淺談我國企業會計電算化存在的問題及對策

王冬平

我國會計電算化自上個世紀80年代啟動以來，深受企業的青睞。至今全國已有專業的財務軟件數百個，如用友、金蝶、管家婆、三門等等。這些財務軟件操作簡單、功能齊全，大大提高了企業工作效率和財務管理水平，促使我國大部分企業普及了會計電算化。會計電算化給企業的會計工作帶來便利，但是實際運用中還存在一些問題。深入地分析我國企業會計電算化存在的問題，有利于對我國企業的會計電算化工作形成全面性的認識，從而為我國企業發揮會計電算化的優勢、完善會計電算化功能、提高會計電算化的運作提供了現實性的理論借鑒。

一、實際運用中存在的問題

1.缺乏復合型人才

會計電算化是一個較為復雜的信息系統，既涉及到財務又涉及到計算機兩種專業知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術，又精通會計業務的人才隊伍，才能保證系統正常運行、系統維護與管理、會計業務工作的處理。但目前整體人才隊伍中，既懂會計又懂電算化的人才相對缺乏。

軟件設計人才：一個企業財務管理水平的高低，最終取決于會計人員自身的素質。幾個會計科目加上借貸方符號和金額就能準確描述企業的一項復雜的經濟活動，這并不是一項簡單的工作，需要會計人員不僅有豐富的會計專業知識還要有實踐經驗，真正理解會計工作的實質。會計軟件是由人設計的，它最終體現的是設計人的財務管理水平。如果財務人員基本功不扎實，對于財務軟件的開發和利用就有局限性，不僅削弱會計軟件的功能，而且影響企業的財務管理水平，甚至可能釀成重大財務漏洞。

實際操作會計人員：年齡較大的會計人員，對會計業務非常熟悉，會計電算化無疑對提高工作效率、提高工作能力有很大的幫助，但是電腦出現任何故障就束手無策。年紀輕的會計人員則相反，特別是剛參加工作就使用會計軟件的會計人員，沒有進行手工登記會計分錄、科目明細賬、填制會計報表的實踐經歷，在會計電算化環境下，除會計憑證由人工錄入和審核外，其余各項工作都由計算機自動完成。只需要鼠標點一下，就可以生成各種報表，使得會計人員不能直觀的了解報表的生成過程，對報表與報表之間的換算關系，報表與會計科目之間的聯系就不完全清楚，容易導致報表做好后自己都不理解報表中所傳遞的信息，甚至不能分辨報表中的錯誤信息。

2.內部管理失控隱患

電算化會計不僅使傳統會計使用的介質、工具、簿記格式等形式發生了變化，而且對會計核算的方式、程序、內容和方法也產生了影響。企業實行會計電算化后，就需要按照會計電算化的要求來重新設置工作崗位，重新進行權限分配，以保證會計電算化工作能正常進行。因此要求企業在管理上相應要滿足會計電算化的要求。

崗位設置方面：電算化會計崗位一般分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析、會計檔案資料保管員和軟件開發（自行開發軟件）等各崗位。目前，大部分企業人員相對較少，崗位分工不明確，沒有按照會計電算化管理崗位要求進行分工，一人身兼多職。在傳統的手工賬下，每個環節都要經過具有相應權限人員的簽章，具有嚴格的審核機制。實現會計電算化后，大部分處理由計算機完成，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，傳統意義上的審批手續部分被省略，相關審核監督環節的減少，給企業財務帶來巨大隱患。

工作流程方面：在實際工作中，目前有不少會計核算軟件提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結賬”等功能，即允許對于已錄入并保存的憑證報表進行修改，這些設置無疑給會計人員在修正會計處理過程中帶來許多方便，但是此無痕修改功能對內控也造成了很大的沖擊。所以，憑證的無痕修改等各種新功能的研發對會計電算化內控是一個嚴竣的挑戰。

3.外部安全隱患

財務信息是企業的絕對秘密，關系著企業的生存和發展。隨著網絡會計系統的日趨普及，利用計算機舞弊、非法竊取信息成為重大安全隱患。在會計電算化工作中，一些會計軟件本身就賦予了系統管理員全部工作權限，能夠調用系統的所有功能。在實際工作中表現最為突出的問題是系統管理員雖不參與會計核算，但是卻可以掌握所有信息。因此應對系統管理人員進行監管控制以防患于未然。另一方面，會計電算化以磁性介質作為信息載體，存儲在計算機磁盤上的數據容易被修改，甚至能不留痕跡地被修改。沒經授權的人也有可能通過網絡瀏覽數據文件、復制、偽造企業重要數據，假若系統一旦癱瘓，或受病毒侵襲，恢復起來比較難。

二、解決問題的對策

1.加大培訓力度

會計電算化的推廣是一項系統工程，涉及硬件購置、軟件開發、人員培訓及組織管理等各方面，其中會計電算化人才的培養更是關鍵任務。財會人員應該積極學習，更新知識結構。作為企業，在某個業務量較少的子公司設置手工賬，或將公司重要的業務環節設置模擬賬套，請公司有豐富實踐經驗的會計人員負責管理，讓缺乏手工記賬經驗的人員輪流到那里實習，盡快掌握企業會計核算的要點，幫助會計人員進一步了解會計工作的實質。

2.建立健全制度

建立健全企業電算化制度，是高效實施會計電算化的基礎。包括會計人員權限的合理設置、人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約，要嚴格遵循不相容職務權限相分離原則、相互制約原則、安全和保密原則、內部防范原則等。如人員管理制度、操作管理制度、數據管理電算化檔案管理制度、系統維護制度和崗位責任制度等。制定符合本單位電算化管理的具體辦法，又利于提高工作效率，充分發揮系統的運行效益，并可以形成有效的約束機制和監督機制。

3.加強內部審計

企業應定期或不定期的對會計資料進行審計，審查會計賬務處理是否正確，審查電子數據與書面資料是否一致，監督數據保存方式是否安全、合法，檢測電算化系統的工作情況，逐一審查系統運行的各環節，確保內部控制制度落實到位，保障會計電算化運行質量。

4.加強會計信息系統的安全性和保密性

從電算化軟件的設計入手，企業應該嚴格執行在進入系統時加一些諸如用戶口令、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段。在電算化硬件管理方面，特別是運用會計軟件的電腦應該實行內外網隔離，并安裝殺毒軟件。在操作方面，會計信息資料的備份要做到對重要的資料要實行多級備份。在財務人員方面要定期進行相關法規培訓，提高保守單位商業秘密及財務秘密的意識，不能隨意泄漏密碼以防他人隨意進入自己的軟件系統。