談研究所儀器設備管理

滕朝暉 邊希萍

工業研究所是以提供準確、公正和客觀數據為基礎工作的科研機構。為能得到客觀和準確的科研數據，加強儀器設備管理的工作力度和實施先進的設備管理方法，是保障儀器設備能長周期正常和穩定運行的重要措施。建立適宜科研企業特點的儀器設備管理體系，對保證檢測數據的準確性和科學性尤為重要。為此，山西三維集團股份有限公司技術中心膠粘劑研究所（簡稱研究所），從成立之日起，就開始探索建立和實施開展科學化和體系化的儀器設備管理措施及方法，通過幾年來的不懈努力和不斷進行總結，已形成具有研究所特色的設備管理工作模式。不但極大提高了設備管理工作效率和儀器設備利用率，也有力保證了企業科研工作的順利進行。筆者從以下方面探討搞好研究所儀器設備管理的經驗與體會。

1.建立好儀器設備的管理機構

在研究所的質量管理體系中，明確規定要建立責任清晰和等級分明的儀器設備管理部門，不但要確定好各級設備管理人員，而且每臺重要、關鍵或精密的儀器設備都要指派專職的設備聯絡員。要在全系統內，建立起能相互協調的設備管理體系和簡要互動的設備管理網絡。通過實施設備管理的群管網制度，不但極大降低了設備故障的發生頻次，也使一些長期閑置的儀器設備又重新發揮了作用。例如，研究所在2006年從深圳某公司購置了2臺萬用電子拉力計，由于設備主體控制系統存在技術問題等，導致該儀器設備一直處于停用狀態。2008年研究所為該儀器設備委派了設備聯絡員，并把其修復工作與聯絡員的年終績效工資聯系在了一起。由于責任明確和獎罰政策到位，該聯絡員不但能積極發揮主觀能動性作用，而且與研究所技術專家一起齊心協力，通過技術攻關，僅用20天就攻克了技術難題，排除了設備故障，使該儀器設備又重新投入使用。通過建立嚴密的設備管理機構，對儀器設備的申請、采購、安裝、驗收、標示、建檔、使用、維護、保養、修理、停用和報廢等，都進行嚴格控制和分別制定相關的管理制度和嚴格的考核辦法，研究所定期組織專人檢查各使用單位的落實和執行情況。不但加強了企業對儀器設備的管理力度，而且簡化了相關工作的辦事程序。實踐證明，建立好儀器設備的管理機構，制定明確的監管機制和相應的考核激勵機制，是確保研究所設備管理工作有效開展的根本措施。

2.建立文件化的設備管理體系

為更好進行儀器設備的規范化管理，建立健全設備管理的文件化制度是十分重要的。只有以文件形式，將儀器設備管理的目的、崗位職責、工作要求、工作程序、技術狀態監控、記錄與檔案管理標準等，都明確和統一的規定出來，才能讓設備管理人員明確自己的職責與義務，才能保證儀器設備管理的工作目標更加明確、方式更趨規范和工作力度更大。為增加設備管理工作的嚴肅性，設備文件一經確定，在一定周期內不應隨意變動。研究所建立的設備文件管理體系，是在以全面推行儀器設備的6S管理（即整頓、整理、清掃、清潔、安全、素養）基礎上，逐步實現規范化和專業化管理目標的，制定并實施了以相關專業技術為核心的規范化管理制度。主要包括：儀器設備的操作與維護、儀器設備檢查、儀器設備不確定度的評定、儀器設備信息的溝通管理、儀器設備定期檢定制度、儀器設備臺賬的建立等，共39項。具體措施如下。

（1）以加強儀器設備的規范操作、正確維護、定期評定工作為重點，為檢測數椐的準確性提供科學依椐，同時為設備管理工作的有序和健康發展，構建良好的工作氛圍和管理平臺。建立的激勵機制和懲罰機制，是為進一步樹立和落實全員參與設備管理工作理念，以及更好的進行設備管理工作考核等，打下了良好的工作基礎。

（2）以關鍵和重點儀器設備作為開展工作的突破口，采取穩步實施與獎罰結合的工作策略。在日常檢查和使用時，必須嚴格按照規范化模式進行操作和精心維護儀器設備，實行了誰維護誰負責和誰檢測誰負責的工作原則，將責任承包制和工作追究制度，落實到了設備管理工作當中。

（3）為提高使用、維修和管理人員的工作質量，進一步強化設備管理工作的嚴肅性，研究所在內部管理考核上，也采用了合同式的管理模式，不但使各方面工作、責任更趨明確和更加規范，也極大提高了各級管理人員的責任心和各環節的工作效率，使設備管理工作開展更具有實效性。

（4）研究所每月召開一次儀器設備管理工作例會，在通報全所設備管理工作開展情況和取得成績的同時，也對經驗和教訓進行了總結，并按相關規定進行定期考核，充分體現了獎罰分明的原則。

3.對儀器設備實行分類管理

研究所的儀器設備一般分為周期性計量、一次性計量和非計量性設備三類。直接用于測量和檢測的儀器設備，應歸類于周期性計量儀器設備；而作為給其提供測量條件的，如ups電源、空調機等，此類設備準確度一般不會隨時間、環境條件和使用狀態等因素的變化而改變，可歸類為非計量性儀器設備類；對檢測儀器設備，如玻璃水銀溫度計、鋼尺等，則屬一次性計量儀器設備類。從儀器設備的用途上可分為檢驗儀器、輔助檢測儀器和辦公儀器設備等。對于一次性計量儀器設備，應在購置后和使用前，需由專人負責進行計量檢定，在符合技術規定和要求后，做好標示和記錄方可投入使用。以后可由使用者只需進行功能檢查，而不必再進行計量檢定等。對于非計量性儀器設備，可由使用者定期進行功能檢查。不需要進行計量檢定就可投入使用的，或需進行周期性計量檢定的儀器設備，原則上應按國家檢定規程中確定的計量檢定周期要求，定期進行計量檢定。國家檢定規程沒有明確規定的，應根據測量范圍和測量值進行量值溯源檢定測試。如無法進行檢定測試的，應按國家JJG1002-1998行業標準要求，自行制定自校規程和進行自校。檢定周期可依據儀器設備測量精度隨時間變化大小、使用頻次、工作環境和配套測量儀器設備的檢定周期等因素確定。如果對儀器設備的測量精度影響不大，或再次計量檢定的精度值低于允許值時，可考慮適當延長計量檢定周期。

4.建立儀器設備的管理臺賬和技術檔案

對需要進行周期性檢定的儀器設備，除應建立管理臺賬外，還應記錄詳細的技術信息。主要包括設備名稱、規格型號、生產廠名稱、出廠編號、量稱、精度等級、購置日期、購置時的技術狀況、設備原值、設備位號、使用部門名稱、保管人姓名、使用用途、使用狀態（在用/停用）、計量檢定周期、歷次計量檢定記錄（日期與結果）等，必要時還可增加設備的管理類別、技術等級和檔案編號等。對一次性或非計量性儀器設備，可實行簡要建檔的管理方式。設備臺賬應采用計算機管理，不僅能方便管理人員檢索和自動顯示已到計量檢定期的儀器設備清單，而且利于計量人員編制周期檢定計劃，有效避免超期檢定或漏檢情況等。

儀器設備的管理檔案和技術檔案，既可一起建立，也可分別建立。但內容都應包括儀器設備的履歷表、到貨驗收單、裝箱單、出廠合格證、使用說明書、維修手冊、操作規程、計量檢定證書、維修和使用記錄等。因為在儀器設備出現量值或精度超差時，對幫助技術人員分析、發現和查找問題原因，或進行故障排除以及進行技術綜合評價等，都能起到很好的輔助作用。

5.確定儀器設備計量狀態標識

通常情況下儀器設備的計量檢定標識，可用合格和停用兩種表示，必要時也可根據實際情況增加準用、暫時停用和報廢等標識。按照儀器設備計量狀態管理的規定要求，經檢定合格的儀器設備應使用“合格”標識；如果是計量測試或部分檢定合格的儀器設備，則使用“準用”標識；對檢定不合格或檢定超期的儀器設備，必須使用“停用”標識。標識內容不但要顯示計量有效日期，而且要注明檢定單位和標識人的聯系方式等內容。

6.做好儀器設備周期計量檢定和人員培訓工作

在確定儀器設備計量檢定周期以后，由設備管理人員負責組織和實施儀器設備的計量檢定和標識工作。不但要定期下達儀器設備的計量檢定計劃，而且應提前通知相關使用部門，以便進行工作安排和做好配合工作。為保證計量檢定數據的正確性和及時性，計量檢定工作完成后，應及時做好設備臺賬和數據庫更新與登記，以及計量檢定證書的歸檔工作。對有修正值的計量檢定證書，應將復印件及時反饋儀器設備使用人員，并通過開展技術培訓提高員工技能水平。培訓工作可分兩種方式進行。

（1）設備管理和聯絡人員培訓。對設備管理和專職設備聯絡人員培訓，主要由生產廠家的技術人員負責。培訓內容主要有：儀器設備的構造及原理、結構特點、使用要求、注意事項等，并組織學員上機實習。培訓后的設備管理人員不僅要能熟練掌握所培訓內容，而且能熟練編制或修正儀器設備的安全使用和保養規程等。

（2）操作人員培訓。對儀器設備操作人員的培訓，主要由研究所的技術專家或設備管理人員負責。培訓的主要內容是：儀器設備的安全使用和保養規程、常見故障的排除方法，以及企業制定的設備管理制度等。培訓工作結束后，要對參訓學員進行理論知識和實際操作技能的考試，經考試合格后，方可持證上崗。

7.做好儀器設備測量不確定度的評定

儀器設備使用部門應按國家JJC1059-1999中的規定要求，進行各項測量不確定度值的評定。開展此項工作的目的，就是要檢查儀器設備的技術狀態是否良好（特別是對舊儀器設備尤為重要），以及檢驗測量結果是否準確等。由使用部門牽頭、設備管理部門協同進行，具體方法如下。

（1）首先由設備使用部門確定好評定負責人，主要負責評定工作中的評定內容、評定范圍和工作計劃編制。同時，應將評定工作計劃上報研究所主管領導批準后執行。

（2）評定工作應以近期（一般取3個月為期）被評定儀器設備的檢測數據和國家專業檢定機構的檢測數椐為主。由設備管理人員提供被評定儀器設備的近期檢查記錄和已使用年限等情況。

（3）在評定過程中，評定負責人應做好評定記錄，負責收集好各項數椐、評定的不確定度值，以及會議記要等相關資料。評定工作結束后，由評定負責人以標準格式寫出評定報告。報告內容主要包括：參與評定人員姓名、評定過程、主要參考資料和最終評定結果等。

（4）應將計量檢定證書、使用記錄、維修記錄、備件更換記錄等技術資料，及時做好歸檔工作。為使歸檔工作更加方便，在設計記錄方式時可采用活頁紙形式，并加以頁號和儀器設備位號等，以防止記錄遺失。

8.結語

研究所的儀器設備管理、維護保養和修理等工作涉及面廣，制約因素多，牽涉到政策、制度、資金、人員和激勵機制等，是一項重要和需長期堅持的工作。作為管理、使用、維護保養和修理人員，既要不斷提高自己的技能水平，又要加強責任意識。只有加強管理，做到規范操作、認真維護和及時檢修，才能最大限度地減少設備故障發生，有效延長儀器設備使用壽命和實現降本增效的目的。山西三維集團股份有限公司技術中心膠粘劑研究所，通過實施和加強儀器設備管理等措施，不但發揮出儀器設備的最大功效，也保證了企業科研工作的順利進行。

W10.02-04