施工企業的局域網辦公管理應用

吳洪林,潘 穎,況力新

(廣廈重慶第一建筑(集團)有限公司,重慶 400053)

1 施工企業局域網存在的問題

2005年初,廣廈重慶第一建筑(集團)有限公司四川分公司機關組建了小型的辦公局域網。后來隨著分公司規模的逐年擴大,到 2008年公司機關辦公室同時在網微機數量最大時達到 40臺。在分公司小型辦公網絡規模擴大的過程中我們發現,雖然組建了局域網,可以進行文件共享、打印共享、上網共享。但是在工作過程中仍然發現由于各類電子文檔均分散存放在操作人員個人的電腦中,帶來了幾個突出的問題,大大降低了微機的使用效率,甚至存在信息安全風險。

(1)資料存放不安全。大多數人員對電腦的維護水平有限,往往容易造成計算機中毒、系統崩潰、非法侵入等安全問題,容易導致本地硬盤中公司重要資料遺失、泄露。

(2)信息無法充分共享。目前主要文件共享的方式,是開放本地共享文件夾或直接將文件從 A點傳送到 B點。安全性差,操作麻煩,大量文件被重復拷貝,還會出現同一文件多個版本的情況,不利于信息的共享和管理。

(3)公司資料無法系統管理。分公司各部門的資料都是分散、獨立儲存,雖然公司對電子文檔資料存放方法作了相應的規定但執行效果不佳;如遇到人員出差、休假、等情況,相關人員想要快捷的提取到資料比較困難。

基于以上幾點我們認為,簡單的局域網建設,滿足不了分公司的工作和管理要求,分公司經研究成立了“信息小組”。決定創建一個符合公司文件存儲、管理、共享、打印等需求的局域網信息管理系統。

2 信息管理系統功能設計與實施

2.1 以主要工作內容為結構的文件儲存結構

按照公司組織機構,信息管理員對文件存儲進行了規范性系統化的設置。每個部門在文件服務器的一級目錄下設有一個部門文件夾,二級目錄按照部門內主要日常工作內容對應設置工作文件夾,三級目錄根據二級目錄中每項工作所產生的主要資料內容來設置資料文件夾。將各部門的主要工作和必需與其他部門共享的信息分列儲存,從而文件的儲存更加系統化。

2.2 有權限的信息共享

按照公司組織機構,建立以工作崗位為名稱的用戶組。按照各部門、崗位的工作差異,授予各崗位不同的系統權限。各部門員工每人擁有獨立的登陸帳號,根據所任職崗位,加入相應的用戶組便可獲得適當的使用權限。這樣的授權方式減輕了系統管理員的工作量,使其能夠在某崗位出現人員變更時,通過調整人員帳號到不同的用戶組,快速準確地完成復雜的授權工作。同時控制了未經過授權的用戶權限,使其不能直接瀏覽文件夾內容。防止了非法用戶對文件夾造成惡意篡改,避免了重要數據的泄漏。

2.3 硬件配置

2.3.1 文件服務器

用一臺 Compaq奔騰Ⅳ處理器臺式電腦,安裝Windows Server 2003系統用做文件服務器;文件服務器是整個信息管理系統的核心部份,包括了文件存儲、資料權限共享、承載共享打印服務等功能。

2.3.2 網絡結構調整

由于電腦數量不斷增多,對Internet訪問數據量也隨之增加,所以取消了原來所用的D-LINK路由器,用一臺 HP奔騰Ⅲ處理器迷你電腦,作為拔號上網代理服務器共享上網連接,以解決訪問 Internet數據交換量過大路由器當機的問題。

購置一臺 TP-LINK 16個端口專業交換機作網絡交換。為了節約辦公成本,充分發揮現有網絡和硬件的功能,短期內不再添置打印機。現有打印機集中管理,通過文件服務器,作打印共享服務。信息管理系統網絡結構圖如圖 1:

圖1 信息管理系統網絡結構

2.4 系統安全防護部署

在代理服務器上安裝 ZoneAlarm防火墻及 NOD32殺毒軟件,讓代理服務器的防火墻過濾所有進入內部的數據。盡可能保障局域網內部的安全。在文件服務器上,同樣安設防火墻,通過防火墻和 windows Server 2003的安全設置完全阻斷文件服務器與internet的聯系,更大程度上保證了文件服務器的安全。

同時,設置了自動備份功能,該功能將自動在文件服務器中備份指定的文件夾。而且,還安排系統管理員,每月用DVD光盤將系統中的文件作一次完整的鏡像備份。

3 實施中的改進

經過努力,順利完成信息管理系統建立。整個信息管理系統也開始試運行。基本實現了系統的功能設計。但也發現系統存在用戶權限分配錯誤,和網絡阻塞等問題。經分析原因,通過以下工作排除問題。

3.1 服務器工作文件夾功能設置及授權分配匯總表

用戶權限分配錯誤,主要是由于分公司的用戶和工作文件夾數量較多,沒有統一的權限分配表達方式,系統管理員沒能很好地理解各部門工作權限的分配方式,在授權過程中容易出現錯誤。

圖2 服務器工作文件夾功能設置及授權分配匯總表截取圖

因此,信息管理員提取了文件服務器上各部門文件夾的結構設置、文件存儲內容等信息編制了《服務器工作文件夾功能設置及授權分配匯總表》,經過多次召開與各部門經理和業務骨干的討論會,更加準確、合理的確定了各部門工作文件夾的結構,明確了授權分配方式。依據該表來指導信息小組進行文件夾的授權工作。具體格式如圖 2。

3.2 安全使用微機與網絡管理規定的制定,和檢察制度的實施

發現網絡阻塞來自于內部被病毒感染的電腦。經檢查,局域網中電腦或多或少的存在安全問題。定期對內部電腦安全檢查和日常工作監督,才是確保信息管理系統正常運轉的關鍵。所以專門針對電腦容易產生的問題,制定了簡單實用的維護、檢查表格對使用電腦的員工進行培訓,并要求他們按時對電腦進行“體檢”和維護。

4 運行效果小結

通過對局域網的調整改進,極少的費用投入,局域網內部變得更加安全,電腦運行更加的穩健;公司的文件資料存儲更加規范化、系統化,工作效率有很大提高;部門間相關數據、文件的共享更加便捷;打印機的集中管理,文件資料共享打印,也給公司節約了不少的日常辦公成本。

同時部門內部資料存放是按照主要工作功能進行設置的,能夠很好的集中反映部門內部的工作狀態,便于部門領導及時督促、檢查員工的工作完成情況,糾正工作中出現的問題。

更重要的是,由于信息管理系統的建立,而并非簡單的系統硬件升級,更多的是著眼于對公司員工日常工作的分配和疏理;使部門內部管理更具條理性,信息的共享非常便捷,從而提高了團隊整體工作效率。

通過提高全體員工使用局域網熱情的水平,不斷探索與完善,企業的局域網給其生產經營管理將帶來更多的好處,也能夠為更先進的信息系統的建立打下堅實的基礎。

[1]戴有煒.Windows Server 2003用戶管理指南[M].北京:清華大學出版社出版,2003