標準信息管理系統在企業中的應用

胥鑫

0 引言

社會在發展，人類在進步，人類通過一次次的工業革命，從以手工業為主要生產力的社會發展到以科技為第一生產力的現代化工業社會，都離不開標準在其中起到的關鍵性作用。而企業在生產發展過程中，依據的不是一條標準，而是根據工作分工、產品分類等的劃分，應用各類相關標準，我們把這些標準可以歸類為技術標準、管理標準和工作標準，由這3類標準組成了企業標準體系。

企業標準體系是企業內的標準按其內在的聯系形成的科學的有機整體。通過建立企業標準體系，發揮其結構性、協調性、整體性和目的性的特點，可以使企業管理系統達到最佳配置，從而使企業獲得最佳效益。

1 建立企業標準體系管理系統的必要性

企業生產工藝越復雜，使用的標準就越多，因此紙質文本需要獨立的空間來存放，盡管有些企業配置了密集書架，但標準的查找、借閱、歸還的手續還是相當的繁瑣，不僅如此，標準還存在丟失的風險。

標準的狀態是否現行有效，也是管理者比較頭疼的問題之一，不能及時收集到新的標準，就不能快速地下發通知。尤其是企業標準在試運行期間，不斷地審核，反復地修訂，多次印刷，不僅費時費力，而且耗費資源。

鑒于以上因素，開發了標準信息管理系統。標準信息管理系統遵循系統效應原理，依托企業標準體系為系統構架，企業所需標準按照其企業標準體系分門別類地排放，條理清晰，一目了然，大大縮短了檢索時間，提高了工作效率。

2 系統概述

系統功能模塊圖如圖1：

圖1 系統功能模塊示意圖

圖1顯示了本系統功能模塊的結構，說明了本系統包括標準信息管理、標準公告管理、系統管理、標準統計、標準信息檢索以及留言板的功能，用戶信息管理和部門信息管理是標準信息管理的輔助管理，因此放在系統管理之中。

2.1 數據庫設計

本系統分目錄數據庫和文件數據庫。

目錄數據庫包括標準信息表、標準體系信息表、標準組織表、部門信息表、用戶信息表、標準公告信息表。

表結構的設定如下：

表1 標準信息表stdnzInfor

表2 標準體系信息表stdnzSys

表3 標準組織表stdnzOrg

表4 部門信息表usersDept

表5 用戶信息表usersAdmin

表6 標準公告信息表stdnzNews

文件數據庫是指標準文本電子化管理的電子版文本的存儲庫，為了方便管理，一律采用PDF格式的文檔存放。

2.2 系統功能及特點

2.2.1 數據管理功能

包括對標準信息、部門信息、用戶信息和公告信息的增加、修改和刪除以及可按標準體系分類輸出標準明細表。

每條標準和每個用戶都有相應的標準密級和用戶等級，是對標準和用戶的一個權限的管理，標準密級和用戶等級配合使用，有相應權限的用戶方可查看標準文本的內容，確保企業機制的安全性。

為了減少誤操作，系統對標準信息的增、刪、改操作采用二級緩存處理，即當對標準信息進行操作時，所做的操作不會影響在用庫，只有再次確認之后才會更新。

2.2.2 檢索功能

按照企業標準體系建立樹節點，遍歷樹中末節點即子體系，顯示葉子節點即歸類在此子體系的所有標準條目。在此可查看標準的詳細信息及文本內容。

根據檢索條件，對標準庫進行模糊檢索。檢索條件包括體系代碼、標準號、標準名稱、標準狀態、歸口部門等。可對單個條件檢索，也可組合多個條件進行檢索。

2.2.3 統計功能

統計功能是對標準庫中標準條數的統計，根據企業標準體系逐項統計，使標準管理人員能夠及時掌握標準庫動態。

2.2.4 留言板功能

登錄進入系統的所有用戶都可在留言板上留言，發表意見或建議，可及時有效地修改系統功能，提高標準管理水平。

圖2顯示了系統的程序流程，用戶登錄到系統前，驗證用戶是否為管理員，若不是管理員，即為一般用戶，則具有樹形瀏覽標準體系功能、對標準的檢索功能、查看標準公告功能以及使用留言板功能，在對查看文本時驗證用戶是否有權限查看標準文本，當標準密級和用戶等級相對應時才有權查看標準文本；若是管理員，即為高級用戶，不但擁有普通用戶的權限，而且還具有數據管理功能、發布標準公告功能以及統計功能。本系統一個突出的特點就是普通用戶查看標準文本沒有打印權限，而管理員查看標準文本時可打印。

2.3 系統運行環境

本系統主要提供企業內部局域網上的計算機管理平臺，使用者可以通過該系統查詢打印需要的標準資源。

2.3.1 硬件環境

基本配置（實現系統基本功能）：

（1）計算機主機的CPU主頻在PIII800以上；

（2）內存256M；

（3）硬盤空閑空間要保證2G以上；

（4）一臺網絡打印機，用于打印文檔。

2.3.2 軟件環境

（1）Windows XP及以上的操作系統；

（2）Microsoft SQL Server2000數據庫管理系統；

（3）Adobe Acrobat6.0或以上版本應用軟件。

2.4 系統運行效果評價

本系統在陜西省高速公路建設集團公司、西安重型機械研究所、陜西渭河煤化工集團有限責任公司、陜西黃河集團有限公司、陜西汽車集團有限責任公司、西安軌道交通裝備有限責任公司、陜西省社會保障局等大中型企事業單位、科研院所中運行良好，效果顯著，提高了標準管理的水平，大大提高了工作效率，表現為以下幾點：

（1）系統具有可擴展性，根據企業自身情況，建立適合本企業的標準體系框架，夯實企業管理基礎，提供管理人事的依據，發揮了標準體系的統領作用，避免了重復。

（2）本系統界面整潔，人機操作簡單明了，方便快捷。

（3）應用本系統對標準進行無紙化管理，節省了資源空間，降低了成本。

（4）能夠及時對標準增加、修改、修訂，縮短了標準的周期，加強了標準的動態跟蹤管理，使工作人員及時得到標準的宣貫。

（5）檢索功能強大，方式多，效率高，能夠同時檢索到標準詳細信息和標準內容。

（6）統計功能免于手動操作，達到所見即所得效果，使管理人員快速、準確地掌握在用標準的情況。

3 結語

本系統自開發3年以來，采用PDCA模式。根據企業在使用中的反饋信息，系統從C/S結構模式向B/S結構模式成功轉化，不斷完善系統功能，優化系統操作，使之呈螺旋式上升，使企業標準體系的管理工作實現了規范化、程序化、科學化，現階段軟件能夠滿足企業對標準信息化管理的需求。

[1]GB/T 15496-2003，企業標準體系 要求[S].

[2]GB/T 15497-2003，企業標準體系 技術標準體系[S].

[3]GB/T 15498-2003，企業標準體系 管理標準和工作標準體系[S].[4]GB/T 19273-2003，企業標準體系 評價與改進[S].

[5]國家標準化管理委員會.標準化良好行為活動實施指南[M]，2006.

[6]李春田.標準化概論[M].北京：中國人民大學，2005.

[7]GB/T 19001-2008，質量管理體系 要求[S].