國家示范性高職院校圖書館特色數據庫建設分析與研究

南京交通職業技術學院圖書館

〔江蘇省南京市 211188〕

畢朝暉* 劉星星**

特色數據庫是指對某一學科或某一專題有利用價值的文獻信息進行收集、分析、評價、加工、存儲,按照一定標準和規范加以數字化并組織起來的文獻信息集合。高等職業院校圖書館根據自身館藏特色建設特色數據庫是提高圖書館影響力,促進圖書館發展的基礎,也是滿足用戶文獻信息需求的重要保證。高職院校圖書館由于專業性較強,在長期的文獻信息資源建設過程中逐步形成了特有的專業特色,表現在:學院傳統專業和品牌專業的文獻信息資源較為豐富,文獻信息資源滿足率較高。因此,高職院校圖書館根據本院校自身的專業特色,開發一些滿足學院重點專業文獻信息需求的特色數據庫,不僅非常必要,而且具備可行性,同時對于提高高職院校圖書館文獻信息資源的保障程度也具有重要意義。

一、國家示范性高職院校圖書館特色數據庫建設現狀

筆者訪問了教育部高職高專網公布的“國家示范性高等職業院校建設計劃”重點建設的 100所高等職業院校圖書館網站,其中:圖書館網站能夠正常訪問的有 72所,占全部示范性高職院校圖書館的72%;自建特色數據庫的圖書館有 25所,占可正常訪問高職院校圖書館的35%。這些圖書館的特色數據庫主要有以下幾類:

(一)隨書資料特色數據庫

隨書資料特色數據庫即以館藏圖書為基礎,利用隨書光盤資源作為對象建設的特色光盤數據庫,供讀者下載、閱讀和使用。高職院校圖書館采購的圖書中,有相當多的圖書(特別是專業圖書)都附帶光盤。過去,主要采取光盤借閱的形式提供服務。這種方式利用率較低,容易造成光盤損壞,不利于資源的長期保存,因此一些有存儲條件的高職院校圖書館正逐步建設隨書光盤數據庫。在25所建有特色數據庫的高職院校圖書館中,有12所院校建設有隨書光盤數據庫,占 48%。

(二)視頻資料特色數據庫

把學校舉辦的知識講座、學術講座、訪談、優秀教師教學錄像以及購買的名家講壇、英語教學等視頻、音頻資料收集起來,加工制作成視頻資料特色數據庫,是高職院校圖書館建設特色數據庫的另一種重要形式。這種數據庫在筆者統計的高職院校圖書館中有 5所。

(三)教學成果數據庫

教學成果數據庫主要通過收集本校教師的課件、教學資料、實訓資料、優秀畢業生論文等資料建成數據庫,為教師和學生提供檢索利用服務。例如,溫州職業技術學院圖書館建有“優秀畢業生論文庫”、“師生成果展示庫”、“實訓資源庫”等。

(四)電子文獻數據庫

利用具有館藏特色的圖書、期刊等資料建成電子圖書數據庫。一般采用掃描和下載兩種方式進行,掃描的方式主要是將館藏紙質文獻資源經過數字化、標準化、自動化處理,形成支持數據庫管理的統一標準格式。而下載方式主要是將購買的電子圖書中符合要求的圖書下載到本地,再對其標引和編目入庫。例如,遼寧交通高等專科學校就建有這樣的電子圖書數據庫。我館以購買的原版外文期刊為對象,通過掃描外文期刊目錄,建成了“館藏外文期刊目錄數據庫”,為讀者提供查詢和下載服務,提高了外文期刊的利用率。

(五)具有專業特色的專題數據庫

所謂具有專業特色的專題數據庫,是指某重點學科或某特定主題,或交叉學科和前沿學科、或能體現學校教育特色的資源庫,也包括各種學科導航庫。建立專題特色數據庫是深層次開發利用文獻信息資源的有效手段。高職院校圖書館結合本院校學科教育的優勢和特點,在對文獻信息資源進行深度開發的基礎上,建設有自己學科特色的數據庫,發展自己的品牌,是高職院校圖書館實現優勢互補和最大限度實現文獻信息資源共享的重要途徑。例如,廣州番禺職業技術學院圖書館建有“珠寶數據庫”、福建交通職業技術學院圖書館建有“船舶文化數據庫”、徐州建筑職業技術學院圖書館開發有“高職土建類專題數據庫”等。

二、國家示范性高職院校圖書館特色數據庫建設中存在的問題

(一)網絡化、數字化水平不高

目前,我國的示范性高職院校圖書館由于起點較低、工作人員計算機專業水平不高、缺乏數據庫管理與建設專業人才,造成了本身網絡化、數字化水平不高。具體表現在:有些高職院校圖書館沒有獨立的網站或網站內容不豐富,有些高職院校圖書館還停留在傳統的借閱服務層次,因此不可能建設高水平的特色數據庫資源。

(二)特色數據庫形式單一

從綜合考察來看,我國的示范性高職院校圖書館建設的特色數據庫,其形式過于單一,很多圖書館都只是建有隨書光盤數據庫、視頻數據庫,而涉及到網絡文獻信息資源二次開發的特色文獻信息資源專題數據庫較少,不能真正起到提升圖書館服務水平的作用。只有對館藏特色文獻信息資源和網絡文獻信息資源進行組織、加工、整理建成專題數據庫,才具有更高的利用價值,因為簡單的錄入式數據庫并不能滿足用戶科研和學習的高層次需要。

(三)特色數據庫維護和更新不夠及時

評價特色數據庫,主要指標包括權威性、特色性、實用性、科學性、共享性、可持續性(即時效性)等?？沙掷m性是其主要指標之一,能否做到及時更新是衡量特色數據庫質量的主要指標。高職院校圖書館在特色數據庫建成以后,往往由于人員、經費等原因不能做到及時修正、更新數據,造成數據庫的可持續發展性不好,從而影響到特色數據庫的質量和使用,而特色數據庫實際利用是其存在的基礎。

(四)檢索系統單一

目前,我國示范性高職院校圖書館自建的特色數據庫,其檢索方式大多數都過于單一,檢索的界面通常僅僅提供分類檢索與字段檢索,而不能查找和選擇檢索詞,讀者也不能構造檢索式,不能根據文獻信息的內容和形式,選取最能反映其特征及最有可能被利用的檢索途徑,設置豐富、有效的檢索點。

(五)共享程度不高

通過訪問各示范性高職院校圖書館特色數據庫可以發現,大多數特色數據庫都設置了訪問限制,鏈接無法打開,除了在學院內部訪問,一般都不提供自由訪問,各圖書館建設的特色文獻信息資源,除了很少一部分加入了地區共享體系外,大多數都是封閉的,不提供校外服務。各個圖書館在保持自身獨立發展的基礎上存在著無法交互操作、資源共享的問題,形成了各自為政的局面,導致文獻信息資源不能得到最有效的利用。

三、高職院校圖書館建設特色數據庫的思考

(一)應遵循統一的建庫標準

標準化和規范化是特色數據庫建設的靈魂,是建設高質量特色數據庫的根本保證。在特色數據庫的建設過程中,高職院校圖書館一定要按照我國數字圖書館建設的規范,遵循統一的標準,才能夠保證數據庫的可靠性、系統性、連續性、完整性與兼容性。在特色數據庫的建設過程中,特別是在描述語言和標引語言方面,必須盡可能采用國際標準、國內通用的數據著錄標準、數據格式標準、數據標引標準、規范控制標準及協議進行系統化、邏輯化組織。我館在建設交通特色數據庫的初期,專門成立了數據庫建設標準化辦公室,依據國家標準,制定了我館數據庫標引和著錄規定。標準化工作的進行不僅有利于實現本館數字圖書館系統同其他系統數據庫之間的轉換和互聯與互訪,同時也可為用戶節約檢索時間和降低費用,提高檢索效率,實現共建共享的目標。

(二)注意軟件平臺的選擇

軟件平臺是數字資源加工、整合與利用的軟件系統。軟件平臺的選擇是高職院校圖書館建設特色數據庫需要重點解決的問題之一。軟件平臺要選擇經過圖書館和眾多用戶實際測試、非常成熟穩定的用于實現數字圖書館電子資源網絡共享的專用軟件,要求界面簡潔、統一,具有實用性和易用性。我館在建設特色數據庫的過程中,研究了目前國內三種主要的數字資源軟件平臺,即:TPI系統、TRS系統與 TRIP系統。 TPI系統是清華同方光盤股份有限公司推出的數字資源軟件平臺。該系統以全文檢索數據庫為核心,采用 B/S結構的瀏覽器檢索方式和三層 C/S架構提供全文檢索服務,具有電子圖書制作功能,是自建數據庫的很好選擇。 TRS資源整合系統是北京拓爾思(TRS)信息技術有限公司的產品,包括信息資源庫(元數據或全文數據)建設解決方案、基于國際標準的館際互借系統、教參庫建設等應用系統。目前,該軟件平臺在國內應用面最廣,用戶數最多。 TRIP系統源于瑞典皇家工學院圖書館1972年開發的 3RIP軟件,它是一種具有全文檢索與管理功能的數據庫管理軟件。 TRIP系統在國外使用廣泛,在國內用戶則較少。 TPI、TRS、TRIP這三種系統實現的功能類似,都能滿足自建數據庫的需要,各圖書館在開發建設特色數據庫過程中具體選擇哪個軟件平臺要看系統運行的環境,綜合考慮共享需要和軟件服務等多種要素。

(三)應重視數據庫的實用性

高職院校圖書館在建設特色數據庫初期都面臨著選題問題,即建設哪個專業的數據庫、建設什么樣的數據庫問題。選題工作需要以實用性作為依據,同時要對其他院校數據庫文獻信息資源的分布狀況進行精確調研。在此基礎上,針對本館館藏特色、學校重點專業、用戶需求,確定合適的主題和數據庫類型,力求做到“精”和“特”,建立具有學科特色、專業特色或某一專題特色的數據庫。在建庫前,必須充分考慮本院校教師和學生的文獻信息需求,以滿足師生的科研和教學需求為目的,通過對圖書館傳統特色文獻信息資源的數字化、網絡信息資源的二次開發和整合來實現文獻信息資源的利用。我館在建設交通特色數據庫時,首先仔細研究了目前國內其他院校交通類數據庫的建設情況,然后提出若干專題發布問卷,了解本校師生的實際需求,在此基礎上完成選題工作。選題工作是整個特色數據庫建庫的基礎和前提,適宜的選題不僅能夠帶來良好的社會效益和經濟效益,而且可以帶動后續數據庫的建設。特色數據庫如果選題不當,就會造成人力、物力和財力的巨大浪費。

(四)注重專業人才隊伍建設

特色數據庫建設要求高職院校圖書館擁有一批專業技術人才,包括計算機網絡人才、圖書館學專業人才與管理人才。在特色數據庫建設過程中,要吸收本校特色專業的教師、資深的圖書館研究人員、計算機編程人員、外語教師。這些專業人員必須具有文獻信息服務的豐富經驗,具有對文獻信息資源收集整理、分析加工的能力。此外,還可邀請有關專家擔任顧問,對數據庫建設進行指導。高職院校圖書館只有配備足夠的專業人才,注重專業技術人才的培養,才能夠使特色數據庫的建設保持可持續性。

(五)做好特色數據庫的維護工作

特色數據庫建成以后,面臨著數據庫維護的繁重任務,需要不斷更新數據庫內容,及時修訂錯誤或不完整的數據,清理過時的數據。這是因為,在數據加工過程中,難免存在缺少部分錄入項目的情況,如有的數據缺乏著者、有的沒有標識來源、有的數據不夠準確和完整等,需要不斷進行查詢和修訂,以保證數據的準確和有效。特色數據庫信息的及時性、有效性是其得以存在的必要條件。在特色數據庫建成以后,及時增加最新的文獻信息資源顯得尤為必要,要時刻關注用戶的使用情況。如果花費了巨大的人力、財力和物力建成的數據庫利用率很低,那無疑會造成資源的巨大浪費。

(六)建立數據庫共享機制

數字文獻信息資源共享機制是特色數據庫建設的重要任務。同一地區或同一專業領域的高職院校圖書館應在遵循一定協議的基礎上,共享彼此的特色數據庫資源。必須從信息社會化和文獻信息資源共享的角度思考問題,服從文獻信息資源共享網絡化建設的需要,從自我封閉型文獻信息資源建設模式逐步向共享服務模式轉變。我館在建設交通特色數據庫之初,就加入了南京市江寧地區高校聯合體,通過與區內各高校的合作,實現了文獻信息資源共建共享。

高等職業教育強調學校與企業的緊密結合,而高職院校圖書館在建設特色數據庫的過程中,也要與企業緊密結合,走合作共建共享的道路。高職院校由于與企業有著良好的合作關系,可以獲取企業內部的灰色文獻,如企業的會議資料、項目可行性報告、項目投標書、技術手冊、產品宣傳冊、財務報告等。高職院校圖書館充分利用企業灰色文獻信息資源,與企業共建特色數據庫,既可為自身教學與科研服務,也可為企業提供服務,拓寬服務范圍。

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