基于知識管理的圖書館新型知識團隊構建研究

趙偉娜

廣東機電職業技術學院圖書館

〔廣東省廣州市 510515〕

1999年11月美國情報學會(ASIS)年會(注:其已2000年更名為“美國情報科學和技術學會”ASIS&T)的召開和知識管理特殊興趣小組special interest groups(SIG-KM)委員會的設立拉開了知識管理進入圖書情報領域的序幕[1][2],隨后一系列關于圖書館知識管理的文獻見諸各大期刊,掀起一股知識管理如何成功嫁接到圖書館的高潮。

對于一個知識經濟條件下運作的圖書館,人才已成為非常稀缺的資源。在任何一個機構中,知識都依附于人而存在。沒有人,就沒有創意,也就沒有創新。正是他們將內隱知識轉化、注入到各流程和系統后,才形成了知識。而作為信息交流中心的圖書館,如何讓自己成為知識驅動型的組織,什么樣的人才能成為這個組織中的一員,如何構建這樣的團隊,本文將就此展開討論。

一、圖書館新型知識團隊在知識管理環境下的職責

(一)新型知識團隊現階段的職責

熟悉并能熟練地應用分類、編目、索引等專業技能;能為讀者提供指導、幫助和咨詢等一般性服務,也懂得人際關系的協調、讀者服務的管理、計算機基礎技術等;組織“讀書日”、“服務月”等活動,讓更多的讀者有機會接觸他們所需要的資源并加以利用圖書館資源;開設圖書情報相關專業課程,編撰綜述性文獻、參考書、報告等。

(二)新型知識團隊未來的職責

隨著信息環境的復雜化,圖書館員工將承擔起越來越多的責任。他們要和外部機構合作,以期能更有效地將知識轉化為生產力;他們要把知識傳遞給所需之人,以達到資源的合理利用和節省時間;他們需要開發并維護網站,還需要同計算機、軟件供應商等保持合作;他們的頭腦中既要有成本控制的概念,又能有效解決服務質量的問題。

他們要建立長久持續的信息質量評價和過濾體系,以保證信息質量。他們需要重新構建所得信息,期望以更快的速度、更高的質量傳遞讀者所需知識;他們需要創建一個利于知識共享和知識利用的環境;作為知識工作者,他們需要和專家學者合作來進行研究項目。搜索引擎為信息的搜索帶來了快捷,但想找到有價值的信息就需要花費大量的時間。這時,圖書館員工就要承擔起數據挖掘和信息過濾工作,把有價值的信息進行適當的編目,以“知識塊”形式提供給讀者,并在此過程中,不斷積累“知識塊”,最后形成“知識樹”[3]。

他們需要革新圖書館的服務,提供便捷的、高質量的服務。他們要放眼世界,把自己融入到全球信息網絡中。他們是信息傳播的先導,知識數字化的提倡者,開放存取的擁護者。圖書館員工雖是知識的傳播者,但其傳播是有一定條件限制的。其必須遵守知識產權、著作權、商標權、專利權等。

知識驅動型圖書館需要員工能適時地調整自己以應付各種場合及變化。知識型圖書館員工在解決讀者提出的問題時,會針對讀者的個性化情況,給出不同的藥方。讀者可以從中選擇最適合自己口味的方法。

(三)新型知識團隊員工在圖書館中擔任的角色

知識工程師:隱形知識的顯性化,顯性知識的條理化,以期讓更多的知識更易為讀者所獲。知識編輯者:編輯知識,以確保其的準確性和正確性。知識分析者:架起了讀者和知識聯系的橋梁。知識導航者:讀者的人工智能百度,其告訴讀者知識的所在。知識守護者:評估組織外部知識,選擇性地吸收外部知識,并將其傳遞給組織內成員。知識經紀人:組織內外的聯系者。知識資產經理:對知識資產如專利、商標等的識別、評估和管理[4]。

二、圖書館新型知識團隊中的員工應具備的素質

圖書館新型知識團隊不同于以往的圖書館員工,他們在知識管理環境下角色的轉變已注定其必須有其獨特的特點或素質來支撐整個組織的良性發展。那么,新型知識團隊中的成員應該有哪些素質呢?

(一)專業技能——支柱

專業技能包括圖書情報專業的一般理論、專門理論、相關理論和研究方法;信息管理、搜集、組織和檢索,信息用戶與信息服務,信息法律、政策和倫理,信息素養與教育等方面的基本技能。這是成為圖書館新型知識團隊一員的基本要求。專業技能的高低,可以考察出一個人基礎知識的薄弱,以及自學能力的高低。因此,知識團隊成員必須要有較高的專業水準,能快速了解讀者意圖,并利用所掌握的專業知識,為讀者提供有效的信息。

(二)溝通表達能力——知識創造和共享的核心

隨著網絡、通信技術的發展,圖書館一些員工僥幸地認為:“我可以在虛擬世界里暢游而無需再和讀者溝通了。”[5]事實上,此種情況并沒有出現,因為“特別是在知識管理的環境下,是信息溝通促成了信息時代的到來”[5]。一項對招聘知識管理人員的廣告所做的調查指出,招聘主管認為優秀的溝通能力(51.9%)是知識管理人員所首要具備的,其次是寫作能力和項目管理能力[6]。

(三)管理技能——手段

新型知識團隊成員不僅要懂得人力資源管理、財務管理、運作管理、戰略管理、組織變化管理、項目管理等這些理論知識,更要在工作中把理論應用于實踐。具備這些管理技能的最終目標是信息服務管理技能,即幫助知識服務型員工更專業地為讀者服務。

(四)團隊技能——關鍵

具有良好的團隊精神是知識管理從業人員所應具備的另一重要素質。在日益全球化的今天,能與其他人和諧相處,無疑成為了一個人最重要的素質之一。領導看重的是易于融入團隊之中的員工,更欣賞那些能和其他人相處融洽,知道怎么和其他人合作的員工。知識管理工作是一項復雜的任務,它需要不同行業人員的協同工作,因此就需要這些人有能力并樂意在集體中工作,并為了集體的最高目標而合作。

(五)IT技術——保障

互聯網可以推動知識創造、傳遞和共享所必需的各種關鍵行為。知識管理不僅僅是對技術的應用,它更傾向于把技術作為一個推動力,來推動知識創造、傳遞和共享所必需的各種關鍵行為。因此,知識管理從業人員不需要有專業、精深的計算機技術,他們只需對IT技術有一個基本的了解,而這些知識足以協助讓其達到預定的目標。

三、圖書館如何構建新型知識團隊

(一)有效領導力

領導是一個影響個人并引導他人接近預期目標的過程[7]。領導是管理中最難的一個領域,它既是一門藝術,又是一門科學。哈佛大學的斯特林教授認為,那些相信自己有能力培養并激勵員工提高績效水平的領導者通常會充滿信心地對待員工。這些領導者能夠對人施加積極的影響,并能獲得更有利的回報。領導才能是一個整體概念,其重點必須放在一系列屬性上,包括價值觀、可信度、權力、正直度、縱觀全局的能力和激勵員工的能力。如果領導者和員工擁有共同價值觀,并且發自內心地認同這些價值觀,那么他們之間就會建立起強有力的紐帶。在此情況下,員工會很自然地與領導者溝通,以傳遞自己的知識。

通用電器的前任首席執行官杰克?韋爾奇說過:“好的企業領導者創造夢想,描繪夢想,熱情的擁抱夢想,堅定地實現夢想。最重要地是,好的領導者都是開放的。他們在企業內部四處與人接觸,不固守現行模式,不拘禮節、坦誠相待。通過與人的接觸,贏得了員工的忠誠。”[8]領導者應具備的風格:行事如教練;公開信息、鼓勵知識創新;提供資源、承擔責任;參加學習型組織;許可并獎勵員工的成績;促進個人和團隊的發展;說明愿景并且讓員工參與制定戰略;聽取各種可能性。

(二)建立行之有效的員工招聘和挽留政策

明確招聘目標,嚴格按照新型知識團隊成員所應具備的五大素質要求來進行選拔;嚴控招聘面試過程,為了避免因領導偏好而進同類型的工作人員,應聘人員不僅要通過人力資源部門和圖書館領導的面試,更要通過未來同事的面試[9]。持續更新員工招聘手冊,通過對勞動市場和本館實際情況的分析,制定出圖書館詳盡的招聘手冊,此手冊可對員工選拔流程進行嚴格有效地指導。完成招聘后,就應該想好挽留員工的策略。人員流失意味著知識流失。不論員工的愿望多么強烈,你都不可能把他們所有的內隱知識轉化為顯性知識。因此,盡可能地挽留員工不失為一條良策。圖書館在錄用員工之后實施引導新員工適應工作,至少每年進行一次員工滿意度調查、開展員工積極性分析等。

(三)建立促進協同合作的組織文化

協同合作的組織文化是指在這種文化(寬容、平等、信任、協同工作、開誠布公、認同、多樣性)中員工愿意共享信息,互相幫助。文化是圖書館的無形資產,文化賦予并增強了圖書館的能力。如果沒有靈活的協作性組織文化,圖書館將無法更好地應對讀者需求的不斷變化。組織文化為經營決策的制定和落實提供了環境,它可以表達為“我們的行事方式”。對于知識驅動型圖書館而言,最重要的是靈活地應對讀者需求。而協同合作的組織文化可以促進這種靈活性。建立此種組織文化的措施:領導者需采用超越制度的管理模式,就是用圖書館文化的方式來管理員工、激發員工的潛能,讓員工覺得工作是一種享受、一種快樂;通過明顯的標識推進圖書館內的平等文化,如公開圖書館計劃,透明人員的在崗在位情況等,以及每周的全館會議。

(四)建立員工知識

一是理解員工。每個員工的工作經歷和愿望包括以下三個方面:現在從事的工作——現在的任務和職責,此工作中具體的挑戰和收獲;能夠從事的工作——超越現在的任務和職責,此人可以利用其經驗或經過培訓從事的額外事情;希望從事的工作——假如有機會獲得新的或額外的技能,他想要從事的工作。圖書館領導應從開始就搜集這些方面的信息,在歸檔記錄的同時不斷更新,因為這些是員工最有價值的信息。圖書館可以利用這些信息(通過知識創造)來壯大圖書館的實力,從而來提高圖書館本身的名譽和服務質量。

二是認可并衡量員工的成果。圖書館必須讓員工主動制定自己的績效目標,因為他們自己最清楚各項工作都需要什么,這是至關重要的,這是對員工進行激勵的一個重要方面。它會讓你贏得員工的信賴,使知識在圖書館知識團隊成員之間順利傳遞。然而,績效評估的傳統做法迫使我們不但要做出這樣的評判并確保員工遵照評判意見行事,而且還必須與我們所評判的人就此展開溝通,無疑,我們對此很抵觸。

四、結束語

未來,圖書館的組織形式不會是建立在一個模式上,會因各個館的需要和各自的組織文化不同而有不同的模式。但是,無論哪一種形式,“知識、團隊”會是未來圖書館組織形式的核心因素。而圖書館新型知識團隊的建立和普及還有很長一段路要走,這需要社會各界的支持和圖書情報領域工作人員的長期奮斗。

[1]美國信息科學技術學會.Know ledge Management[EB/OL].[2009-07-16].http://www.asis.org/SIG/km.h tm l.

[2]美國信息科學技術學會.Special Interest Group:Know ledge Management[EB/OL].[2009-07-16].http://www.asis.org/SIG/sigkm/resources.h tm l.

[3]Afsaneh Hazeri,Maryam Sarrafzadeh and Bill Martin.Reflections of Information Professionals on Know ledge Management Competencies in LIS Curricu lum[J].Journa l o f Education for Library and Information Science,2007,48(3):98～105.

[4]I.V.Malhan and Shivarama Rao.From Library Management to Know ledge Managem ent:A Concep tual Change[J].Journal o f Information and Know ledge M anagement,2005,4(4):269～277.

[5](英)彭特?賽德馬蘭卡,著.智慧型組織[M].佟博,黃如金,譯.北京:經濟管理出版社,2004:57～60.

[6](美)湯姆?奈特,(英)特雷弗?豪斯,著.知識管理:有效實施的藍圖[M].藺雷,李素真,譯.北京:清華出版社,2004:123～125.

[7]原輝.知識管理視野下圖書館創新團隊建設[J].晉圖學刊,2009,(2):5～7.

[8]Lee,Hwa-W ei1.Know ledge M anagement and the Ro le of Libraries[J].Chinese Librarianship,2005,19(6):67～80.

[9]張石,唐駿.可復制的成功[M].北京:中央編譯出版社,2008:97.