水利工程技術檔案管理與資料整理

劉學仁

(虎林市八五六農場，黑龍江虎林158400)

水利工程技術檔案包括從工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，它對工程建成投產后的管理、運行、養護等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。本文在著重闡述水利技術檔案的管理重要性及其做法的同時，結合實際事例重點詳述了工程資料整理的步驟，因為只有做到整理好工程建設資料，才能更好實現水利技術檔案的正規化、標準化管理，更全面的服務于水利工程建設事業。

1 檔案工作的重要性

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。

它來源泉于工程建設全過程，不僅在建設過程中具有重要作用(質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與工程竣工驗收等)而且在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據和條件。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質量終身負責制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資料作用的發揮。所以水利部領導曾經強調，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。因此，對每一個工程項目不管是建設法人的甲方，承建項目的乙方以及設計、監理等任何一個單位，對工程設計、報批立項、建設與竣工的全過程、務須高度重視各個階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。加強工程檔案管理，是加強工程建設與管理工作的重要內容，江澤民同志曾題詞:“檔案工作是各項事業發展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的”。胡錦濤主席也指出“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業”。可見檔案管理工作的重要性與肩負的神圣責任。

2 如何做好水利技術檔案管理工作

水利技術檔案是水利技術管理工作的依據，是水利建設活動的憑據，也是水利技術交流的重要工作。它產生于整個基本建設全過程，包括從工程項目提出、可行性研究、設計、決策、招(投)標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行(使用)等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。因此實現水利工程檔案工作正規化、現代化的管理，將成為水利檔案工作者當前和今后相當長時期內面臨的重大課題，是我國工程檔案工作的發展方向和必然趨勢。

水利工程技術檔案管理工作，關鍵要注意其完整性、準確性、系統性。一般來說，水利技術檔案文件歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段施工建設階段、竣工驗收入階段及與項目建設有關的批復文件，參考資料等方面著手。對一些中小型水利工程，可在工程結束后，一次收集整理歸檔，而對于大型水利工程，由于規模大，投資大，周期長，就應該按可研前期準備，設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步歸檔整理。

水利技術檔案管理過程中，要按著《中華人民共和國檔案法》和國家現行檔案法規文件精神，努力貫徹理論聯系實際的方針，力求符合思想性、科學性和實用性的要求，采取靈活多樣的方式和方法，建立健全檔案管理的各項規章制度，把水利工程技術檔案工作進行分解，責任落實到人，確保水利工程技術檔案的完整、準確、系統和規范，使水利工程技術檔案達到標準化。

2.1 工作方法的標準化

首先應確定積累、立卷、歸檔等各環節的技術標準。其次建立標準的技術檔案工作程序圖，具體列出與各部門之間的關系及工作的周轉運行圖等等，使其達到程序化。

2.2 管理制度標準化

從水利工程建設的批復文件及勘探、設計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發放、回收等到技術檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。為達到標準化還必須建立獎懲制度，對水利工程技術資料形成的每個重要環節，凡是有做出突出貢獻的，組織上都應給予適應的獎勵，對確實屬于不重視檔案工作，工作馬馬虎虎，對檔案工作造成損失的，應給予必要的處分，從而在抓檔案管理工作中，樹立先進典型，起到示范帶動作用，把檔案管理工作進一步做好、做實。

2.3 統計標準化

所謂統計標準化就是對檔案和檔案工作發展情況進行統計調查，統計分析，提供統計資料，對水利工程各階段技術檔案工作實現統計監督。具體就是統計技術檔案的收進、移出、結存、整理、鑒定、保管、利用、業務指導及其它等相關的各項內容。只有使用統一的計量單位，統一格式的報表，才能有完整可靠的技術檔案數據。

2.4 其它方面

檔案存放的庫房管理也要達到標準化，庫房標準化管理要有一套標準的辦法，庫房的建設包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標準。除此之外，還要設有良好的通風設備，保持庫房通風，濕度等項指標都要達到《檔案法》的要求。檔案庫房的設計還應有檔案柜架的平面布置圖及檔案存放位置圖，達到利用查找迅速、準確。目前檔案查找效率多半根據檔案人員對檔案的熟悉程度而定。但是隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，只靠記憶是不行的，由于技術檔案專業性較強，其檔案不能象書架上的書刊那樣可直接挑選，借閱者必須借助于檢索工具，才能找到所需的技術檔案，因而檢索工具也要做到標準化，這也是檔案檔案管理考核的重要內容。

3 工程資料的整理

3.1 工程資料整理的意義和現狀

水利工程資料是指在水利工程建設管理工作中直接形成的、有保存價值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報告等不同形式與載體的各種記錄，是對工程項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收及運行、維護、改造的需要依據。工程資料的整理是監理工程師對工程建設管理的重要組成部分，工程資料的整理水平體現了監理工程師對工程建設的管理水平，規范齊全的竣工資料來之于規范的建設管理和嚴格的質量控制。

就墾區而言，水利工程大多地處偏僻，工地條件較差，工程建設一般要歷時半年以上，工程師在保存好原有資料的同時，還要不斷地對新資料進行整理存檔，而且各種表格、檢驗報告如果保存不好，很容易丟失、污損、造成不必要的損失。多數水利工程因工期和冬季無法施工等種種原因，工程資料整理偏后的現象普遍存在，給工程資料的完整性、準確性帶來困難。

3.2 如何快速便捷地整理工程資料

3.2.1 建立合理的編碼程序

合理的編碼程度是水利工程資料建立和管理的基礎，為資料的整理與查閱帶來極大的方便，可根據不同的類別，建立相應的數據庫。

3.2.2 建立資料庫

根據不同的資料形式建立不同的資料庫(分類):

1)對工程建設中的評定表格、檢驗表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應的資料目標(文件夾)。

2)對于照片、圖紙、攝像等資料可通過數碼相機、掃描儀、數碼攝像機傳入計算機，存入相應的資料庫。

3)對于工程文件，如:工程建設的有關單位批文、工程批復文件、征地用地批文等，用掃描儀可對文件原件進行掃描，存入相應的文件夾中。

為了做好資料的管理，首先要根據編碼程序進行資料目錄編寫，以超越鏈接方式進行分類和目錄及子目錄的查找。

3.2.3 資料庫的管理

首先要對當天的評定、檢驗表格等有關資料及時歸檔，分類做好登記和鏈接。對于不再修改的資料要進行寫保護或設成只讀，同時，要對資料及時備份，防止丟失，另外，要做好計算機防病毒工作，將計算機保持在實時監控狀態。

4 穆興灌渠節制閘工程資料整理實例

4.1 資料編碼程序

根據監理對穆興灌渠節制閘資料管理范圍，資料編碼分為:①工程開工建設資料;②工程建設及施工技術資料;③工程鑒定檢測資料;④工程驗收報告資料;⑤工程驗收質量評定資料。其中:

1)工程開工建設資料分為:①可研、初設、地勘、批復計劃等有關文件資料;②工程招標文件等資料;③承發包、設計、施工、監理等各種合同書資料;④監督、質量保證、項目劃分等有關批準資料;⑤其它資料。

2)工程建設及施工技術資料分為:①會議記錄資料;②監理資料;③施工圖紙、變更、技術說明、圖紙會審、通知及審批等資料;④施工組織設計、方案、日記、往來函件及檢查處理等資料;⑤運用、度汛、調度方案等資料。

3)工程鑒定檢測資格分為:①設備產品說明、調試、鑒定及試運行等資料;②施工測量、測試及各種觀測記錄;③各種原材料構件質量鑒定、檢查、檢測試驗資料;④各種試驗報告單;⑤其它相關檢測資料。

4)工程驗收報告資料:①建設、監理、設計、管理、運行、報告等資料;②竣工決算、竣工審計、竣工自查等報告資料;③其他有關資料;④竣工圖紙;⑤工程照片。

5)工程驗收質量評定資料:①隱蔽工程驗收記錄資料;②單元工程質量評定資料;③分部工程質量評定資料;④單位工程質量核定資料;⑤其他有關資料。

4.2 建立資料庫

對工程建設的各種資料進行分類，存入相關的資料庫中，按照工程進度不斷增加新的內容。這樣，即快捷方便，又保證了資料的真實，完整。通過我們的工作，穆興灌渠節制閘工程技術檔案有一套較全面的數據庫。

4.3 資料庫的管理

監理公司把工程資料質量作為工程建設質量體系的一部分，工程資料整理不合格，整體工程不允許驗收。在工程招標時，對資料管理做出明確規定，把要求寫進招標文件;工程施工中，又對資料管理做出了詳細規定，要求及時整理，及時保存，由駐地監理對施工單位資料整理工作進行檢查、指導;工程竣工后，由監理工程師負責，對工程資料再開展全面系統地檢查整理工作，確保資料的準確性、完整性。

［1］李永強.水利工程檔案管理手冊［R］.北京:中國水利水電出版社，2001.

［2］姚麗娟，馬慶霞，高萬軍.淺析水利工程文件歸檔與管理［J］.黑龍江水利科技，2007，35(1):134 －35.