建立企業情報檔案的必要性及對策

宮政 劉玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

在當前激烈的競爭環境中，企業檔案部門如何最大限度地服務于企業競爭情報研究，并在發揮能力的過程中提升自身的發展潛力和社會地位，已成為知識經濟大環境下檔案部門必須要解決的問題。筆者認為，在企業檔案部門建立情報檔案十分必要。

一、建立企業情報檔案的必要性

（一）企業檔案部門自身拓展職能的需要

傳統的企業檔案工作一度停留在信息管理流程的末端，收集內容和方式表現為內向性、單一性和被動性特點。市場經濟和知識經濟的發展給檔案部門帶來了機遇也帶來了挑戰，檔案部門只有把握這一機遇，在實體保管的基礎上，積極開展情報檔案工作，才可以提高檔案信息的價格含量，擺脫檔案信息開發“內部熱”、“外部冷”的尷尬局面，獲得持續發展的動力。

（二）企業經營決策的需要

信息經濟理論認為，在市場經濟中，信息具有對稱分布的特征，也就是“信息的不對稱性”，在這種情況下，總是掌握信息更多的一方占據市場競爭的優勢。建立競爭情報檔案，對情報信息進行系統的收集歸檔，可以輔助企業準確地預測市場潛力，指導企業制定競爭策略，有效地提高市場競爭力。

（三）企業信息一體化建設的需要

企業信息一體化要求檔案工作不僅要為企業日常經營活動提供需要的市場信息和技術資料，而且還要針對企業的變型、資產評估、改產兼并、經營方式、建立現代企業制度、進軍國際市場等多方面需要提供最佳的解決方案。實踐證明，走檔案、圖書、情報一體化的道路已是形勢所需，而要實現信息一體化的資源的優化整合，建立競爭情報檔案是必然的選擇。

二、建立情報檔案的對策

（一）拓展職能，有針對性地開展面向決策的情報檔案的收集

1.企業檔案自身情報功能的挖潛

如前所述，企業檔案中存在大量的情報信息，如企業的產品圖紙、技術檔案、生產檔案、設備檔案等本身就是重要技術和經濟情報，通過對它們的歸納和分析，可以為企業活動提供決策支持。挖掘企業檔案的情報功能，不僅可以實現檔案隱性知識的顯性化，還可以避免經營管理活動中的大量重復勞動。

2.企業競爭對手信息的收集歸檔

美國戰略管理專家D.E.channon認為，只要采取系統和持續的方法，企業要獲取競爭對手的合法信息，簡直易如反掌。實際上，任何一個企業在自己的日常經營活動中，都會自覺或不自覺地以各種方式將有關自己的信息暴露在競爭對手面前。這些信息的絕大部分以公開的文檔形式存在，如廣告、年度報告、財務報表、企業刊物、產品說明書、信用調查報告、招聘廣告、會議資料等。它們是重要的情報檔案信息源，通過對其進行有針對性的加工分析，可以為企業提供競爭對手一方部分或全部的發展趨勢和潛在態勢，做到“知己知彼，百戰不殆”。

3.關于競爭環境檔案信息的收集、整理與分析

隨時把握競爭環境的脈動，有助于企業明察秋毫，搶占市場制高點。企業檔案部門應該積極參與其中，供助網絡、新聞、報紙等媒體手段捕捉宏觀環境類信息，如表現政府政策導向的政治環境、通貨膨脹、匯率調整、原材料價格變動等直接關系到企業興衰的經濟環境、關于有法可依程度的法律環境，反映消費者觀念變化、價值趨向、潮流形式的社會環境等等。將這些信息及時建檔，可能為企業提供發展的方向和尺度，做到“知天知地，勝乃可全”。

4.專利情報收集和分析

專利情報是指“通過對專利說明書、專利檔案和專利公報中大量的、個別的、零碎的專利情報進行加工組合分析，從而產生的具有競爭性的企業情報”。專利信息是一種具有極大參考價值的技術和訣竅，據世界知識產權組織調查，在科研中查閱利用專利檔案，可以縮短科研時間的60%，節省科研經費的40%，同時，它也是一種來源穩定、數量龐大、內容廣泛、新穎，能夠直接反映產品技術路線、競爭態勢的公開信息源。這充分說明，探討企業應用專利情報的有關問題，對引導企業進行科學決策，增強企業競爭實力具有重大的現實意義。建立專利情報檔案應該作為情報檔案工作的一項重要任務來抓，通過對某一專利特征進行檢索，將所得信息進行分類、排序、組合、分析等再加工，使分布在專利說明書和權利要求中大量分散的、無序的信息，整理成為可以利用的專利檔案信息，這不失為一種行之有效的方法。

（二）加強與社會組織機構的合作與交流

加強與檔案中介機構的合作。市場經濟條件下，要求企業檔案資源配置和服務方式的轉變，一些應動而生的檔案咨詢機構、檔案事務所在檔案管理、檔案法律咨詢、業務評估等方面做了不少成功的嘗試。企業檔案部門委托這些中介機構開展競爭情報檔案的策劃和論證，無疑是雙方拓展職能的又一創新點。另外，充分利用企業外部的情報支持系統，如與專業競爭情報研究所、市場調查機構等合作和交流，利用這些機構的資源優勢和技術優勢，加大力度進行有效的搜集、分析,能夠在了解競爭對手、明確競爭目標、制定競爭策略等方面有所突破。此外，企業檔案部門應該定期與競爭情報研究委員會交流，參與競爭情報理論和實踐的學術研究和交流活動，這不僅是捕捉情報動態的一個機會，而且對普及情報知識、提高自身專業技能有很大幫助。

（三）信息化建設

計算機網絡通過異地共享和遠程調用突破了情報搜集的時空限制；我國近五百個商情數據庫為情報研究立下了赫赫戰功，企業可以從中查找到大到經濟環境、政策法律，小到諸如競爭對手的基本情況、建設規模、財務狀況、產銷狀況、領導層及員工狀況等詳細信息；大量電子化、數字化的新型文件涌現，要求檔案人員進行篩選和加工，增強技術密集度已十分必要……所有這些都將信息化建設提上日程。企業檔案部門應及時導入數字化管理概念，在檔案、圖書、情報信息一體化的基礎上，構建以網絡和數據庫為支撐，以情報信息系統及智能化的決策支持系統為基礎的信息平臺。在信息系統的運行管理中，還要明確各環節的責任人和操作規范，以保證信息的實效性、真實性和安全性。

（四）相關法規制度的制定和完善

首先，建立競爭情報評估制度。這種將情報檔案定性的定量化的方式，不僅可以有效地評價情報檔案的優劣，還可以激發檔案人員的成就感，調動積極性。評估可采用目標管理和質量管理的方法，由企業信息主管部門聯合檔案部門進行績效評估，以形成客觀公正的績效考評和人事決策。

其次，情報檔案工作的開展需要內外部的監督機制作為保障。建議相關檔案部門制定情報檔案工作的實施規范，由檔案行政部門實施執行監督，加強情報檔案工作的監督和測評，以防止不正當競爭的出現。為保證監督的透明度，政府部門也需要制定和完善競爭情報法規及信息價值評估和安全管理體系，從法律上加強競爭情報的鑒別、預測和信息安全教育，強化企業競爭情報的自我保護意識，規范信息競爭行為。

此外，建立適度信息披露制度，能為情報檔案工作的發展開辟廣闊前景。因為政府掌握著社會80%的信息資源，而目前只有極少部分公開，況且信息割據、相互封鎖、行業壟斷和不正當競爭等又限制信息的流動。通過制定和實施《信息公開法》或相應的法律法規，以合法的信息披露渠道向社會公眾適度公開信息，特別是經濟和科技信息，將極大地促進企業競爭情報檔案工作的開展，提高企業競爭力。