圖書館員工隱性知識的發掘方法

茂名學院圖書館

〔廣東省茂名市 525000〕

楊小鳳*

一、圖書館員工隱性知識的概念

“隱性知識”是 20世紀英國著名物理化學家、思想家波蘭尼在其代表作《人的研究》一書中提出來的。他的“我們知道的多于我們所能表達的”觀點,很好地表明了隱性知識的內涵。日本學者野中郁次郎認為,隱性知識是高度個人化的知識,有其自身的特殊含義,因此很難規范化,也不易傳遞給他人,即是“只可意會不可言傳”。隱性知識是尚未或難以規范、零星;背后的科學原理不甚明確;非正式、難捉摸;尚未編碼、非格式化、非結構化,用訣竅、習慣、信念、個人技巧等形式呈現;運用者對所用隱性知識可能不甚了解;不易保存、傳遞、掌握、分享的知識。圖書館員工的隱性知識主要指員工在圖書館工作和為讀者提供服務中所體現出來的經驗、技能、訣竅、服務態度、服務質量、精神風貌、學習新知識與接受新事物的能力、靈活處理圖書館工作中出現的問題的方式。

二、圖書館員工隱性知識的作用

一直以來,由于受習慣勢力的影響,員工的個人經驗等隱性知識容易被忽略。隨著知識經濟時代的到來,知識管理才受到了普遍關注,隱性知識作為知識的一個最重要的組成部分,才越來越受到圖書館界的重視。國外學者認為,內隱知識是企業競爭力的來源,知識管理的任務就是要對這部分無形的、最不易掌握的知識進行開發和管理。我國學者認為,知識管理的一個重要觀點,就是隱性知識比顯性知識更完善、更能創造價值,隱性知識的挖掘和利用能力,將成為個人和組織成功的關鍵;隱性知識是智力資本,是給大樹提供營養的樹根,而顯性知識不過是果實;隱性知識和顯性知識類似于一座冰山,顯性知識只是其露出水面的尖端,而隱性知識則是淹沒于水下的冰山主體,行者如忽視了這一主體,必將陷于危難之中。

在當今的網絡化時代,網絡信息資源的豐富多彩和網絡檢索工具——搜索引擎的產生,以及商業數據庫雨后春筍般地出現,使商業數據庫公司也參與讀者教育培訓工作。所有這些,都給圖書館工作帶來了挑戰?？吹靡姷娘@性知識很難形成持續的優勢,而未編碼的、高度個性化的隱性知識卻不容易被別人模仿和復制,是構成一個圖書館核心競爭力的基礎。圖書館要提高自己的競爭力,就要對員工的隱性知識進行挖掘與開發,讓廣大員工的隱性知識在為讀者服務中發揮應有的作用,從而提高圖書館的核心競爭力。

三、圖書館員工隱性知識的特點及其表現形式

隱含經驗類知識,往往是個人或組織經過長期積累而擁有的知識,通常不易用言語表達,也不可能傳播給別人或傳播起來非常困難。波蘭尼對個人知識的研究是當代關于知識分類中的“隱含類知識”的來源和基礎,他強調指出了個人頭腦中屬于經驗、靈感等那一部分知識的重要性。由于自身的特點,隱性知識比顯性知識難于發覺,但其對員工的指導作用卻比顯性知識更重要。圖書館員工職業具有其自身的固定特點,因此員工的隱性知識具有其自身的特點及其表現形式。圖書館員工職業中的隱性知識主要有如下幾方面:(1)員工以隱性的控制方式對讀者進行管理的技能與知識;(2)員工在圖書館工作中所體現出來的機智;(3)員工在對館藏資源進行加工整理,使之有序化的技能與方法;(4)員工在為教學與科研服務、學習新知識方面的技能與知識。

另外,從圖書館這樣的組織機構本身來看,員工的隱性知識在管理上更具有可操作性。知識通常是隱性的——是不容易看到和表達的東西。隱性知識是非常個性化的,難以形成統一的格式,也難以和他人交流和共享。例如,主觀的見解、直覺、預感等都屬于隱性知識范疇,而且隱性知識隱藏于個人的行為、經驗、理想、價值觀和情感之中。最根本的東西也是我們用眼看不到的東西,實踐工作者知道的東西比他們說出來的東西要多得多。由于隱性知識難以意識和更正,而且這些隱性知識依附于日常經驗之中,這就需要通過員工的反思,思考自身內隱于日常行為中的經驗、情感和價值觀等隱性知識,將它們由隱性狀態變為顯性狀態,進而對其中的問題和不足進行思考、澄清和修正,并通過日常實踐行動,將得到改善后的知識重新內化為隱性知識,在這樣的循環中提升自身素質和專業水平,從而更好地為讀者、為本校的教學與科研服務。

四、圖書館員工隱性知識的發掘方法

發掘圖書館員工隱性知識的方法有很多,需要各級管理者想方設法去挖掘,本文作者就圖書館員工隱性知識的挖掘方法試作如下幾方面的探討。

(一)構建和諧的館內環境,讓員工樂于在圖書館工作

精神激勵與物質激勵并重,營造圖書館和諧氣氛。激勵是人本管理的核心問題,是圖書館實施有效人本管理的重要手段,它既有利于實現圖書館的工作目標,又有利于提高圖書館的工作效率。首先,圖書館應建立完善的“以人為本”的人性化管理機制,把人這一最重要資源的管理納入法制軌道,創造一種條件公開、機會均等、擇優任用、嚴格考評、公平競爭的良好環境,讓員工樂于在圖書館工作。其次,應改革圖書館的“固定職業制”,以人事任用制度為媒介確定用人對象,這樣做不但可以激活圖書館員工的活力,增強圖書館員工的競爭意識,充分調動人的積極性,引導圖書館員工不斷充實自己、完善自己,體現自身價值,積極進取,提高工作效率,同時還要鼓勵員工參加各類在職培訓,學習相關專業課程,提高各項專業技能水平。

(二)采取傳、幫、帶的方法,發掘隱性知識,培養新員工

新員工到館后,館領導要根據其知識水平、學科專長等因素安排到一個合適的工作崗位。同時,要指派一名資深員工負責指導其工作。資深員工與新員工經過一段時間的配合,新員工就能從資深員工身上學到許多書本上學不到的隱性知識。另外,在館內實行輪崗制度也是一種很好的傳、幫、帶方式。崗位輪換是圖書館內部隱性知識開發的一條有效途徑。實行輪崗制度,使員工在各個崗位之間有計劃地合理流動,既可以加強員工間的親密合作關系,又可以加快提升員工的專業素質技能,拓展工作范圍,鍛煉適應能力,挖掘潛能,造就圖書館的復合型人才。通過輪崗可以起到傳、幫、帶的作用,為員工提供更多的學習與鍛煉空間。實行輪崗制度有利于員工的成長,有利于培養和激勵員工的先進理念與創新精神,有利于提高員工綜合素質和發掘員工的隱性知識。與此同時,圖書館在人力資源的開發與利用中,還要遵循德才兼備、知人善用、量才用人、合理組配的原則,使員工在輪崗中既關心集體又得到自身的成功,在傳、幫、帶的氛圍下充分發揮自身的潛能,從而達到集體與個人的雙贏。

(三)建立激勵機制,激發員工的工作積極性、主動性與創新性

激勵應以人的需要為出發點。在美國心理學家馬斯洛提出的需要層次論中,把人的需要分為生理需要、安全需要、社會交往需要、求知需要、求美需要和自我實現需要七個層次。馬斯洛的激勵理論認為,在某一種需要得到相對滿足之后,這種需要就失去了對其行為的動力作用,或失去其成為主要動力的作用。這時,另一種需要就會產生,于是人們又繼續采取新的行動來滿足新的需要。例如,圖書館可以利用閉館日,組織大家對一些感興趣的話題有針對性地進行討論和探索,讓員工們在輕松、融洽的環境中知無不言、言無不盡。這樣做,無疑會使員工和館領導距離拉近,而且也能激發員工工作的積極性、主動性與創新性。并且,同事之間的共同話題多了,會變得更加和諧,彼此也更容易諒解。

激勵在圖書館管理工作中發揮著非常重要的作用,具有巨大的意義。調動人積極性的最好辦法就是設法滿足其不同層次的需要,因為人們奮斗所爭取的一切,都同他們的利益有關。從某種意義上說,“利益”和“需要”是等同的。圖書館管理者所要做的就是把目標細分,然后把滿足需要與具體的個人目標掛鉤,分別采取不同的激勵方式。一方面,積極創造條件,如物質、獎金、福利等,滿足員工作為自然人的生理、安全方面的需要;另一方面,更要創造好的環境與條件,如公平競爭、人員任用、提拔、進修、培訓等,去滿足員工作為社會人的需要,由此去充分調動員工的積極性、主動性與創新性,引導其實現預定的目標。通過合理的激勵,可以使員工的潛能得到最大程度地發揮。哈佛大學人力資源管理專家研究發現,組織在缺乏激勵的情況下,員工往往只能發揮其實際工作能力的20%～30%,但得到充分激勵的員工,其潛能可以發揮到90%以上。建立激勵機制有利于提高員工的積極性、主動性與創新性。激勵的方法主要有如下幾種:

——目標激勵法。目標是組織對個體的一種心理引力。設置適當的目標,激發人的動機,達到調動人積極性的目的,稱為目標激勵。目標在心理學上通常被稱為“誘因”,即能夠滿足人的需要的外在物。目標設置要合理、可行,與個體的切身利益密切相關。要設置總目標與階段目標,總目標可使人感到工作有方向,階段性目標可使人感到工作的階段性、可行性和合理性。有資料介紹,發揮目標激勵的作用時應注意:(1)個人目標應盡可能與集體目標相一致;(2)設置的目標方向應具有明顯的社會性;(3)目標的難度要適當;(4)目標內容要具體明確,有定量要求;(5)應既有近期的階段性目標,又有遠期的總體目標。制定圖書館員工的目標激勵法應充分考慮到以上幾個方面,而且也要符合員工自身的實際。

——學習激勵法。隱性知識和顯性知識有著根本不同的學習方式,隱性知識可以經由內隱認知和顯性知識隱性化兩種方式獲得。心理學家證明,人類存在著大量 “無意識”學習的現象——即主觀并沒有意識到對某個對象進行學習,卻在無意中掌握了特定的規則、方法、策略,具有了某種能力。波蘭尼說,我們獲得最多知識的方式,也是最擅長的方式,并不是總是通過特定的、指定給我們的東西,而是通過在那些問題中的熏陶、浸染獲得隱性知識,在圖書館尤其如此。因此,圖書館領導應做好員工的繼續教育工作,要有計劃、有目的地選送員工外出學習與培訓,通過給員工學習的機會,激勵其隱性知識的發揮。

——物質獎勵激勵法。激勵的形式分為精神的和物質的。精神激勵用以滿足“心理上的需要”,物質激勵用以滿足“生理上的需要”。由于物質是人類生存的基礎和基本條件,衣食住行是人類最基本的物質需要。從這種意義上說,物質利益對人類具有永恒的意義,是個永恒的追求?，F代心理學認為,人類的行為是一個可控的系統,借助于心理學方法,對人的行為進行研究和分析,并給予肯定和激勵,使有利于生產、有益于社會的行為得到社會的承認,達到定向控制的目的,使其強化,這樣就能維持其動機,促進這些行為的保持和發展。工資福利待遇是物質激勵中最主要的一種形式,這是一種間接滿足需要的方式。從某種意義上說,工資待遇不僅屬于物質需要的滿足,而且也是精神需要的滿足,因為它還能作為地位的標志、自尊的依據和安全的保障。國外對物質激勵是十分重視的,認為這是激發人的動機、調動積極性的重要手段。在國內,由于大多數人的物質生活水平還不高,人們比較關心切身的物質利益,采取適當的物質激勵,對促進圖書館工作,調動職工積極性是十分重要的。從圖書館的角度來看,給予員工物質獎勵,目的是為了使物質獎勵不僅具有短期的物質激勵作用,而且還具有長期的精神激勵作用;從個人的角度來看,獲得物質獎勵,不僅希望從中得到物質上的實惠,更渴望從精神上受到激勵。

——成就激勵法。成就感又稱“成就動機”,是推動個人努力取得成就的原動力。問題解決了、成功了,就及時表揚、給予激勵,使員工產生自信心,激發積極性、主動性和創新性。根據行為科學理論,只有尚未滿足的需要才有激勵作用,已經滿足的需要只能提供滿意感。需要本身并不能激勵員工,對滿足需要的期望才真正具有激勵作用。成就激勵也是如此。對工作成果的個人貢獻體驗和優勢體驗的大小,決定著成就需要滿足程度的大小。成就激勵不是來源于員工成就需要已經滿足了多少,而是來源于人們對滿足自己成就需要的期望。每個人都期望因工作成果中凝結的個人貢獻較多從而得到更大地滿足,每個人都期望因自己比別人取得更好的工作成就而獲得更大地滿足,正是這樣一種期望,使得員工總想取得更好的工作成就。而且,這種期望越強烈,員工受到的激勵就越大。

——心理滿足激勵法。據相關資料介紹,在心理健康咨詢工作中,常會遇到:雖然道理講得很清楚,但咨詢者就是缺少實際去做的勇氣。對這樣的問題,采用設置心理目標,用心理滿足激勵的方法進行探討,往往能起到比較好的效果。激勵,在組織與指揮當中的推動力量是很大的。例如,在日常工作中,某件事交給相關的員工去做就要充分相信他、鼓勵他,對他說“你一定能行”、“這事就你能行”。人就是這樣,只有受到某種激勵才能充分發揮自己的潛能。圖書館員工也是一樣,激勵的作用同樣是不小的。筆者認為,心理滿足激勵法,是指用一個具體的目標鼓舞和激勵員工,使之采取積極的行動,向具體的目標奮斗,通過管理者的鼓舞和激勵最終達到目的后的心理滿足。這種方法強調的是建立心理目標,并運用一些心理的促進力量使員工積極主動地去完成任務,達到預期的目標。

隨著知識經濟時代的到來與知識管理在圖書館工作中的應用,圖書館員工隱性知識的作用越來越重要。大力發掘圖書館員工的隱性知識,將成為提高圖書館核心競爭力的有效方法與手段。因此,圖書館管理者要善于發掘圖書館員工的隱性知識,讓圖書館員工的隱性知識逐漸轉化成顯性知識。

[1]武宗鋒.我國圖書館隱性知識交流與共享方式分析 [J].情報資料工作,2007,(1):36～38.

[2]李亞軍.圖書館員隱性知識的開發及管理芻議 [J].圖書館學刊,2008,30(6):97～99.

[3]劉偉,劉國寧.人力資源 [M].北京:中國言實出版社,2004:267.

[4]杜也力.圖書館知識管理中的隱性知識與轉化 [J].圖書館理論與實踐,2004,(2):22～23.

[5]陸光華.從館員隱性知識實現顯性轉化看實踐圖書館人文關懷 [J].圖書館論壇,2007,27(2):167～169.