質量管理在物資供應中的應用

李劍

勝利石油管理局 技術監督處 （山東 東營 257001）

質量管理在物資供應中的應用

李劍

勝利石油管理局 技術監督處 （山東 東營 257001）

通過對質量管理在物資供應中作用的分析思考，從物資供應的重要環節、過程等方面闡述了質量管理的控制途徑和方法，以及抓質量管理對更好地完成物資供應部門的任務和提升物資供應部門管理水平的促進作用。

質量管理 物資供應 物資配送

勝利油田是我國東部重要的石油工業基地，以油氣生產為主，集勘探、開發、施工作業、輔助保障和社會化服務為一體。主體工作區域分布在山東省東營、濱州、德州、濰坊、淄博等 8個市（地）28個縣（區）境內，地處渤海之濱黃河三角洲地帶，在環渤海經濟圈和黃河流域經濟帶中具有舉足輕重的地位。作為一個特大型石油開發企業，每年耗用的物資總量價值高達150多億元，物資質量的高低直接影響著油田勘探開發的順利進行。

油田物資供應部門的主要任務就是為油田生產建設單位按時、按質、按量、齊備、經濟合理地供應所需的物資，并提供優質服務。同時，在保證質量的前提下，不斷降低物流成本，提高油田的整體效益。勝利石油管理局重組改制后，確定了“歸口管理、集中采購、統一儲備”的物資供應管理體制。勝利油田分公司物資供應處行使對勝利油田分公司和管理局的物資管理職能，所需物資的采購與供應均委托物資供應處實施。勝利石油管理局暨分公司要求物資供應處對進入油田生產領域的物資質量負總責，不僅要保證統購物資的質量，而且要對二級自購物資的質量負責。在油田的生產建設中，物資質量的好壞關系重大，它對減少油田損失浪費，降低生產成本，保證產品、工程質量，提高最終的經濟效益，有著極其重要的影響。

在物資供應部門推行質量管理，動員物資供應工作者同心協力，采用多種現代化管理方法，對物資供應全過程實施質量管理，以便有效地利用各種資源，為油田生產建設提供符合規定要求的物資和優質服務。

抓質量管理有利于提升物資供應部門的管理水平

質量管理的重點在于研究建立一套質量體系。在物資供應部門，從物資計劃、供貨廠商的篩選、物資采購、物資檢驗驗收和倉儲的每一個環節進行控制，實行物資供應全過程的管理，才能有效地保證物資供應質量。因此，物資供應部門除了建立嚴格的質量檢測體系外，還必須加大質量監督力度，提高全員質量意識，不斷完善質量檢測儀器和設備，充實技術力量，建立健全質量管理機制，形成一套完善的質量監督保證體系[1]。

現代企業管理的實踐證明，質量管理是企業經營管理的核心，質量體系是圍繞企業競爭力的提高而建立、保持和改進的，質量經營是企業經營活動最主要的內容和最直接的手段。從長遠來看，企業競爭力依靠的是質量。“積極倡導用戶滿意的質量觀”，不斷提高以用戶為關注焦點重要性的認識，堅持“服務為本，保質保供”，這是物資供應處持續發展，提升競爭力的需要。物資供應處大力貫徹實施ISO 9000標準，積極推行整體ISO 9001：2000版質量管理體系認證工作，并行文督辦。物資供應處的整體質量體系認證工作，在認證領導小組、物資檢驗監督科和質量體系內審員的辛勤工作努力下，先后開展了五大過程方面的工作：知識準備－立法－宣貫－執行－監督、改進。實施完成了質量管理制度體系的識別、診斷，制定了物資供應處質量方針、目標，完成了《質量手冊》和《程序文件》的編寫（立法），并取得了 ISO 9001質量管理體系認證證書。

物資供應過程的每一個環節，是相互關聯、相互依存、相互促進的關系，質量管理活動每循環一次，所供物資質量就會提高一次，進而帶動各項管理水平的提高。通過科學組織與管理，強化部門人員的質量意識與參與意識，不斷挖掘內部潛力，從而提高供應工作的整體管理水平和經濟效益。通過學習貫徹ISO 9001：2000質量體系標準，我們體會到實施質量管理體系認證是一項系統工程。通過建立、完善質量管理體系，使我們的各項管理工作形成系統化和制度化，真正體現質量管理的八項原則（即：以顧客為關注焦點、領導作用、全員參與、過程方法、管理的系統方法、持續改進、基于事實的決策方法、與供方互利的關系）。實施質量管理體系的關鍵問題是：如何建立完善監督考核機制，改變人們在實際工作中不及時記錄和執行制度的隨意性，解決迎檢前現補資料的現象。實施質量管理體系認證取得證書，不是我們的最終目的。我們要以實施質量管理體系認證為起點，不斷改進我們的管理工作，提高管理水平，為物資供應處可持續發展打下堅實的基礎，加快向現代物流發展的步伐。

質量管理在物資供應重要環節中的實施[2]

物資供應部門在質量管理的實施中，一是要加強計量、標準質量管理的基礎工作，推動企業通過加強基礎工作，提高質量水平，增強市場競爭能力；二是加大質量監督檢查，把好物資入庫檢驗關口，不給不合格產品和偽劣產品以可乘之機；三是加強信息管理，對市場（用戶）調研、采購進貨、倉儲、發放等過程進行管理，對物資供應管理的活動進行導向和控制，增強企業自我調節和自我控制的能力，使質量體系有效運行，從而保證供應物資質量，不斷提高服務質量和經濟效益。只有結合油田物資供應情況，針對上市公司和存續公司的不同特點，在上市公司內部進一步強化管理職能，逐步開展區域物資配送制，才能滿足油田進一步深化改革需要。對存續部分推行專業化管理，以關聯交易為紐帶，以體現集中管理的原則，應重點從以下環節中抓好質量管理。

1 對物資采購計劃的編報實施監督、考核

物資采購計劃是物資資源組織控制過程的第一步，要切實加強計劃管理，做好物資計劃編報，提高準確率，并強化考核監督力度。重視物資資源組織的質量工作，在采購前做大量認真細致的調研，詳細制定采購計劃，做到貨比三家，按招標采購程序，所采購物資不但質量過硬，而且物美價廉，為油田節約成本。2007年以來，物資供應處優化采購模式，加強招標監管，積極實施以框架協議采購為主導的采購模式，按照集合批量、規模采購的原則，通過預測、掌握物資需求，采用集中招標的方式確定交易供應商和采購價格，逐步建立起長期框架協議、訂單采購、定期結算的采購模式，保證統購物資采購質量保持良好水平。加強招標采購監管，嚴格招標工作程序，實現招標采購的全過程管理。充分發揮好專家庫的作用，建立評標專家隨機抽選機制，推進專家采購和專家評標。通過招標采購每年為油田節約采購資金逾億元。

2 物資資源市場供應商質量“源頭”的篩選

物資質量的可靠性關鍵取決于生產企業的生產制造工藝過程，質量保證能力強，管理嚴謹的生產企業其產品質量的可靠性應好于不具備生產條件或質量保證能力差的生產企業。因此優選供貨廠商，考核篩選、淘汰供貨廠商就非常必要，做到從“源頭”抓起，提高油田物資采購質量，建立穩定的供貨渠道。進一步健全“統一管理、動態考核、扶優汰劣”的供應商管理機制，嚴格供應商質量資質審查、質量信譽評價。加強供應商質量保證能力的現場考查，從源頭增強物資質量監控能力，將物資質量監控重心不斷向供方管理延伸，并明確供應商選擇不當的質量責任。著力培養主力供應商，按照業績引導訂貨機制，落實對主力供應商的優惠政策，繼續擴大主力供應商采購份額。

3 產品標準的收集、運用與審核管理

產品標準是物資采購、到貨檢驗及索賠談判的重要依據。物資驗收、使用過程中的質量異議的處理都是按物資合同簽訂的標準類型、具體標準代號、質量責任和違約責任而執行的。目前，有部分生產企業的法制意識淡薄，不同程度地存在著違反國家法律法規的行為，其主要表現是無標準生產和繼續生產未取得國家生產許可證、強制性認證的產品，個別油氣產品的個別指標尚未完全達到國家強制性標準的要求，不僅給油田造成了不應有的損失，而且嚴重影響了油田的聲譽和信譽。另外油田物資系統仍然存在標準有效文本收集不全，在合同中經常出現過期作廢標準，標準名稱與代號不對應等問題，造成到貨后無檢驗依據，無法判定產品合格與否，一旦發生質量糾紛，給質量異議的處理及索賠談判等造成困難。因此必須加強產品標準在采購訂貨中的收集運用，在簽訂合同時要注明執行的標準名稱和代號，必須配備相應的標準有效文本。對不能形成有效文本的物資，通過協議、技術文件（圖紙等）進行約束；對大宗物資和復雜系統在招標前進行技術交底，簽訂技術協議予以規范。為進一步確保采用標準的現行有效，物資供應處在ERP系統中增加了自主研發的QM質量管理模塊。目前ERP系統QM質量管理模塊已正式上線運行，在ERP系統QM質量管理模塊中對照物碼錄入物資產品執行標準，清理供應商違規使用和刪除廢止的檢驗標準，對ERP系統QM質量管理模塊的物資技術標準實施日常維護，隨時對國家標準、行業標準、企業標準的變更進行（增加、修訂、廢止）更新，確保物資采購合同中的技術標準準確有效。

4 物資采購過程的質量管理

建立和完善物資采購各環節的相互監督制約機制。實行計劃編制、采購決策、采購實施、價格控制、合同監督、資金結算分段管理，相互制約。計劃員和采購員崗位分設，不能由一人兼任。建立和完善物資采購管理制度，加強物資采購事前、事中控制和事后檢查，防止暗箱操作和人情采購，堵塞漏洞。不斷完善物資供應主渠道建設，實施集中采購、實行批量采購、招標采購、比質比價采購，保證質量，滿足需求，最大限度降低物資采購成本。

把招標訂貨工作放在突出位置。招標訂貨是降低采購成本，提高油田經濟效益，防止不正當交易行為的有效途徑。對于消耗量大且屬買方市場的物資，采取按月、季度、半年或年度的消耗量進行招標。對于單項物資，例如：項目施工所需的機電設備、專用物資等，可以采取一次性招標，邀請用戶和技術部門經過技術談判后，一次整體招標的方式完成。

5 物資質量驗收中的質量管理

嚴把物資質量關，做好質量檢驗是保障油田生產建設順利進行的前提，是物資供應部門義不容辭的職責。為此，一方面物資檢驗部門要加大物資檢驗的力度，對大宗、重要物資要不斷擴大檢驗范圍和檢驗品種，提高檢測水平。對不具備檢測條件而需要進行檢驗的，可委托檢驗。凡未經質量檢驗合格的物資產品一律不準入庫和發放使用。對于重要關鍵性的物資要實行駐廠監督、監造，加強產品事前和制造過程中的質量控制，確保物資供貨質量。為了強化對物資質量的監督管理，保證產品標準的貫徹執行，促進油田在用產品（或物資）質量水平的不斷提高，最大限度地杜絕“假冒偽劣”和不合格產品進入油田，依法維護油田正常的生產建設秩序，質量監督檢驗機構要對油田所屬的企業生產、采購和使用的產品，依據有關規定進行抽樣、檢驗，并對抽查結果進行公告和處理。特別是有針對性地組織對質量問題突出、用戶反映強烈的重點產品（或物資）實施專項檢查和治理整頓，及時將劣質產品及其生產企業清理出油田市場。另一方面要加強對業務行為的監督，嚴格貨款支付，對未質量檢驗或達不到驗收標準的物資，財務部門一律不得辦理結算或拒付貨款。

6 倉儲管理中的質量管理

建立健全物資儲備的規章制度、辦法并組織實施，深化代儲代銷業務。摒棄大庫存保供應的模式，在對油田倉儲物資統一進行微機化管理的基礎上，加強儲備定額的科學管理，建立上、下線庫存報警制度，達到既合理倉儲，減少資金占用，又能保證生產需要。要充分利用買方市場有利條件擴大利用社會庫存的范圍，采取零庫存、代儲代銷等方式，最大限度降低物資儲備。加大庫房現場管理力度，科學合理的利用空間，切實提高倉容利用率，降低成本。抓好帳、卡、物、資金“四對口”，定期組織清倉查庫，使庫容庫貌保持良好的狀態。

把好物資驗收關，堅決杜絕不合格物資出入庫。把住質量這個關鍵點，在物資到貨驗收時，應認真核對合同、檢驗外觀質量、查標識標志和隨貨資料、進行質檢等等，嚴格“零缺陷”把關制度，控制好每一個環節，把好每一個關口，對不合格的物資堅決拒收，確保為用戶提供質量合格、數量準確的物資。同時，要加大物資保養工作力度，各級倉儲部門要根據自己所管物資的料性制定切實可行的保養計劃和措施，堅持保養經常化。

7 物資質量信息跟蹤與反饋

進一步完善物資質量信息跟蹤與反饋機制，加強與各單位物資供應部門的信息溝通，針對質量問題較多的物資品種，不定期對生產企業和生產現場使用情況進行調研。定期組織各用戶單位、業務科室和部分供應商召開物資質量情況通報會，形成質量安全齊抓共管的新格局。為進一步加強物資采購質量監控，物資供應處在物資供應管理系統建立了物資質量信息跟蹤及反饋機制，并以文件形式下發。在管理局層面建立物資監督檢驗和供應商信譽評價系統，對物資和供應商進行實時監督和評價。質量監督檢驗部門在收到局監督檢驗不合格報告信息后，填報《不合格物資通知單》，經處領導審批后，下達給物資供應辦公室、市場管理科和財務資產管理中心。各業務科室追溯其采購供貨渠道，市場管理科落實生產企業該品種的入網情況，財務資產管理中心暫停不合格物資生產廠商的付款業務。同時，督促供應商接受不合格物資的處理和整改后的監督復查。對有關物資質量的舉報，質量監督小組在“服務承諾”的時限內給予調查、答復。

8 加強物資配送管理

隨著油田物資配送工作的深入開展，物資供應體制發生了一些新的變化，在合理設計檢驗模式、優化檢驗程序等方面還有待于進一步探索和完善。對直達料的質量監管工作還沒有完全到位，仍存在自行采購、串換大類的現象，產品質量得不到保證。同時，部分物資品種零星用料、急用料的質量不易控制。物資供應處在基地、仙河兩個區域配送中心成立運行的基礎上，成立濱南、河口區域配送中心。通過全面推行物資配送，建立物資配送網絡，擴大物資檢驗監督的覆蓋面，堵住“變通”采購等違規采購的渠道。落實配送人員全程跟車配送制度，加強安全運輸管理，配送車輛要安裝GPS衛星定位系統，且保證系統運行良好，確保全程跟蹤監控。同時，對承運車輛出庫前的捆扎、苫蓋情況進行不定期抽查，對不符合要求的車輛及承運司機按規定進行處罰。嚴格庫房收料管理，加強標識標注及隨貨資料的檢查，認真核對購貨合同，確保入庫物資及發放有據可查，具有可追溯性。

9 嚴格執行規章制度及獎懲措施

目前，油田部分單位對采購物資的質量控制不夠嚴格，其主要表現是沒有嚴格按照油田物資市場管理和物資采購、供應、使用的質量管理有關規定執行，存在私自違規采購的現象，或者通過技術服務、勞務服務帶產品的形式直達生產使用現場，缺少檢驗把關，規避監督檢驗，結果造成產品質量失控，某些劣質化工產品等直接進入油田生產過程，造成了對地層的嚴重污染和傷害，給油田的勘探開發、增儲上產帶來了嚴重影響，甚至引起質量事故，造成了巨大經濟損失。為了加強物資供應的質量管理，應制定和完善物資供應全過程的規章制度，建立責任追究制，制定考核獎懲辦法并嚴格執行。對嚴格執行規章制度，認真履行職責、嚴把物資質量關，成績顯著突出的單位和個人實行獎勵；對弄虛作假，定人情貨，暗箱操作，采購質差價高的假冒偽劣產品，以權謀私，給油田生產建設造成經濟損失的，應給予嚴厲的經濟處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。

[1]SY/T 6008-94,物資采購通則[S].

[2]郎志正.質量管理技術與方法[M].北京:中國標準出版社,1998.

Based on the analysis and reflection about the function of quality management in the material supply,the controlling approach and method are explained from the aspects of important links and process of material supply.It is also presented that strengthening the quality management is beneficial to the accomplishment of task for departments of material supply and the improvement of their management level in material supply.

quality management;material supply;material distribution

??簫鈴

2010-05-17