔案館內部管理體制。加強規范化、制度化、人文化的管理。③管理人員要具備良好的醫學基礎知識、檔案情報知識、計算機技術和較高的外語水平。

服務是檔案館一切工作的出發點和歸宿,是現代檔案館實現其價值的總體現,隨著信息社會與現代檔案館的不斷發展,服務的方式、手段都在發生著日新月異的變化。對此,中醫檔案館應如何抓好服務工作,保證能以最短的時間、最快的速度、最佳的方式和最小的代價從檔案館獲取自己需要的知識和信息,其關鍵在于做好檔案館的服務創新[2]。實現檔案館的服務創新必須做到以下幾點:①轉變觀念,樹立全新服務理念。②強化服務意識,“以人為本”。③完善檔案館服務,提高服務效能。④檔案館實行“信息服務多元化”。此外,中醫檔案館要配合中醫的文化建設,開展文獻信息的借閱查詢、文化展示、專題報告、學術研討、培訓輔導、文化娛樂休閑等多種積極向上、健康有益的文化和教育服務活動[3]從而使中醫檔案館信息服務能最大限度地為中醫服務,構建滿足中醫發展需求的服務模式。

3 提高檔案館建設的重視程度

提高檔案館建設的重視程度領導是關鍵。檔案館以為醫療教學科提供信息、為領導提供情報為己任。但是在當前醫療市場日益激烈的競爭情況下,不少檔案館處于停滯不前狀態,業務和建設沒有得到進一步發展[4,5]。究其原因,主要是領導對檔案館的建設不夠重視。由于一些領導認為檔案館的投資沒有直接的經濟效益,回報率低,致使檔案館在人員配備、設備購置、經費投入等無法達到最基本的要求,工作難以開展。因此,要想發揮檔案館的作用,領導重視是前提。離開了這一點,中醫檔案館的作用將是無本之木,無源之水。

4 中醫檔案館做到傳統與數字并存

傳統的檔案館以手工操作為主。它通過中醫檔案館工作人員,為院內醫務工作者提供文獻信息整序、文獻信息傳遞、進行專業教育服務。當今中醫檔案館應當成為數字檔案信息開發、利用和培訓的中心[6],要建立紙質文獻資源與數字化信息資源共存,并對它們進行有機整合、管理與利用的復合式檔案館,同時應配備多功能的醫學信息檢索系統,組建電子閱覽室。數字醫學檔案信息的獲取及傳遞已經超越了傳統檔案館模式,幾乎不受時間和空間限制,可準確、快速地獲取醫學新信息、新進展。

但網上信息資源分散、組織松散、數據類型多、隨機變化大,給醫護人員查找和利用信息帶來困難。電子閱覽室還需對網上信息資源不斷進行組織管理和深層開發,不斷對網上信息進行篩選和評價。針對中醫專業性較強的特點,刻意集中某些主題的節點,以滿足中醫個性化需求。

總之,只有更新觀念,加快信息化建設,拓寬服務意識領域,提供針對性服務,深化服務內容,才能使中醫檔案管理工作邁上新臺階,檔案館才能在科技興院中有更大的作為,以適應時代對我們的挑戰和要求。

[1] 趙秀華.檔案館知識管理及對策淺談[J].職業圈,2007(3):67-74.

[2] 馮澤倫,楊才勇,鄭礫.對現代醫學檔案館服務創新的幾點思考[J].西南軍醫,2006,8(4):100.

[3] 鐘冰,王茜.探析中醫檔案館服務新模式[J].中華現代中醫管理雜志,2006,4(1):54-55.

[4] 陳小忠.陳麗和.廣東省檔案館現狀分析與發展對策[J].現代中醫,2004,4(1):67-70.

[5] 趙海波.cmcc在我院檔案館中的應用[J].中華醫學檔案情報雜志,2004,13(2):59-60.

[6] 唐維新.創建基本現代化中醫應該重視的幾個問題[J].江蘇衛生事業管理,2002,13(4):1-3.