監督檔案管理工作淺談

朱 博，郭繼遠

河南省內鄉縣工程質量監督站（474350）

建設工程監督檔案是監督工作的成果,是監督人員工作的記錄，是建設工程的質量情況的間接反映。河南省質監總站非常重視監督檔案整理工作,對建設工程質量監督站的考核中就包括監督檔案考核，可見，監督檔案的重要性不言而喻。由于監督檔案整理歷時長，涉及整個建設工程全過程監督，整理難度大。如何整理好一個完整齊全的監督檔案，是每一個監督員的重要任務。

1 受監資料整理

監督機構在接到建設工程注冊監督申請后給建設單位發放《建設工程質量監督注冊登記表》，建設單位據此填寫此表，并提交土地證、規劃證、中標通知書及參建各方責任主體的資質證、營業執照、人員上崗證、技術成果以及圖審報告和整改報告。合格后，監督站成立監督小組，制訂監督計劃，進入工程質量監督。注冊登記表和申報材料、監督計劃進入監督檔案。

2 監督交底

一個監督工作方案，一個交底記錄。監督工作方案要有針對性,對于特殊工程，可制定詳細的監督方案作為補充。另外，編制日期要及時，不應超過受監15日，要由站長或總工審批。監督交底記錄應填寫交底時間地點、參加人員、會議議程、會議明確的主要問題、各方反映的問題及要求，還要有各方負責人簽字。

3 責任主體質量行為資料監督檢查記錄

由質監員進入工地檢查時填寫監督手冊,監督手冊應如實填寫工程概況、工程規模、監督組成員名單、監督重點、停檢點。質監人員在檢查時，就檢查中發現各方責任主體存在問題，要如實填寫，并填寫質量隱患整改通知單，限期整改。對于行政機關要求提前介入的工程，也應及時如實填寫，提出處理意見。這樣更具真實性，且能反應出質量行為完善的過程。

4 監督巡查記錄

應有質量行為巡查情況和工程實體質量的檢查情況。質監員在做記錄時，往往實體質量寫得多，質量行為內容不寫或寫得少。參建各方質量行為要檢查的內容很多，在質量監督手冊中已有體現,但在監督巡查記錄中仍要有該部分內容。主要管理人員在崗情況及執行法律法規情況應如實記錄。對實體質量的巡查記錄要詳細，檢查哪個部位，存在的問題要記錄清楚，以便反饋參建單位進行整改。監督巡查記錄一式四份，各方簽字后，發放給各責任主體三份，一份存檔。在巡查記錄中已經寫清，發放責任主體便于整改。對于問題較多或較嚴重時，下發《整改通知單》或《局部暫停通知單》。

5 質量監督抽檢記錄

建筑工程抽檢內容有:主要材料、構配件抽檢、現澆混凝土強度、構件尺寸。每年制訂抽檢計劃，最低保證每一季度一次，成立專門的抽檢小組，人員必須持證上崗，必須熟悉操作規程。所有的工地都要抽檢，抽檢不流于形式，增大監督抽檢的權威性。

6 反饋、整改、停工通知單及不良行為記錄

我站《抽測通知單》簽發的問題主要來源為:①日常監督發現有可疑構件或問題，簽發《抽檢通知單》；②工程質量大檢查中發現問題，需簽發《抽檢通知單》；③參建單位或社會反映的問題，經核查屬實的，需簽發《抽檢通知單》。《抽檢通知單》簽發要及時，經檢測機構檢測合格的，應把檢測報告復印件附于《抽檢通知單》后。

《整改通知單》是在日常監督中發現質量問題要求責任單位整改的通知，整改有時限，責任單位應在時限內完成并回復完成報告書。完成報告應有總監和施工項目負責人簽字并加蓋公章，監督員接報告實地回訪。這里應注意的問題是有的質監員認為“我發過《整改通知單》就沒有我的責任了”，不去認真地責成有關單位整改，無整改完成報告。

工程《局部停工〈暫停〉通知單》是出現嚴重問題，質監員認為必須停工，向站領導匯報后，質監站加蓋公章下發通知單。責任單位對質監機構提出的質量問題整改后，上報《工程質量整改報告》和《工程復工申請報告》，質監機構下達《工程復工通知書》后方可復工。這里通知單和報告環環相扣，問題處理要閉合、對應。

責任主體不良記錄是質監機構處理較薄弱的方面，有些質監員不作此項記錄。根據建設部建質[2003]第113號《建設工程質量責任主體和有關機構不良記錄管理辦法》對責任單位出現113號文規定的情況，應作不良記錄，并向站長提交材料由站長審核。填寫不良記錄后，向建設行政主管部門匯報,由建設行政主管部門做統計匯總及網上發布等工作。

7 主要分部、子分部及專項驗收監督記錄

主要是樁基、地基處理、基礎、主體、鋼結構、玻璃幕墻、建筑節能等比較重要的環節的監督驗收記錄,各責任主體要報送相應驗收記錄并加蓋法人章或業務專用章作為附件。這部分資料整理難度在于大部分工程工期較緊,主體工程完成后，就要進行主體驗收，以便進入裝飾階段。施工單位不可能等到試塊全部到齡期后再驗收。所以驗收時，因為有些質量控制資料不到期，參建單位有的不能簽字蓋章。導致驗收記錄提交滯后，有的參建單位拖拖拉拉不能及時提交,監督員填寫監督記錄應在提交驗收記錄后，所以使監督記錄填寫也滯后。監督員要及時向參建單位催要相關驗收記錄。

8 質量事故處理監督記錄

這部分記錄也是監督人員較為忽視的,有的監督人員認為只要下發整改或停工通知單問題已處理就行了,寫事故處理監督記錄太麻煩，于是事故處理部分一片空白。這是不對的。質量事故發生后，應要求責任單位報送《工程質量事故報告》，初步了解事故情況、經過、發生原因的初步分析、損失情況、臨時措施。然后進行事故調查，摸清事故情況，填寫《質量事故調查報告》，報告中提出初步處理意見，報站領導審核簽字。最后，填寫《工程質量事故處理監督記錄》。

9 竣工驗收監督記錄

竣工前7日建設工程項目部向質監站書面提交《工程竣工通知書》，約定時間進行工程驗收，其中《竣工驗收通知書》還有竣工驗收組成員名單、竣工驗收方案。監督人員應認真審核竣工資料,對工程實物抽測和觀感檢查，并對驗收過程進行監督，最后填寫竣工驗收監督記錄。在這里應注意的問題是有的參建單位業務素質差,在竣工資料中填寫不規范、不認真，監督員應嚴格按要求填寫。

10 建設工程質量監督報告

建設工程質量監督報告是單位工程監督工作的總結，是竣工備案的依據之一，是監督檔案中最重要的資料。監督報告應在竣工驗收合格7個工作日內提交，這是時限要求。監督報告一式兩份，反映出實際的監督工作情況，一份要放監督檔案中，一份提交給備案機關。

工程質量監督檔案的整理過程,即是工程質量監督的實施過程。整理好工程質量監督檔案，首先要有認真的態度，一絲不茍，環環緊扣，問題處理閉合。其次要及時填寫各種記錄、通知、報告，不能拖拉；參建單位未及時提交各種回復、附件時，應催要。最后最重要的一點就是高水平的監督能力，工程質量監督檔案反映的是監督工作，沒有高水平的監督能力和執法能力，是整不出好的監督檔案的，監督工作是干出來的，不是寫出來的，監督檔案是監督工作能力的寫照。所以，對我們工程質量監督人員，要增強責任心，提高監督執法能力，搞好監督工作，整理好工程質量監督檔案。