基于EPC模式承包商的索賠管理

耿德全

索賠(Claim)是“簽訂協議的一方,向另一方提出賠償損失的一種要求”。在EPC項目管理中,索賠通常是指在項目實施過程中,一方根據法律規定、合同約定及慣例,對不應由自己承擔責任的情況造成的損失,憑有關證據,按規定的程序,向對方提出請求給予補償的要求。索賠是合同雙方的權利,合同的任何一方均有權利向對方提出索賠。一般將承包商向業主提出的補償要求稱為索賠,而將業主向承包商進行的索賠稱為反索賠。索賠是客觀存在的,并貫穿于建設項目的全過程,發生索賠的根本原因在于合同基礎條件的變化和外界的干擾,這是影響項目實施的眾多因素的動態反映。索賠在性質上屬于損失補償,而不是懲罰,是正確履行合同的正當權利要求。承包商提出索賠的目的是得到經濟補償或工期的延長,索賠成功往往能挽回損失,減少虧損或增加盈利。所以,加強索賠管理,是承包商項目管理的一項重要工作。

1 目前承包商索賠管理的現狀

1.1 索賠意識不強,不愿或不敢提出索賠

由于我國法律體制還不健全,存在有法不依、執法不嚴現象,承包商不習慣用法律手段和合同措施解決合同執行中的問題,普遍缺乏索賠意識。加之,建筑市場競爭激烈,為了和業主搞好與保持良好關系,承包商也往往不愿或不敢向業主提出索賠要求。

1.2 索賠管理水平低,不能滿足索賠實際需要

承包商很少從事索賠管理理論研究,很少對索賠經驗進行系統總結,很少對典型索賠案例進行收集和整理,缺乏理論指導和實踐經驗,使得承包商的索賠工作變得困難,索賠效果欠佳。承包商索賠管理組織不夠健全,索賠管理職責不清,流程不明,很少人會在項目實施過程中去主動收集索賠證據,按約定程序提出索賠報告,往往因缺乏索賠證據和失去索賠時效而無法成功索賠。

2 承包商加強索賠管理的對策

2.1 樹立正確的索賠意識

承包商應在企業各級人員中進行索賠管理的宣傳、培訓和教育,增強索賠意識。只有樹立正確的索賠意識,認識到索賠是承包商正確履行合同的正當權利要求,是保護自身利益的重要手段,才能主動開展各項索賠工作,提高索賠管理水平。

2.2 加強索賠管理組織

組織是實現目標的保證。承包商應加強項目索賠管理組織,在項目部內建立以項目經理為首的索賠管理責任制,配備專職索賠管理人員和專業技術人員,明確索賠管理崗位職責和工作流程,主動有效地開展索賠管理工作。EPC項目索賠管理組織見圖1。

項目經理全面負責項目索賠管理領導工作,為項目索賠管理第一責任人,其職責是審批和簽發項目索賠文件。索賠管理工程師在項目經理的領導下,負責項目索賠的組織管理工作,組織索賠管理人員收集索賠證據、編制索賠意向通知書和索賠報告等索賠文件;合同管理工程師負責項目合同管理,處理與合同有關的索賠;項目計劃工程師負責工期索賠證據收集,工期索賠計算,編制工期索賠相關文件;費用控制工程師負責各類費用估算,費用索賠計算,編制費用索賠相關文件;各專業工程師負責提供技術資料,為索賠提供技術支持。

2.3 注重索賠合同依據分析,發現索賠機會

承包商進行索賠的主要依據是與業主簽訂的合同文件、相關的法律法規等,尤其是與業主簽訂的總承包合同。FIDIC《設計采購施工(EPC)/交鑰匙工程合同條件》承包商可索賠內容如表1所示。合同索賠條款只是為承包商索賠提供了依據,要想讓業主承認索賠權,還需要依據這些索賠條款,結合實際發生的事件予以論證。承包商要依據EPC合同條件認真分析合同風險,估計哪些方面可能出現索賠事件,并在項目實施過程中特別加以監視,一旦出現索賠事件,及時收集有關證據,提出索賠要求。

表1 FIDIC《設計采購施工(EPC)/交鑰匙工程合同條件》承包商索賠條款分析[1]

2.4 注重索賠證據的收集和管理

合法有效的索賠證據是索賠能否成功的關鍵。對索賠證據的基本要求是索賠證據應具有真實性,必須是項目實施過程中的真實資料,并真實的反映索賠事件發生的實際情況;全面性,索賠證據和支持索賠的詳細資料能說明索賠事件的全部內容,不能只有發生的證據而沒有持續影響的證據,或證據零亂無序,含糊不清;及時性,索賠事件發生后,應在規定的時間或在雙方認可的其他期限內報告事件的發展情況,在規定的時間內遞交索賠報告及其詳細資料,對業主的疑問及時補充相關資料;具有法律效力,索賠證據必須采用書面形式,并具有雙方代表的簽字。

索賠證據是判定是否支付相應索賠費用或給予工期延長的依據,直接關系到索賠費用的大小和延長的工期。常見的索賠證據包括合同文件、來往信函、會談紀要、工程變更、施工記錄、物價指數、索賠計算基礎和計算過程的證明材料等。承包商應及時收集并保持這些文件和記錄。索賠證據的收集應重在平時,不能等索賠事件被發現之后再收集,這時有些依據可能已經丟失。平時根據經驗可能作為索賠證據的記錄,都應進行管理,歸檔在案。

2.5 注重索賠技巧,合理索賠

索賠的基本依據是合同的約定和索賠事件的事實,然而一定程度上也要依賴于索賠管理和索賠技巧。

索賠以實際損失為原則,索賠計算應符合合同規定的賠償條件和范圍,符合合同規定的計算基礎和計算方法,有關費率和效率的取值也應有依據。

對一些合同中并未規定責任關系的問題,應尋求合理的解決途徑。可采用合同擴展分析的方法,對合同條文的意義作拓寬或推理,尋求雙方可以接受的解決辦法;可采用法律擴展分析的方法,在合同法律基礎上尋求雙方可以接受的解決辦法。對于業主方并沒有責任,但承包方確實遭受了損失(例如合同總價確實過低),還可以尋求“道義索賠”的方法,補償承包商的一部分損失。

要準備業主反索賠的對策。承包商在索賠過程中,業主有可能提出反索賠,這時承包商應及時分析和收集駁回反索賠的證據。有時候應在準備索賠證據時,就準備業主可能提出反索賠。

要力爭友好協商解決。索賠是合同雙方維護各自利益的活動,難免會產生分歧和矛盾。合同雙方都應正確對待索賠事件,防止產生對立情緒,不應因為發生索賠事件影響雙方合作的氣氛。

3 結語

索賠是合同賦予當事人的權利,承包商在索賠管理中要避免兩種傾向:1)索賠意識淡薄,本應索賠而不去索賠,結果將風險和損失留給了自己;2)太注重索賠,將索賠當作盈利的法寶,濫用索賠。事實證明,“中標靠低價,贏利靠索賠”不是承包商成功的經營之道。索賠有理、有據、有節,合理索賠,才符合我國的儒商文化。

[1] 國際咨詢工程師聯合會.設計采購施工(EPC)/交鑰匙工程合同條件[M].中國工程咨詢協會,譯.北京:機械工業出版社,2002.

[2] 劉繼來.對工程變更進行索賠的思考[J].山西建筑,2008,34(14):251-252.