目次提醒在學科領域外文期刊報導中的實際應用

吳 震（上海工程技術大學圖書館 上海 201620）

上海工程技術大學圖書館（以下簡稱我館）本著為“教學、科研”第一線服務的宗旨，與“本科教學、研究生培養、重點學科建設”緊密聯系的特點，一直以來都在努力探索和實踐適合本校實際的讀者服務環境和服務體系，并圍繞上海工程技術大學的學科特色開展各種讀者服務項目。

外文期刊目次推送是我館近年來開展的一項針對專業學科領域的個性化信息推送服務，是提高館藏外文期刊現刊閱讀率及非館藏外文期刊數據庫使用率的有效途徑，是教學科研人員了解前沿學科、獲取國內外最新科技動態信息的時效保證。

1 數據庫提醒服務

隨著互聯網技術的廣泛應用、網絡信息資源的海量增長，各數據庫和網站紛紛提供題名、文摘、目次查詢服務甚至免費全文服務，此外還開展了與之相應的書目信息的提醒服務，為圖書館適時開展目次報導提供了便利[1-2]。何謂提醒服務?其英文為Alerting services[3]，也稱Current awareness services[4]（最新即期通告服務），是一項幫助用戶跟蹤不同學科知識領域的最新研究及發展狀況的定題定期推送服務，即將用戶選定的感興趣的相關主題及專業領域的最新信息通過電子郵件自動提醒用戶的服務方式。提醒服務的形式有：期刊提醒、新書提醒、會議提醒、專利提醒、先期印刷版提醒、新聞提醒、網絡資源提醒等。以Journal alerts[5]（期刊提醒）為例，由于期刊自身文獻類型的特殊性、時效性和學術研究人員的廣泛需求性，使其成為最早開展提醒服務的文獻類型，期刊提醒服務相對成熟和完善。期刊提醒需要用戶在數據庫或網站上注冊，并提供有效的E-mail地址。用戶在設置用戶名、密碼等信息后登錄定制相應范圍，便可享受免費的最新期刊目次提醒服務。期刊提醒一般有兩種方式：TOC Alerts（目次提醒）和Search Alerts（檢索策略提醒）。

（1）TOC Alerts（目次提醒，英文全稱為Table of Contents Alerts）

所謂目次提醒，即對用戶所選特定期刊通過E-mail自動發出其最新一期目次，通常遠遠早于紙本期刊的正式發行[5]。目次提醒定制界面提供 “journal list”（刊名表），一般分“subject list”（主題分類）和“alphabetical list”（字母分類）兩種排序。如IEEE Xplore Digital Library 就是以字母順序排序的刊名表，用戶只要在需要提醒服務的期刊的狀態框選中“alerts status”（提醒狀態），再點擊 “submit selection”（遞交選擇）即完成設置[6]。許多數據庫和出版公司網站都有此類提醒服務，如Ingenta、ACS、ASCE、 Institute of Physics、Royal Society of Chemistry、Cambridge University Press、Oxford University Press、SAGE、 Springer、Taylor & Francis(Informaworld)、Wiley-blackwell、Emerald等[7-8]。

（2）Search Alerts （檢索策略提醒，也稱主題檢索提醒）

所謂檢索策略提醒，即數據庫對用戶所選學科主題或學科領域的檢索策略進行保存，系統根據用戶所選頻率（按月、按隔周、按周、按日）進行檢索自動更新，并將檢索結果通過E-mail發給用戶[5]。如在EBSCOhost數據庫快訊（alerts）定制界面中，可選擇欲保存的檢索策略[9]。具體的操作步驟為：利用高級檢索途徑完成檢索操作后，點擊“檢索歷史記錄/快訊”，打開檢索歷史界面，選擇欲保存的檢索策略； 點擊“保存檢索/快訊”，頁面會提醒只有注冊用戶才能創建快訊； 登錄My EBSCOhost創建快訊，進入定制界面； 選擇“將檢索另存為快訊”，并填寫相關內容，包括檢索快訊名稱（附說明補充欄）、E-mail 地址（可多發）；打開“頻率”、“發表文章的最后時限”、“快訊通知時間”，可分別通過3個選項的下拉菜單選擇所需選項及快訊格式、郵件格式、電郵屬性等選項，最后保存快訊，完成設置。

2 外文期刊目次報導

外文期刊的目次報導從最初的掃描目次頁將其以HTML格式保存發送（也稱手工目次報導，如圖1）到由服務人員注冊網上數據庫定制TOC Alerts信息，并在收到郵件后直接轉發給用戶（也稱依托數據庫系統目次報導，如圖2），前后經歷了兩個階段?，F階段就是利用數據庫提醒功能來豐富目次數字化報導需求。

數據庫的定制是有選擇的集中一次完成的，如對于同一出版公司出版的幾種期刊，在注冊時可以一并完成，避免了以后重復選擇數據庫和搜索網址。當然也有一些定制服務需要在下一年重新更新注冊、定制，所以需保存定制信息和注冊網站。筆者對館藏外文期刊作以數據統計，下面是以數據庫名稱排列、選擇的已完成定制目次提醒服務的十余個數據庫和期刊網站及與其相對應的具體刊名種類。

（1）ACS Publications 其注冊網站的網址為 http://pubs.acs.org/， 提醒服務郵箱為marketing@acs.org，定制期刊7種：《Journal of Medicinal Chemistry》；《Journal of Chemical Information and Modeling Perspectives》；《Journal of Natural Products》；《Industrial & Engineering Chemistry Research》；《Nano Letters》；《Organic Process Research &Development》；《Biotechnology Progress》。

（2）Ingenta 其注冊網站的網址為http://chinesesites.library.ingentaconnect.com/，提醒服務郵箱為intouch@ingen taconnect.com，定制期刊6種：《International Materials Reviews》；《Aircraft Engineering and Aerospace Technology》；《Proceedings of the I MECH E Part A Journal of Power and Energy》；《Proceedings of the I MECH E Part L Journal of Materials: Design and Applications》；《Proceedings of the I MECH E Part D Journal of Automobile Engineering》 ； 《Fashion Theory》。

（3）Wiley-Blackwell 其注冊網站的網址為http://www3.interscience.wiley.com/cgi-bin/home， 提醒服務郵箱為WileyInterScienceAlerts@wiley.com，定制期刊6種：《Journal of Economics & Management Strategy》；《The Modern Language Journal》；《World English》；《Language learning》；《The Economic Journal》；《The Econometrics Journal》。

（4） Oxford University Press 其注冊網站的網址為http://www.oxfordjournals.org/， 提醒服務郵箱為oxfordjournals-mailer@alerts.stanford.edu，定制期刊3種 ：《Applied Linguistics》；《ELT Journal》；《Computer Journal》。

（5） Thieme Publishing Group 其注冊網站的網址為http://www.thieme.de/connect/en/， 提醒服務郵箱為alerts@thiemeconnect.de，定制期刊2種：《Planta Medica》；《Synlett》。

注：其特點為：①工作量大，每期新到館期刊都要進行目次頁掃描、存檔； ②成本大，需對口匹配硬件設備； ③數字化程度底。

注：其特點為：①自動化程度高，通過搜索引擎等檢索工具查詢、確定數據庫或出版商網站； ②效率高，一次注冊完成目次提醒定制的，系統自動定期發送E-mail； ③數字化程度高，時效性強。

（6） PMA 其注冊網站的網址為http://www.pma.org/， 提醒服務郵箱為bkuvin@pma.org, 定制期刊2種： 《MetalForming Magazine》；《American Tool,Die & Stamping News》。

（7） IEEE Xplore 其注冊網站的網址為http://ieeexplore.ieee.org，提醒服務郵箱為toc-alert@ieee.org，定制期刊41種：IEEE Publications。

（8）Professional Engineering Publishing 其注冊網站的網址為http://pep.metapress.com/home/main.mpx， 提醒服務郵箱為marketing@pepublishing.com，定制期刊4種：《International Journal of Engine Research》 ；《Proceedings of the Institution of Mechanical Engineers, Part A》 ；《Journal of Power and Energy》；《The Journal of Strain Analysis for Engineering Design》。

（9）AMA 其注冊網站的網址為http://www.atyponlink.com/AMA/loi/jmkr， 提醒服務郵箱為alerts@atypon-link.com，定制期刊1種：《Journal of Marketing Research》。

（10）IGI Publishing 其注冊網站的網址為http://www.igi-global.com/， 提醒服務郵箱為journals@igi-global.com，定制期刊1種：《Information Resources Management Journal》（IRMJ）。

（11）MRS 其注冊網站的網址為http://www.mrs.org/s_mrs/index.asp， 提醒服務郵箱為 enews@mrs.org，定制期刊1種：《Journal of Materials Research》。

（12）ASCE Publications 其注冊網站的網址為http://pubs.asce.org/journals/aerospace/default.htm，定制期刊2種：《Journal of Aerospace Engineering》；《Journal of Electronic Packaging》。

（13）Bentham Science Publishers 其注冊網站的網址為http://www.bentham.org/，定制期刊2種：《Current Pharmaceutical Biotechnology》；《Current Drug Discoveries Technologies》。

（14）Informaworld(Taylor & Francis) 其注冊網站的網址為http://www.informaworld.com/smpp，定制期刊2種：《Journal of the Textile Institute》；《Textile Progress》。

另有一部分期刊無法滿足定制目次需求，可以將該期刊網站提供的“newsletter alert”（快訊通知）作為提醒服務，以彌補期刊目次報導的不足。這些期刊刊名和注冊網站分別是：

（1）《AATCC Review》 其注冊網站的網址為http://www.aatcc.org/media/index.htm。

（2） 《Art in America International Review》 其注冊網站的網址為http://www.artinamericamagazine.com。

（3）《A.T.A. Journal》 其注冊網站的網址為http://www.testex.com/index.php id=18&L=5。

（4） 《Accessories》 其注冊網站的網址為http://www.accessoriesmagazine.com/。

（5）《Apparel》 其注冊網站的網址為http://www.apparelmag.com/ME2/Default.asp。

（6）《Knitting International》 其注冊網站的網址為http://www.inteletex.com/registration.asp。

（7）《Textile Horizons》 其注冊網站的網址為http://www.inteletex.com/registration.asp。

（8）《Chemical Engineering 》 其注冊網站的網址為http://www.che.com/freetrial.html。

（9）《Injection Molding Magazine》 其注冊網站的網址為http://www.plasticstoday.com/imm。

（10）《Automotive Engineer》 其注冊網站的網址為http://www.ae-plus.com/index.htm。

（11）《Automobil Industrie》 其注冊網站的網址為http://www.automobil-industrie.vogel.de/。

3 圍繞學科領域開展個性化目次推送

由于上海工程技術大學具有濃郁的“工科特色”，館藏外文期刊也以理工科類居多。近年來，上海工程技術大學學科專業建設遵循“1+2+3”框架，即重點建設現代交通運輸工程學科群“1”，積極推進現代藝術設計、現代管理工程與公共政策決策支持系統兩大特色學科群“2”，努力發展生態化工與先進材料、先進制造與控制工程和應用基礎學科三大工科支柱學科群“3”，覆蓋至全校各院系學科專業[10]，所以我館在推出目次報導時，圍繞學校重點學科專業群，有的放矢、按需求側重不一開展服務。就兩年來報導數量統計，館藏外文期刊總數為128種，服務于重點學科群20種，涉及汽車、軌道、航空學院； 特色學科群17種，涉及服裝、藝術、管理學院； 支柱學科群76種，涉及化工、材料、機械、電子電器、基礎學院。具體見圖3。

4 目次報導的實際應用及管理過程中獲取的經驗

4.1 具體目次報導服務實施

我館推出目次報導服務已有兩年的時間。最初推廣時，工作人員就決心很大，將館藏外文期刊刊名目錄按學科專業制成各學院表單，親自上門分發給各學院，并了解各學科專業具體所需，收集學院反饋信息，其中最主要的一項是要求教師提供個人有效的E-mail，以保證最終目次服務的推送成功。最初的需求量并不大，但個別教師踴躍度極高，索取服務的期刊多達十幾種。目次報導服務在實際操作中，“一對一”和“一對多”的操作程序是相同的，因為只要有需求，哪怕是單種期刊只有一位讀者要求，工作人員也要進行數據庫查詢、注冊、定制、郵件收取、郵件轉發等步驟，所以工作量并不會因為需求量少而減輕。相反，這要求工作人員更加注重工作中的細節。例如，分發到各學院供教師從中篩選需要目次服務的期刊目錄表單，看似有明顯的學科類別，有些期刊卻是跨學科的，以計算機人工智能方面的期刊來說，需要把它們同時歸入電子電器學院和機械學院。還有些學科帶頭人或科研人員本身的研究跨越多領域，也需要工作人員對這類期刊進行細分，分門別類地多次分發到不同學院。以材料學院的某學科帶頭人來說，他在研究本學科的同時，也從事基礎物理學方面的研究，所以需要工作人員把這兩方面相關的期刊同時歸屬到材料學院和基礎學院。 總之，這些都需要圖書館與院系密切溝通，以提高目次報導的滿意度。

4.2 郵件收、發管理

服務人員專門設置一個固定的校園網郵箱來收（接收數據庫定制郵件）發（發送給用戶的郵件）電子郵件，在注冊網站Alerts定制服務時，也填寫同一郵箱。這樣接收數據庫系統的提醒郵件并將其轉發推送給用戶時，使用的是同一郵箱地址，也便于打開郵箱，將收到的TOC Alerts在同一界面轉發，及時推送到用戶郵箱上。所有數據庫網站注冊同一用戶名，使用同一密碼，便于日后定制服務修改。

4.3 郵箱設置

在校園網郵箱“地址簿”欄目中，分別創建“個人地址簿”和“組地址簿”。對于個人地址簿，以“學科-姓名”格式來填寫“代號”欄，學科基本上沿襲院系的名稱，并按拼音排序以方便查找； 對于組地址簿，以刊名來填寫“代號”欄，基本上一種期刊對應多個郵箱地址，在地址欄以添加個人地址簿的方法多人多次添加即可。

4.4 郵箱存檔

在“文件夾”一欄創建新文件夾，按月份命名，將每月已完成推送的郵件歸入（轉移）月文件夾以存檔，待每年12月結束后創建新文件夾，以年命名，將本年度12個月接收郵件全部歸入年文件夾以存檔。下一年以此類推，只需更改年份文件夾名即可。 這樣既可保證日后數據的可查、可檢，也便于統計，更便于出現特殊情況時通知所有用戶。如我館情報部曾舉辦一場數據庫（由數據庫商）培訓，通知時間比較緊，若正常在圖書館主頁上發布通知，可能無法保證教師們及時獲知，而通過我館建檔的組地址簿群發，起到了明顯的效果，使許多有需求教師都及時參加了培訓，得到的反饋也很好。

5 結 語

圖書館的服務主戰略應緊密配合學校的整體發展戰略。圖書館作為全校的文獻信息來源中心，應充分發揮其文獻資源對教學、科研及重點學科建設的保障和支撐作用，建立多渠道、多層次、多元化的創新型、開放型服務體系，并以完善讀者的需求為最終目標。快速發展、快速更新的學科專業及與之相關聯的專業設置、課程體系等各個環節的教學與科研人員的新要求、新目標，也對我們圖情人員提出了新的機遇和挑戰。我們應分批分階段提升報導的服務水平和服務質量，完善館藏外文期刊的所有定制，熟練掌握各數據庫定制，為日后非館藏期刊報導打下基礎，推進目次提醒個性化服務進程。

[1] 薛 海, 周小延, 徐永紅. 利用網上外文科技期刊開展目次報導的實踐[J] . 情報資料工作, 2004(S1):331-332.

[2] 馮佳潔, 許 靜, 吳智茹. Alert 提醒服務在圖書館個性化信息服務中的應用[J] . 圖書館學刊, 2009(8):24-26.

[3] Alerting Services [EB/OL] .[2009-11-20] .http://library.leeds.ac.uk/info/200202/alerting_services/110/alerting _services.

[4] Current Awareness Services [EB/OL] .[2009-11-20] .http://www.library.cornell.edu/resrch/current.

[5] Journal Alerts [EB/OL] .[2009-11-20] . http://library.leeds.ac.uk/info/200202/alerting_services/112/journal_alerts.

[6] IEEE xplore [EB/OL] .[2009-12-03] . http://ieeexplore.ieee.org/xpl/periodicals.jsp letter=A&type=0&list =ieee.

[7] Lancaster University Library [EB/OL] .[2009-11-20] .http://libweb.lancs.ac.uk/keeping2.htm.

[8] Oklahoma State University Library [EB/OL] .[2009-11-20] .http://www.library.okstate.edu/database/alertservice.htm.

[9] 劉克英. 網絡數據庫Alerts及其使用方法[J] . 圖書館工作與研究,2007(3):23-24.

[10] 上海工程技術大學[EB/OL] .[2009-10-25] . http://infopub.sues.edu.cn/UploadFile/SUES_ 2009518 14330841.doc.