中小企業信息化解決方案

滕 琳

為中小企業“量體裁衣”,推動信息化管理的普及應用。

談到信息化在企業管理中的應用,我們往往會聚焦于那些知名的大型企業,然而,今天的預備隊,可能就是明天的生力軍。眾多的中小企業,在推動信息化管理的普及與應用方面,扮演著非常重要的角色。

有活力、經營靈活、發展快速是中小企業的優勢,但同時,由于中小企業在人才、技術、資金等方面處于劣勢,常常在追求銷量與利潤的同時,忽略了財務管理、風險控制的作用,這也是阻礙中小企業持續發展的重要問題。為了解決這個普遍存在的難題,記者專訪了用友暢捷通軟件有限公司(以下簡稱“用友暢捷通”)副總經理楊宇春先生。

現狀

多年與國內企業打交道的經驗,讓楊宇春先生感到,我國中小企業在財務管理方面的現狀不容樂觀,表現在:

一、對財務管理的重視不夠。在中小企業中,投資者往往就是經營者,使得很多經營者只注重生產管理和業務開拓,對財務管理并沒有加以重視,無法從財務資料中獲取重要信息,使財務管理處于被動狀態。

二、企業財務制度不健全,財務核算不規范。企業沒有建立統一的核算體系和規范的財務制度,使財務核算流于形式,沒有發揮財務內控與防范風險的職能。

三、財務管理基礎薄弱,管理手段落后。多數企業仍停留在會計電算化甚至手工核算階段,財務與業務系統信息不能共享,不能集成,造成重復勞動,也喪失了財務對業務過程的監控作用,財務對企業經營系統的分析、評價、考核作用也沒有充分發揮出來。

談到導致上述問題的原因時,楊宇春先生認為,大部分中小企業的會計賬目異常混亂,管理者無法獲得及時有用的財務信息,影響了決策的客觀性和及時性,具體體現在:

1.財務管理被動滯后,管理者缺乏財務知識。一些企業單純追求短期經濟效益,管理者只注重生產管理和業務拓展,未能對財務管理加以重視,管理者缺乏應有的財務知識,甚至看不懂財務報表,財務策略上的嚴重失誤,直接導致了一些企業危機的產生。

2.財務管理沒有從經營全局出發,僅從財務角度看問題。由于科層制管理模式的影響,一些企業各部門間存在信息壁壘,會計核算體系的設計不考慮業務管理的需要,許多經營控制點的財務監督職能缺失,財務對經營的指導和控制形同虛設。

3.財務管理目標不明確。不少企業缺乏明確的方針戰略,忽視長遠利益,被一些短期投資行為左右,造成經營決策的失誤。

4.財務管理制度體系不完善。企業沒有建立統一的核算體系和制度,財務決算流于形式,甚至有些企業為了短期利益,不惜違反財務制度,做假賬。

5.財務管理基礎薄弱,管理手段落后。財務與業務系統信息不能共享、集成,造成重復勞動,財務信息不能發揮對企業經營系統的分析、指導、評價、考核的作用。

內控

當前,內部控制、風險管理等問題得到越來越廣泛的關注與重視,然而,這個話題似乎是大型企業專屬的。楊宇春先生指出:“其實,與大企業相比,中小企業的抗風險能力更弱。只是因為很多中小企業的民營性質,使得經營者更重視業務拓展和短期經濟效益,企業內控、風險管理沒有得到應有的重視。同時,中小企業的競爭更加慘烈,客觀上要求企業以高質量、低成本的產品,以及快速、準確的營銷策略去應對市場的變化,因此企業在運營過程中,必須控制進度、控制質量、控制成本,同時吸引并留住客戶。”

楊宇春先生總結了中小企業的內控問題,主要集中在三方面:

其一,效率降低,內部流程出現問題,具體體現在:客戶信息、價格信息外流,造成商業機密流失;采購價格、銷售價格混亂,導致企業運營成本高、利潤低;內部各部門協調溝通不暢,造成效率低下,客戶訂單交期延誤。

其二,資金周轉出現問題,包括應收賬款管理不善,導致壞賬過多,賬期過長,企業資金壓力大;因無法對目前和未來各個時期的資金狀況進行準確預估,導致盲目接單,現金流中斷,或因為過于謹慎而失去生意機會。

其三,庫存資金積壓,陷入庫存積壓、呆滯商品物料過多,導致資金占用無法正常運轉的惡性循環。

方案

楊宇春先生介紹,針對中小企業的管理現狀,用友暢捷通為企業分別提供了單項級的T1、部門級的T3、企業級的T6等管理軟件。在我國擁有50萬用戶,產品成熟穩定,符合中國企業的管理實際,尤其從以下方面加強了管理:

提高工作效率和客戶滿意度,加強管控。

根據用戶企業管理要求,量身訂制業務流程和業務單據、業務報表,保證使用效率;通過自動化業務管控(價格、信用、庫存)和自動化財務核算(成本、應收應付),加快各個環節處理效率,并提高管控力度;通過有效的信息共享,同時兼顧信息保密性,加快部門間溝通效率;通過預警、待處理業務自動推送,積極應對緊急任務,高效處理日常任務。

管理應收應付款項,作好資金預測。

通過有效信用管理(業務員信用、客戶信用)、信用預警、信用提示,有效減少壞賬;只要貨品收到、發出,都可以考慮在應收應付范圍內,更加精準地對應收應付進行預估;通過靈活的結算政策和收付款期限控制,準確預測未來各月往來資金狀況。

管理庫存水平和成本。

準確核算庫存成本,為經營者提供實時庫存成本,避免因財務核算延遲而導致的成本信息不及時;提供庫存可用量查詢(含在途量、在訂量等),準確監控庫存未來狀況;通過最低庫存、最高庫存、可用量控制來嚴格控制企業庫存數量與收發貨管理。

提供管理信息,輔助決策。

提供多維度的管理報表,幫助企業經營者迅速了解經營狀況,輔助決策。

通過對已經實施T系列軟件的企業進行的調查顯示,經過信息化應用,最直接的效益是企業的庫存周轉率有了大幅提升,應收賬款余額也大幅下降,幫助企業加快了資金周轉,帶動企業利潤的提高。同時,幫助企業規范了流程,加強了內控體系的建立。

用友暢捷通在對企業管理理論潛心研究和對70萬中小企業管理實踐總結的基礎上,推出了第三代智慧型軟件T3新一代業務通和倉管通,采用了先進的現代軟件工程技術,旨在提升中小企業實時管控、精益運作、敏捷應變能力,保障其可持續發展。該軟件完全基于SOA架構,采用純B/S應用,只要能上網的地方就能使用,大大減少了企業的硬件投入。

楊宇春先生介紹,新一代T系列產品,深刻把握中小企業全生命周期的管理需求,是面向成長型企業的一款企業級管理軟件,涵蓋了企業的財務、供應鏈、生產、HR、CRM、分銷、BI、PDM等管理領域。幫助中小企業規范管理流程、提升效益。“相信在不久的將來,隨著這款新型智慧軟件的普及,將有力地促進中小企業信息化建設,推動中小企業信息化管理的普及應用”。