高校信息機構發展趨勢研究

無錫商業職業技術學院圖書館

〔江蘇省無錫市 214153〕

馬葉香*

隨著計算機技術、網絡技術的發展,一種新的信息環境已經展現在讀者的面前。傳統的文獻信息提供與獲取方式被徹底改變了,分散于不同地理位置的文獻信息資源以數字化方式存儲,通過通信網絡相互連接,人們通過網絡上的任一終端便可獲取所需要的文獻信息資源。在這樣的環境下,高校的廣大師生對文獻信息資源的服務提出了更高的要求。目前的情況是,在高校內,圖書館、檔案部門、網絡中心、情報中心等信息機構雖然經常需要合作,但卻仍在以平行而疏離的方式各自發展,不斷為設備、人員、責任而發生摩擦。它們的分裂狀態嚴重阻礙了高校信息化的進程,也妨礙了文獻信息、設備、人力等各項資源要素效能的發揮,各界對高校信息機構進行整合的呼聲也越來越高。在這樣的呼聲下,高校正面臨著一系列為適應時代需要而不可避免的變革,高校信息機構正在走向綜合與統一。

一、高校信息機構綜合發展趨勢

(一)圖書館與檔案部門統一

在國外,圖書館與檔案部門是一體化管理的,檔案部門往往作為圖書館的特藏部門提供特色文獻信息資源服務。而在我國高校,圖書館與檔案部門相對獨立,各自以平行的形式發展,有的甚至老死不相往來。但是,在網絡環境下,讀者對文獻信息的需求不再是單一類型、單一載體的文獻信息資源,讀者需要通過一個檢索入口迅速地檢索、獲取到各種類型、各種載體的能滿足科研與學習需求的全面文獻信息。目前,讀者能通過圖書館的檢索系統檢索到校內外的各類數字化文獻信息資源,卻不能檢索到本校及校外的檔案資源(國外稱為圖書館特藏資源),檔案資源游離于蓬勃發展的高校文獻信息資源建設體系之外。因此,各界對高校圖書館與檔案部門一體化的呼聲越來越強烈。

所謂圖書檔案一體化管理,是指建立集圖書檔案等文獻信息資源的開發、利用、服務于一體的新型文獻信息服務管理體系,實現圖書、檔案的資源共享,形成規模化、系統化、網絡化服務管理,打破圖書與檔案之間的層層壁壘,實現信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等各種要素之間的匹配與磨合,為用戶提供集成的一站式服務。呼吁歸呼吁,在中國高校,真正實行圖書館與檔案部門合并的實例卻很少,常見的形式是兩個部門在某些領域進行合作。要突破藩籬,還必須依賴上級主管部門的推動,而實踐是解決長期爭論最好的注解。

(二)圖書館與網絡中心合并

高校圖書館是高校的文獻信息資源服務中心,而網絡中心或計算機中心則是高校的計算技術、網絡建設與服務中心。前者,隨著高校圖書館向網絡化、電子化、數字化發展,計算機成為信息存儲的載體,網絡成為信息流通的場所,利用計算機進行文獻信息資源的管理并通過網絡向讀者提供精、準、快的文獻信息服務成為高校圖書館管理與服務的方向。為此,高校圖書館建立了自己的系統服務部,負責圖書館內部的計算機、網絡及數字化文獻信息服務。這一點,與負責全校計算機、網絡的網絡中心在人力資源及設備上產生了包含及被包含的關系。后者,隨著電子計算機的微型化及計算機技術的普及,不再具有獨專的地位,機構逐漸式微。于是,部分高校從設備、技術、人力、信息服務協調發展的角度出發,將高校圖書館與網絡中心合并,建立了“圖文信息中心”,以實現全校范圍內大概念的信息服務目標。例如,上海第二工業大學將圖書館、網絡中心、電教中心組成圖文信息中心,無錫職業技術學院“圖文信息中心”則承擔了原網絡中心與圖書館的職能。

高校以“圖文信息中心”機構的形式,實現文獻信息設備與文獻信息資源的共建、共知、共享,使其成為學校教師的研究中心和學生的學習中心,全方位地滿足學校廣大師生獲取文獻信息資源的需要,為學校教學和科研提供優質、高效的文獻信息服務。通過合并,學校實現了資源、技術、人力的整合,提高了學校的文獻信息綜合服務能力。

(三)圖書館與情報中心合并

1986年 1月,美國哥倫比亞大學將全校的圖書館系統和計算中心(CUCCA)的學術服務部門合并組成學術情報中心(SIC),以強有力地支持大學的學術情報需要。這一革新將多種人才匯集在一起,提供從“無技術”到“高技術”等廣泛的情報服務。后來,全世界許多大學都在效仿。在我國,1995年上海市將上海圖書館和上海科技情報研究所合并,產生了全國第一個、至今也是唯一的省級圖書情報聯合體。深圳市于 2006年把該市的科技情報所與新建的大學城圖書館合并組建了深圳科技圖書館。目前,在我國高校圖書館,信息服務是其重要職能之一,它根據教學、科研的需要,有目的、有組織地從事科技信息的收集、加工、傳遞、交流和利用,從而達到推動教學與科研發展的目的。在機構設置上,一般高校圖書館內都設有參考咨詢室或情報室,從事信息服務工作。

(四)圖書館與圖書館合并

高校圖書館與圖書館合并的原因主要來自大學的宏觀調整即院校合并,目的是通過專業調整,形成特色和優勢,避免重復設置和浪費資金。我國合并高校圖書館在管理模式上可歸納為三種基本的辦館模式,即分散辦館模式、統一辦館模式和統分結合辦館模式;其中,統分結合的模式是較為常見的一種模式。合并對圖書館創新發展會產生許多積極的作用,主要是:(1)通過合并實現高校的文獻信息資源共建與共享;(2)實行資金統一支配,可以節約文獻采購成本,有利于圖書館形成真正的特色館藏和合理的藏書體系;(3)實現人員、設備等統一調度和管理。高校圖書館的合并,促進了高校圖書館向先進的現代化圖書館邁進。

二、信息機構一體化發展的原因

(一)體現了信息機構合久必分,分久必合的發展趨勢

近代以來,學科分化成為學科發展的主流。學科分化使單一學科愈分愈細,愈來愈專門。但是,近幾十年來,學科整合趨勢日益增強,不再盲目地細分學科,反而傾向于把不同學科整合起來。圖書、情報、檔案在歷史長河中,曾經歷了“一體”、“分流”的自然演變,在信息社會的今天,又開始了新的一體化進程。

(二)高校文獻信息資源優化配置的需要

文獻信息資源是人類在社會活動中積累起來的各類文獻信息要素(信息技術、設備、設施、信息生產者)的集合。從IRM的高度,對高校文獻信息資源進行整合,有利于對各種文獻信息資源進行集約化開發,本著精干高效的原則,對原有的管理機構和人員相應地進行合并與精簡,可以節省人力,集中資源和設備,避免文獻信息資源的重復建設和人員、設備等方面的重復設置造成的人力、物力、財力浪費,可以優化人才結構,提高人員素質。

(三)讀者需求的需要

在不同社會經濟發展階段和技術條件下,人類對文獻信息需求的側重點是不同的。早期人們側重于信息源的收集與管理,隨著經濟的發展和技術的進步,人們希望提高文獻信息處理和傳遞效率,對文獻信息流進行控制。高校文獻信息資源整合的目的是最大程度地滿足用戶的需求,在有限投入的前提下最大限度地發揮文獻信息資源的效能。目前,對于圖書情報一體化呼聲最高的就是高校的讀者,文獻信息資源如何全方位地為社會服務、為讀者服務,實現資源共享,這是信息時代必須解決的問題。

三、高校信息機構一體化進程中的問題

(一)整合問題

高校內信息機構整合的效果并不是 1+1=2的算式,而應是1+1＞ 2,是一套班子、一個體系。高校內信息機構在一體化中爭論最多的是采用何種整合模式,是吸收式整合模式,還是并列共生式整合模式。如果采用吸收式整合模式,那誰是主體?例如,在圖書館與網絡中心的合并中,有的人認為圖書館應起主導作用,網絡與計算機是為實現文獻信息資源服務目標而提供技術支持的輔助作用。對于圖書館與檔案部門的合并,相當一部分信息人士認為,檔案部門應摘除神秘面紗,將其作為圖書館的特藏部門并入圖書館。

(二)管理慣性問題

圖書、情報、檔案雖同出一源,但長期以來分屬于不同的系統,并形成了不同的管理體制、管理標準、管理文化,而這些差異導致了整合過程中分歧的增加、爭執的加劇,甚至導致了一體化的失敗,引發了對一體化進程的質疑。因此,高校信息機構的整合,不僅是學校內部信息機構的改革,上級主管部門也扮演著重要的角色,上級主管部門應適應信息時代的要求,以一體化管理為目標,為文獻信息資源的一體化開道鋪路。

四、結 束 語

總之,適應信息時代的發展,打破高校內部信息機構之間的壁壘,對高校的信息設備、信息技術、文獻信息資源和專業人員進行整合,在一個更加寬泛的框架內實現校內資源共享,是目前高校管理層的一項重要任務。雖然在高校信息機構的整合過程中,會產生很多磨擦和問題,但是這并不能改變信息機構一體化發展的趨勢。高校信息機構的工作人員應當攜起手來,取長補短,共同努力,積極推動高校信息機構的一體化進程。

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