芻議企業檔案工作的現狀及對策

王 瓏，徐躍霞，徐艷艷

(1.綏化市北林區運輸管理站，黑龍江綏化152000;2.綏化市北林區水務局，黑龍江綏化152000;3.綏化市北林區疾病預防控制中心，黑龍江綏化152000)

我國知識經濟的發展，對企業檔案工作產生了巨大的影響，如何適應這種新的形勢，以加強和改進企業檔案工作，是檔案工作者亟待解決的課題，為適應改革的需要，筆者認為應做好以下幾個方面的工作。

1 在知識經濟條件下對企業檔案工作提出的新要求

隨著知識經濟的發展和入世后對企業的要求，檔案工作也要不斷的進行改革，檔案工作要面向經濟的主戰場，并非是要檔案自身進入主戰場，而是要在分管范圍內加強對有關經濟內容檔案的收集，優先開發科技經濟類或有關的檔案，以便檔案工作更貼近經濟生活。在市場經濟體制下，從長遠觀點看并非一切事物都要市場化或商品化，但可以使部分科技檔案中的科技成果以信息的形式進入信息市場或科技市場，實現檔案信息的商品化或產業化。這也是知識經濟追求的最佳經濟效益。經濟效益是評價一個企業經營狀況的主要標準，大力開發檔案信息資源，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益，是更好地為經濟建設為中心的社會主義事業服務。我國經濟體制改革邁進市場經濟軌道后，檔案工作面臨一系列新的問題，在企業經營中合資、獨資、股份制等多種經營方式相繼出現，隨著外貿體制的改革及企業涉外成分日益加重，入世后對企業生產知識含量和規則提出了更嚴的要求，對這些領域內檔案管理工作無先例，又無經驗，檔案工作管理體制、服務方式、評價標準等，所有這些問題在檔案工作改革規劃應用時是不可回避，迫切需要從理論上加以解決，指導企業檔案工作適應知識經濟的需要。

提高檔案工作整體建設水平，增強服務功能。企業檔案工作要參與市場經濟，適應知識經濟運轉，汲取的養分是要靠各企業檔案工作人員的積極性和創造性。因此，要堅持“以人為本”的管理思想，把檔案干部隊伍建設提高在重要地位。①不斷調整充實企業檔案干部隊伍，優化其群體結構;②在人才培養上舍得投入，為企業檔案工作人員成長創造一個良好的環境;③企業檔案工作人員自身要進取向上，不斷求索，使自己知識結構和工作技能適應新形勢的要求。此外檔案部門還要不斷提高企業檔案工作的現代化管理水平。在當今知識經濟時代，信息處理，加工技術越來越先進，傳遞速度越來越快，檔案工作現代化已成為發展的大趨勢。所以必須大膽地借鑒發達國家企業管理經驗，積極為檔案工作現代化管理創造條件，率先引進、消化、吸取先進的管理技術和設備，不斷提高企業檔案管理開發利用水平;四是要增加服務功能。從近幾年的實際情況看，大部分中小型企業的檔案信息開發利用工作仍處于較低層次上。一些大型、特大型企業則進行了許多有益的償試。例如:采用了解決需求、預約調檔、送檔上門、跟蹤服務等主動超前的服務方式;開展有針對性的編研活動，對檔案信息進行深加工，實行檔案中技術信息有償轉讓及有償服務等等。這都是為企業檔案工作服務于經濟建設及進入市場提供了較好的經驗。筆者認為，目前一些中小型企業在強化檔案信息服務功能方面，也應當有所側重地借鑒和吸收這些好的經驗和好的做法，在實際中積極探索開發利用企業檔案信息資源的新路子，不斷拓展企業檔案工作服務范圍，強化服務功能，深入掌握企業檔案信息資源的潛在能量，使檔案信息資源轉化為現實的生產力，為企業和社會創造出更大的效益。

企業檔案工作要更好地服務于經濟建設中心，充分發揮檔案工作的最大效益。研究新形勢下企業檔案信息的需求取向，有的放矢的搜集、儲備適應市場經濟發展需要的信息資源，不斷優化企業結構。①改變企業檔案以政治信息為主，經濟技術信息不足的狀況，有針對性地加強經濟、技術信息比重，提高檔案的技術和效益含量，滿足企業參與市場競爭的需求;②廣開渠道，廣泛攝取檔案信息，既要著眼于當前，又要兼顧長遠，滿足企業長期發展的需要;③掌握經濟運行的基本規律，主動收集那些影響效益與企業發展聯系密切的熱點、難點問題的檔案信息，滿足領導決策的需要;④加速檔案、資料、情報管理一體化建設的步伐，強化檔案、資料、情報的互補功能，全方位地滿足企業各層對信息的需求。知識經濟引導企業經濟活動中追求最大的經濟效益和社會效益，是評價企業的一切工作。檔案工作的效益是通過利用來實現的，檔案工作要適應新經濟的新情況、新特點、解決利用其中的新問題，首先以提供利用的方式服務，所以要在利用制度方面進行一系列的改革和創新。

2 現代企業檔案工作出現的新特點

1)隨著經濟的不斷發展，在生產經營管理中形成了大量的檔案資料，這些檔案材料的產生，豐富了檔案的庫藏，增強了檔案的信息含量。

2)隨著企業的組織形式、經營性質、經營方式的變異，檔案管理對其他專業管理的滲透加深了，諸如企業集團檔案、三資企業檔案、職工健康檔案、職工業績檔案，這些種類繁多的檔案門類應運而生，使檔案工作深入實際，為開展企業經濟信息資源轉變為經濟效益開辟了新的途徑。

3)檔案是重要信息的資源。在市場經濟中，企業對檔案信息的需求量越來越大，頻率越來越高，特別是科技檔案、經營檔案、會計檔案信息的需求量最大，為了滿足這種需求，檔案工作人員積極進行檔案信息開發。開發的手段、深度、高度上都比以前任何一個時期有了很大的提高。

4)進入知識經濟以來，市場經濟更加繁榮，科技的迅速發展，使得一些企業檔案所必須的物質條件得到了改善，計算機、微機、光盤等現代化管理手段在企業檔案管理中的應用比以前有了進展。

5)在市場經濟的帶動下，加快了企業檔案工作納入依法治檔的進程。部分企業根據《中華人民共和國檔案法》的精神，結合本企業的實際制定了《檔案管理辦法》。

3 企業檔案工作現存在不適應知識經濟發展的主要問題

3.1 思想觀念不適應

一些企業領導和同志對檔案工作是經濟建設必不可少的環節“認識不清”，認為檔案工作“無關緊要，只要有經濟效益”。檔案工作與企業增效“關系不大，認為企業發展靠利潤，賺錢第一”，檔案工作也要“錢”字當頭，企業進入知識經濟后如何開展檔案工作，促進經濟運轉，不知所措。

3.2 檔案干部隊伍不適應

從檔案隊伍的數量與質量上看，檔案工作人員配備的隨意性較大。一人兼多職，把檔案工作放在次要位置上，檔案工作人員素質差，換的勤，認為人人都能干好這項工作，企業檔案工作尚未有切實可行的定員標準。由于待遇、地位等問題，檔案部門人員流失是很嚴重。從質量上講，檔案人員未經培訓，文化程度較低，進行低層次操作的為數不少。

3.3 檔案管理方法不適應

從宏觀管理上看，對檔案管理主要依賴于行政手段和輿論工具，而在運用法律武器和經濟手段進行監督方面，各企業進展還是不平衡的，軟弱無力。在微觀管理上，習慣于傳統的做法，對檔案管理的社會化、規范化、系列化做得還不盡人意，對先進的檔案管理手段和方法運用，還不能適應形勢發展的需要。

3.4 檔案開發利用不適應

企業檔案應是適應市場的需要，生產、經營、產品開發、技術改造、設備更新、產品銷售以及合同、法律、科技等方面的信息材料，是為企業經濟工作服務的信息傳遞，但這些材料統統收集的不齊不全，管理的好與壞直接影響著企業的興旺與發達。

4 適應經濟的需求，加強和改進企業檔案工作

為了適應經濟工作的需求，目前必須加強和改進企業檔案工作，應做到以下4點:

4.1 解放思想，更新觀念

作為新時期的檔案工作者，要從傳統的不適應經濟發展的思想觀念中解放出來，樹立與新形勢相適應的新觀念。①樹立市場向導觀念。企業檔案管理工作作為企業管理的一項重要的基礎工作，它的服務性尤為突出。在全球化知識經濟的形式下，企業要圍繞市場開展高科技生產經營活動，企業檔案就應服從和服務于企業改造創新的觀念出發，關心市場，了解高科技，以市場為向導，徹底改變那種一成不變的思想方式，用于探索，為企業進入大市場(歐美國家)服務的新路子。②樹立競爭觀念，有市場就會有競爭，這不僅僅是企業能力的競爭，也是科技水平的競爭，更是企業職工素質的競爭，所以它在客觀上要求企業樹立全員性競爭意識。這就要求檔案工作者亦應形成危機感和緊迫感，把檔案工作與企業興衰結合起來，積極參與企業生產，為企業發展出謀獻策。同時還要不斷完善自我，練好內功，增強自身的競爭能力，不斷提出新標準、新要求，爭創一流，奮勇爭先。在遵循檔案工作發展的同時，遵循市場發展的規律，圍繞經濟建設這個中心，建立起企業檔案工作與經濟建設的有機結合，同步發展的新格局。

4.2 提高檔案意識，加強隊伍建設

檔案工作者要主動向企業領導及技術人員有效地宣傳檔案工作，爭取領導的支持，提高檔案工作在職工中的實際地位，強化廣大職工的檔案意識，填補檔案管理法制觀念的群體空白，提高知名度。與此同時，檔案部門要加強隊伍建設:①設法穩定檔案員隊伍，以保持工作的連續性和穩定性。②抓好業務培訓，及時開展練兵活動，因為檔案利用是檔案管理的中心任務，要把檔案管理與利用結合起來，更好地服務于生產和各項工作，檔案工作人員就要全面，系統地掌握檔案工作的基礎理論知識和基本工作技能，在人員注意事項互補性，既要有學檔案的，也要有學自然科學的，還要有學經濟管理等其他專業的。要發揚奉獻精神，加強學習掌握知識要做到一專多能，不斷提高業務水平，以適應經濟建設的需要，促進檔案隊伍整體水平的不斷提高。

4.3 強化業務建設，實行現代化管理

業務建設是檔案信息的資源、存儲、開發的手段，一個企業的檔案室中資料是否豐富，是檢驗檔案工作人員的工作成果多少的標志，也關系到企業興衰。要使檔案為企業更好地服務，就必須加強業務建設，采取一切措施和手段，確保檔案的數量和質量。首先要工作落到實處，并要進一步完善歸檔制度，根據企業年度計劃，及早規劃，及早布置，采取“三同步”原則，檔案工作人員積極主動參與，也可隨時接收。同時要同各部門搞好協作關系。檔案平時看起來不起眼，但到關鍵時候發揮大作用，如果我們平時放松業務建設，到關鍵時候就出現大問題。按照企業管理狀況，制定檔案工作制度、相關政策、近期和長期的檔案發展規劃來調動檔案工作人員的積極性、主動性。加強檔案法制建設和法律監督。抓好標準化、規劃化建設，用標準化、規范化來組織，指導現代化。用檔案管理現代化促企業管理科學化，為企業增盈。

4.4 拓寬服務渠道，爭創最大效益

企業檔案工作應在服從服務于經濟建設這個中心，拓寬服務渠道上努力。要隨時隨地把握領導的意圖，密切配合企業生產、經營等各項工作，把握各種信息，及時準確地為利用者提供資料，為領導決策提供必要的依據，真正使檔案信息成為企業經濟發展的一個支柱。