工程設計企業(yè)知識管理信息門戶的研究與實現(xiàn)

郭平平 趙 晨 郭 聰

(1.武漢理工大學管理學院,湖北武漢 430070;2.軍事科學院軍隊建設研究部,北京 100091;3.北京理工大學計算機學院,北京 100081)

1 引言

在以知識為基礎的經(jīng)濟時代,工程設計企業(yè)必須應對復雜、快速變革的市場,積極動態(tài)地適應新的市場規(guī)則,妥善處理內(nèi)外部的知識來源,部署優(yōu)秀的知識工作者以及架構(gòu)適用的信息技術,方能在與其它企業(yè)競爭時獲得競爭優(yōu)勢。對于工程設計企業(yè)而言,迫切想知道的是知識管理信息門戶到底是一個怎樣的系統(tǒng)?如何構(gòu)建?是否可以構(gòu)建出具有企業(yè)特征和行業(yè)特點的且具有普適性意義的系統(tǒng)模型?為回答這些問題,本文以國內(nèi)外知識管理已有理論成果為起點,提出了工程設計企業(yè)知識體系的基本框架。基于這一框架,借助典型的門戶平臺,完成了工程設計企業(yè)知識管理門戶系統(tǒng)的軟件實現(xiàn),以期為工程設計企業(yè)的知識管理系統(tǒng)的普及提供有益的實證參考。

2 知識管理的挑戰(zhàn)與確保成功的關鍵因素

2.1 知識管理的挑戰(zhàn)

利用信息技術手段實現(xiàn)工程設計企業(yè)的知識管理,是一項具有很大挑戰(zhàn)性的工作[1]。一方面,由于工程設計企業(yè)經(jīng)過長期的發(fā)展,一般都積累有大量的顯性知識,因此企業(yè)知識管理系統(tǒng)要能夠高效支持這些顯性知識的創(chuàng)建、發(fā)布、利用和管理;另一方面,由于業(yè)務流程本身就是知識活動過程,所以,知識管理系統(tǒng)不能獨立于企業(yè)的業(yè)務和生產(chǎn)流程而存在,它必須是一個與業(yè)務系統(tǒng)有機耦合的動態(tài)系統(tǒng),企業(yè)知識管理系統(tǒng)要能夠?qū)崟r捕捉創(chuàng)造性知識活動中的隱性知識,并以適當方式將隱性知識顯性化。

因此,對于工程設計企業(yè)這樣高度協(xié)作化的知識密集型企業(yè),實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)實現(xiàn)的主要挑戰(zhàn),概括起來主要體現(xiàn)在如下幾個方面[2]:

(1)信息發(fā)布與內(nèi)容管理。對于以電子方式存儲的 Web頁面、各種文件或記錄內(nèi)容,能夠?qū)ζ溥M行高效發(fā)布、管理和利用(通常稱為“內(nèi)容管理”)。內(nèi)容管理除必須具備支持企業(yè)創(chuàng)建/捕捉、管理/保護 、存儲 /保留 /銷毀 、發(fā) 布 /分 配 、查看 /打印 外,還必須具備對相關的數(shù)字內(nèi)容進行有效組織的能力。

(2)協(xié)同工作。構(gòu)建信息化的動態(tài)工作環(huán)境,能夠有效促進人才資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為具體價值。在動態(tài)化的協(xié)同工作環(huán)境中,最大的挑戰(zhàn)在于要為廣大的知識工作者提供有效捕捉和存儲未記錄在文件中信息的能力,包括捕捉知識工作者在工作協(xié)作過程和業(yè)務流程中表達的思想、非結(jié)構(gòu)化信息或?qū)＜翌^腦中的信息。

(3)業(yè)務流程自動化。檢索和重用信息的能力,是加速高度可重復性的業(yè)務流程的必然要求。工程設計企業(yè)的信息化管理,主要內(nèi)容是日常例行的業(yè)務管理工作,這部分工作如果能夠?qū)崿F(xiàn)流程化、標準化,則可以大大提高管理工作效率。

(4)社會計算網(wǎng)絡。工程設計企業(yè)最寶貴的資源是知識工作者,知識工作者的主要資源就是個人知識的學習、保存、傳播、使用和創(chuàng)新。因此,企業(yè)除為員工創(chuàng)造出一個良好的學習環(huán)境與文化氛圍外,還要為員工創(chuàng)造信息化的交流平臺,以便讓員工主動通過正式或非正式的渠道學習和交流。信息化的交流平臺應該支持員工的自學、互動、同事、研討和合作伙伴等五個方面的溝通。

透過信息科技培養(yǎng)與時俱進的員工,使每位員工都能在快速變化的產(chǎn)業(yè)環(huán)境中,持續(xù)累積面對挑戰(zhàn)的能力,確保員工與企業(yè)不斷保持競爭力。這就是知識管理的真諦。

2.2 知識管理門戶成功的關鍵因素

由于門戶技術具有在多種技術之間提供不斷增強的一致性和保持應用程序開發(fā)的高效性,以及有效整合客戶的需求等方面的優(yōu)勢[3],因此,選擇門戶技術對確保知識管理的成功,具有如下幾個方面的顯著優(yōu)勢:

(1)門戶為企業(yè)搭建了一個全面、穩(wěn)定和緊密的技術基礎框架。當今典型的門戶平臺,均已預置了門戶、協(xié)作、內(nèi)容管理、搜索、業(yè)務流程和 BI(智能商務)等組件,不僅提供了成熟技術,而且降低了技術開發(fā)門檻和縮短了軟件產(chǎn)品的開發(fā)周期。

(2)門戶能夠?qū)I(yè)務管理流程、設計項目協(xié)作和設計人員緊密聯(lián)系在一起。將業(yè)務管理流程、設計項目協(xié)作和設計人員緊密聯(lián)系在一起的觀念,對于正確理解信息技術是如何促進工程設計企業(yè)知識的創(chuàng)建和共享是至關重要的。

(3)門戶可適應快速演進的信息技術變革。由于門戶技術體系的層次化和組件化,使得門戶平臺技術基礎中的抽象層具有很好的擴展性,能兼顧企業(yè)短期和長期的業(yè)務和技術需求。

(4)門戶在信息的集中與分散管理之間取得了良好的平衡。企業(yè)門戶運行時很自然會產(chǎn)生一些跨功能、跨多種業(yè)務流程和跨多個部門的活動,所以在企業(yè)門戶實現(xiàn)方案中取得集中與分散的平衡是一個關鍵的成功因素。

(5)門戶能夠在易用性、信息安全和機密性之間取得平衡。一般而言,門戶具有易操作的用戶接口、良好的可靠性和對信息資源、應用程序與協(xié)作工具的可訪問性。

3 工程設計企業(yè)的知識體系

根據(jù)知識管理理論[4]和知識管理系統(tǒng)[5]構(gòu)成理論的已有研究成果(主要是技術流派的成果),按照知識擁有主體的不同,本文將工程設計企業(yè)的知識資源抽象為個體知識、團隊知識、企業(yè)知識和企業(yè)外部知識四個層次(見圖1)。

圖1 工程設計企業(yè)知識體系構(gòu)成的概念模型

(1)個體知識。個體知識是指員工單個個體擁有的各種知識,包括基礎知識(如:數(shù)學、物理、化學和計算機應用等通識性知識)、專業(yè)知識(如:建筑學、工程力學、土力學、工程測量等工程設計必備的技術知識)和經(jīng)驗知識(如:個人經(jīng)驗、心智模式等)。

(2)團隊知識。團隊知識是指某個團隊所擁有的與團隊目標相關的各種知識。工程設計企業(yè)的團隊,一般是根據(jù)設計項目涉及的領域(如:民用建筑工程、橋梁工程、防護工程、環(huán)境工程等)而臨時組建起來的。盡管是臨時組建起來的,但團隊的活動過程既遵循企業(yè)的核心業(yè)務流程,又是企業(yè)的主要知識活動過程。業(yè)務流程是知識獲取的信道和知識應用的對象,知識活動過程是基于知識管理視角對業(yè)務流程的抽象。

(3)企業(yè)知識。企業(yè)知識是指某個企業(yè)所擁有的與企業(yè)目標相關的各種知識,包括法律規(guī)范(如:工程設計相關法律、工程設計規(guī)范和材料規(guī)范等)、標準設計程序(如:內(nèi)部相關作業(yè)程序,如設計步驟、質(zhì)量要求等)、設計數(shù)據(jù) (如:設計計算書、設計案例等)、自行開發(fā)軟件(如:將設計數(shù)據(jù)模塊化的電子表格、經(jīng)驗計算公式等)和教育培訓(如:新材料、新工藝、新技術、新方法以及新員工的教育培訓)等。

(4)企業(yè)外部知識。企業(yè)外部知識是指企業(yè)從外部或合作伙伴處獲得的各種知識,包括競爭對手信息、合作伙伴知識、市場推廣和拓展知識等。

4 基于門戶平臺的知識管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

通過眾多的企業(yè)知識管理和軟件工程實踐,我們發(fā)現(xiàn),將企業(yè)信息門戶技術應用于企業(yè)知識管理中,使知識管理工作和核心業(yè)務流程緊密結(jié)合,是實現(xiàn)工程設計企業(yè)知識管理落地的有效途徑。

4.1 知識管理門戶實現(xiàn)的基本思想

綜合前面論述,不難得出工程設計企業(yè)知識管理系統(tǒng)的層次結(jié)構(gòu)模型(見圖2)。此層次結(jié)構(gòu)模型使用信息門戶的相關技術,從而實現(xiàn)了與工程設計企業(yè)知識管理體系的完美耦合。

(1)企業(yè)知識共享門戶。企業(yè)知識共享門戶,主要用于在企業(yè)范圍內(nèi)的信息發(fā)布和在企業(yè)范圍內(nèi)知識共享顯性知識。使用知識共享門戶的過程,通常稱為“正式溝通”。普通用戶可以匿名訪問,從而實現(xiàn)知識的共享,但信息發(fā)布通常需要經(jīng)過嚴密審批。門戶的生命周期為永久性質(zhì)。

(2)部門、團隊協(xié)作網(wǎng)站。部門、團隊協(xié)作網(wǎng)站,主要解決部門、團隊和項目工作組成員對共享重要信息、理念和項目協(xié)作文檔的重要需求。使用協(xié)作網(wǎng)站的協(xié)作過程,通常稱為“非正式溝通”。協(xié)作網(wǎng)站的管理通常較為寬松,部門或團隊的人員可以使用本部門或本團隊的網(wǎng)站,非本部門或本團隊的人員要訪問部門或團隊網(wǎng)站則必須受到邀請。部門、團隊網(wǎng)站的生命周期為永久性質(zhì)。

(3)項目協(xié)作網(wǎng)站。項目協(xié)作網(wǎng)站會隨著項目的結(jié)束而消亡,因此,它是短期性網(wǎng)站。其它同部門、團隊協(xié)作網(wǎng)站。

(4)個人網(wǎng)站。個人網(wǎng)站是一個社會計算網(wǎng)絡,用于集中管理和存儲個人的文檔、內(nèi)容、連結(jié)以及聯(lián)系人的個人網(wǎng)站。具有權限訪問內(nèi)網(wǎng)的每一個用戶,都有一個個人專有的個人網(wǎng)站,個人網(wǎng)站名稱為“我的網(wǎng)站”。個人網(wǎng)站生命周期為永久性質(zhì)。

4.2 邏輯體系結(jié)構(gòu)

圖2 工程設計企業(yè)知識管理的層次結(jié)構(gòu)

圖3 MOSS 2007服務器場部署的邏輯體系結(jié)構(gòu)

下面以典型的企業(yè)級門戶平臺 Microsoft Share-Point Server 2007(MOSS 2007)為例,介紹工程設計企業(yè)知識管理信息門戶實現(xiàn)的邏輯結(jié)構(gòu)。考慮SharePoint的部署選項時,需要首先要考慮拓撲結(jié)構(gòu)。換句話說,要事先確定在您的應用中要部署幾個 SharePoint服務器場,每個 SharePoint服務器場中將部署多少臺服務器,以及它們分別扮演什么角色。在 MOSS 2007中,如何部署 SharePoint是很靈活的。對于大型的工程設計企業(yè)而言,典型的部署會包含如下三種網(wǎng)站[6](見圖3):

? 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)

? 合作伙伴網(wǎng)站(即 Extranet,本文不詳述)

? 客戶 Internet網(wǎng)站(本文不詳述)

通常企業(yè)的信息門戶只需要一個服務器場,但該模型仍介紹了兩個服務器場的用法。一個用于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng),另一個用于面向客戶 Internet網(wǎng)站。如果選擇實施兩個單獨的服務器場,最重要的設計選擇是決定由哪個服務器場承載合作伙伴 Web應用程序。在該模型中,服務器場 A承載企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)容,服務器場 B承載企業(yè)的 Internet網(wǎng)站。根據(jù)軟件的許可條款,任何一個服務器場均可承載合作伙伴網(wǎng)站(Extranet)。

確定邏輯體系結(jié)構(gòu)中是否需要多個 SSP(共享服務提供程序)的最重要的條件是,您是否需要對內(nèi)容進行隔離。例如,如果服務器場為多類用戶承載應用程序,則單獨的 SSP有助于在這些多類用戶之間創(chuàng)建隔離。

典型的工程設計企業(yè)內(nèi)部網(wǎng),包括三個獨立的應用程序。一個是用于企業(yè)信息發(fā)布與知識管理的“發(fā)布門戶”;第二個是用于部門、團隊或項目協(xié)作網(wǎng)站的“協(xié)作網(wǎng)站”集;第三個是用于企業(yè)所有員工個人網(wǎng)站的“個人網(wǎng)站”集。這三個應用程序通過一個 SSP(共享服務提供程序)結(jié)合在一起的(見圖3)。這一模型可以很好地平衡安全隔離、所有應用程序間共享信息以及利用配置文件數(shù)據(jù)的業(yè)務要求。

4.3 知識管理系統(tǒng)的實現(xiàn)分析

門戶技術之所以能承擔知識管理的重擔,關鍵是門戶平臺實現(xiàn)了自適應的可自定義解決方案和靈活的基于組件的體系結(jié)構(gòu),從而得以讓門戶輔助工程設計企業(yè)完成企業(yè)內(nèi)外的各種協(xié)作和互操作任務成為可能。下面對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的三種門戶的實現(xiàn)方法進行分析。

(1)信息發(fā)布與知識共享門戶

此門戶根據(jù) MOSS 2007的 “發(fā)布門戶”模板創(chuàng)建,專注于企業(yè)范圍內(nèi)的信息發(fā)布和知識共享,因此,一般企業(yè)只有一個信息發(fā)布門戶網(wǎng)站(見圖4)。

此門戶具有多重門戶的功能,主要實現(xiàn)信息發(fā)布與知識共享,以管理企業(yè)內(nèi)部顯性知識為主,內(nèi)容包括各種專業(yè)知識、各類標準、規(guī)章制度、工藝規(guī)范、業(yè)務文件及最佳實踐等。

企業(yè)建立知識存儲和共享的前提是知識體系的建立。這可以按照兩個步驟來實施。首先是定義知識,即梳理企業(yè)的業(yè)務流程,找出流程中的活動,挖掘出活動背后隱藏的知識,形成知識地圖,使隱形知識顯性化。其次是要對知識按體系進行分類。在工程設計企業(yè),每個崗位都是高度專業(yè)化的,每個專業(yè)背后都蘊含相應的知識管理內(nèi)容。崗位認定了,流程也就決定了,因而可以進行知識的固化。

由于在企業(yè)范圍內(nèi)發(fā)布信息通常需要遵循企業(yè)的信息發(fā)布審核制度,按照制定的信息發(fā)布流程,由具備信息發(fā)布權限的信息發(fā)布人發(fā)布信息,因此信息發(fā)布常稱為“正式溝通”。發(fā)布的內(nèi)容格式可以是 Web頁面、文檔和表單等,這使企業(yè)用戶能夠快速簡單地發(fā)起和發(fā)布 Web內(nèi)容,而不必為每個新頁面或更新頁面配備 IT人員或 Web管理員。

多重信息門戶通常包括用戶驗證、個性化、應用程序集成和合并、搜索、協(xié)作、內(nèi)容管理、網(wǎng)站、工作流和數(shù)據(jù)分析與報告等功能的組合,這使得發(fā)布網(wǎng)站可滿足所有潛在門戶需求所需功能的廣泛性要求。

(2)協(xié)作門戶集

此門戶根據(jù) MOSS 2007的 “協(xié)作門戶”模板創(chuàng)建,專注于企業(yè)、部門或項目工作組之間的工作協(xié)同,具體可分為部門協(xié)作門戶、團隊協(xié)作門戶和項目工作組協(xié)作門戶,因此,企業(yè)范圍內(nèi)每一個部門、團隊或項目工作組都有各自的協(xié)作網(wǎng)站門戶(見圖5),由此構(gòu)成企業(yè)范圍內(nèi)的整體協(xié)作環(huán)境。

從業(yè)務角度來看,協(xié)作始終是組織渴望最優(yōu)化效率和增加回報的夢想。在傳統(tǒng)的非協(xié)作環(huán)境,用戶在本地硬盤存儲信息,信息很難共享;在半?yún)f(xié)作的組織中,用戶可以將文件存放在網(wǎng)絡文件夾,有時還發(fā)送帶附件的電子郵件,這種工作方式很難捕捉存儲于網(wǎng)絡文件夾中的文件歷史和全部上下文,也不能與文檔創(chuàng)作過程中的作者建立聯(lián)系,雖然電子郵件能夠捕捉到個人之間的討論,但由于它是線性的,不容易匯總。在一個提供高度協(xié)作機制的協(xié)作門戶環(huán)境中,可以為部門、團隊、項目和業(yè)務流程等提供各式解決方案,再輔以論壇、博客和 Wiki等協(xié)作工具,使得協(xié)作不僅能為內(nèi)容的創(chuàng)建提供工具,而且還能為員工一起協(xié)同工作的過程提供所需的方法指導。這樣便可很容易捕捉專家頭腦中的思想、以電子方式表達的思想以及非結(jié)構(gòu)化信息,從而使這些信息被更大程度地共享,有利于整個團隊甚至整個組織的運行。

協(xié)作的機制主要通過文檔庫、列表庫、窗體庫、Web工作區(qū)、搜索和工作流等,將部門、團隊或項目工作組成員有機聯(lián)系起來,從而完成信息的交流、項目的管理以及文檔的協(xié)作。團隊協(xié)作的成果,可能包括工程設計圖、結(jié)構(gòu)計算書、材料數(shù)量計算書、配合設計的施工規(guī)范和各類設計報告等。

協(xié)作網(wǎng)站的一個最大挑戰(zhàn),不在協(xié)作過程本身,而在于如何從虛擬團隊和項目協(xié)作小組取得最佳工作成果,并且一旦項目結(jié)束或虛擬團隊和小組解散,能夠?qū)⒊晒诟鼜V的組織范圍內(nèi)應用(通常是在企業(yè)知識共享門戶上發(fā)布)。

業(yè)務流程門戶是一種特殊的協(xié)作門戶,它既可以融入?yún)f(xié)作門戶,也可以作為獨立門戶,一般不對普通用戶開放,它提供一個適應于任何數(shù)量的關鍵業(yè)務后端系統(tǒng)(通常是企業(yè)解決方案、如 ERP和CRM系統(tǒng)等)的統(tǒng)一 Web型用戶接口。統(tǒng)一這些應用程序的用戶接口,可以大大提高員工與多種企業(yè)應用軟件進行交互的生產(chǎn)率。譬如技術主管部門業(yè)務中的計劃管理、項目管理、質(zhì)量管理、科研管理和圖檔等,多數(shù)都有固定的工作流程,實現(xiàn)流程自動化后,可以節(jié)省大量的人力資源,生產(chǎn)效率自然會提高。

圖6 “個人網(wǎng)站”是個人在企業(yè)中的信息門戶

(3)個人網(wǎng)站集

此門戶根據(jù) MOSS 2007的 “個人網(wǎng)站”模板創(chuàng)建,它包括多種社會計算功能,可幫助企業(yè)將團隊成員聚集在一起并分享專業(yè)知識。企業(yè)中的每個知識工作者,每人都有一個“個人網(wǎng)站”,通過“個人網(wǎng)站”門戶,員工可以提供有關自身、技能和經(jīng)驗的信息供他人共享,利用“人員搜索”功能則可以幫助您查找需要的專業(yè)知識(見圖6)。

就像部門、團隊或項目協(xié)作門戶中 Wiki網(wǎng)站和討論板可以激勵團隊非正式地共享信息并建立團隊知識那樣,“個人網(wǎng)站”中的博客則使個人可以與企業(yè)內(nèi)的其他人分享提示、想法和經(jīng)驗。使用在線狀態(tài)集成功能,“個人網(wǎng)站”用戶還可以快速查看在線使用者。

5 總結(jié)

本文依據(jù)國內(nèi)外知識管理技術流派的已有理論研究成果,分析了工程設計企業(yè)知識管理信息門戶實現(xiàn)上面臨的技術挑戰(zhàn)和確保成功的關鍵因素,提出了工程設計企業(yè)知識體系的基本框架。基于這一框架,在介紹知識管理信息門戶設計基本思想和邏輯體系結(jié)構(gòu)的基礎上,完成了工程設計企業(yè)知識管理門戶系統(tǒng)的軟件實現(xiàn)。實踐表明,具備協(xié)同合作 、入口網(wǎng)站、企業(yè)搜尋、內(nèi)容管理、業(yè)務流程和商業(yè)智慧功能的現(xiàn)代門戶技術,是工程設計企業(yè)理想的知識管理系統(tǒng)開發(fā)平臺。

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