如何做好新形勢下檔案的開發與利用

邱智寧 石曉琦

（1.牡丹江市體育局；2.牡丹江市愛民區疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

如何做好新形勢下檔案的開發與利用

邱智寧1石曉琦2

（1.牡丹江市體育局；2.牡丹江市愛民區疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157000）

檔案作為黨和國家各項事業服務的真實記錄，是開展各項工作的基礎信息和重要依據。隨著經濟的發展和社會的進步，人們已經進入了信息時代。檔案作為信息存儲的載體，它的利用工作已經逐漸得到人們的重視，特別是伴隨著改革與發展，檔案工作的重心已經從“檔案保管”轉移到“檔案的開發利用”上來，檔案的開發利用作為檔案工作的最終目的，它的重要性正日漸顯現出來。

檔案的開發利用工作是指檔案信息資源的開發，就是檔案管理部門根據需要，采用專業的方法和現代的技術，從所保管的檔案中發掘有用的信息材料。其中開發是實現利用的前提和必要條件，而利用檔案信息所產生的社會效益和經濟效益是衡量開發程度的重要標志。如何在新形勢下做好檔案的開發利用工作，使其走出傳統的思維、工作模式，本人認為應從以下幾方面來把握。

一、強化檔案工作的科學管理，豐富檔案的信息資源結構

做好檔案的開發利用工作，首先要求建立一個專門的機構即設立一個綜合性的檔案室來負責檔案工作，以便對歸檔的檔案能進行更規范、更科學的集中統一管理。其次檔案室室藏量的豐富也起著決定性作用。這就要求檔案室的人員要千方百計地做好接收工作。平時應注意對各部門形成的文件材料，按照檔案管理的要求進行指導監督，幫助他們按標準進行分類、整理、編目，力爭做到歸檔的檔案數量充足、齊全完整，內容豐富，結構合理，質量優化。我單位原來的檔案就是分散管理的，文書檔案由辦公室負責管理，財會檔案由財務科兼管，業務檔案由業務科負責，這種管理，很不適應新形勢下檔案管理發展的需要，有的人員調動時將原始的材料銷毀或者帶走，給后來的利用者帶來很多不便。于是我單位領導決定建立專門的檔案機構，并且在各部門又配備了兼職檔案人員，將原來分散管理的檔案實現集中統一管理，解決了多年來文件材料不齊全完整、接收難的問題。十幾年來的實踐證明，檔案實現集中統一管理后，極大地方便了利用者的查閱和利用，現在我們不論是編寫史志還是編寫工作總結，都有據可依，有檔可查，保障了檔案的信息資源的提供，便于大家的利用。

二、更新觀念、確立檔案信息開發和利用工作的地位

檔案信息的開發利用是檔案工作的最終目的，是“強化應用技術的開發和推廣，促進科技成果向現實生產力轉化”的橋梁。因此，必須認識檔案信息開發利用工作的重要性。首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創新。要明確檔案信息開發利用，是檔案工作的主導，要破除“重管輕用”的觀點，必須熱愛自己的工作，積極進取，愛崗敬業。其次，負責檔案工作的領導，要在人、財、物等方面向檔案信息開發利用工作傾斜，使檔案信息開發利用工作能在高起點、高標準的基礎上發展，真正起到為當地經濟和社會各項事業發展起到引導和服務的作用。

三、建立健全檔案信息利用制度和服務體系

為了提高檔案信息的利用，要建立健全檔案信息利用制度。要有計劃的編研一些適應形勢需要的信息資料，不能只顧資料積累、文化財富堆積。要建立檔案信息利用預測制度，通過對檔案信息利用的可行性的分析預測，掌握社會各業對檔案信息的需求動向，有針對性地進行收集。建立檔案信息服務體系。要建立行業檔案信息資源體系，集中本系統、本行業的檔案資料，形成信息開發利用網絡，對檔案信息進行整體開發，綜合管理。同時開展檔案咨詢服務，介紹檔案信息開發的基礎和檔案信息利用的效益，使檔案信息開發利用取得較好的經濟效益和社會效益。

四、提高自身素質，努力造就新型檔案專業人才

現代社會是知識經濟占主導地位的社會，而信息產業是知識經濟的基礎，現代高新技術的蓬勃發展必將對檔案信息資源的開發利用產生巨大的影響。面對這樣一個變革的時代，如果我們檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質，就會使我們在檔案信息資源的開發利用上準備不足，就會處于被動的地位，因此檔案工作者要產生一種緊迫感。首先，要加強思想意識的轉變，在市場經濟的大潮下，只有變化才能求新，只有求新才能發展。要以豐富的理論知識和實踐經驗為后盾。檔案工作是一門技術性很強的工作，從知識的形態來看，檔案是最直接、最原始、最新鮮、最準確的知識載體。無論是人類知識信息，還是系統的理論概括，最初都是以檔案保存、積累起來的，只要是在有文字的社會，人類的一切活動都離不開檔案，所以，要求檔案工作者本身的業務水平盡快跟得上時代、跟得上檔案事業的發展。其次，盡快掌握現代化的科學技術，特別是計算機技術，要適應形勢，努力學習現代化的檔案管理技術，以達到檔案的深層次開發與利用。

五、改進和提高檔案利用的方法與技術，加速檔案資源的共享

隨著檔案信息資源的急劇增長和對檔案的利用越來越頻繁，傳統的利用方式與利用方法已難以適應新形勢下改革的需要，因為要求及時、準確、全面、系統地將檔案信息資源進行有效的濃縮和有效的存儲，以便于廣泛地提供利用，要大力改進檔案利用的方法和技術，并盡可能使用現代科學技術。首先，要加強檔案檢索工具體系建設，改變以往檢索工具單一，功能不全，檢索速度慢，效率低的現象，建立適應改革的新的檢索體系，突出檢索工具的有效性，兼容性，存儲性特征。應以編制查找性檢索工具為主，以提供高效的開發利用，同時，還力求編制指導性的檢索工具，以拓寬開發利用的渠道。其次，要積極推進檔案部門計算機管理系統的建設，在目前檔案部門人員少，而室藏檔案數量大的情況下，運用先進的計算機技術代替人工對室藏檔案信息進行檢索、統計，必將大大提高工作效率和檔案信息資源開發的效益。隨著計算機網絡技術的發展，檔案信息資源將實現區域性連網，利用者只有通過計算機才能實現廣泛的資源共享，所以，只有加快檔案部門計算機管理系統的建設才能真正體現出檔案的信息資源開發功能。而且利用網絡的發展和現代的通訊設備，使人們能從網上方便、快捷地獲取信息和產品資料，從而實現大范圍的檔案信息資源共享。

由此可見，在新形勢下，要做好檔案的開發利用工作，就要從內部職能做起，強化檔案工作的科學管理，注重接收、征集工作，不斷更新檔案人員的思想觀念，積極迎接新技術的挑戰。我們檔案工作者要堅持不懈地努力學習，不斷提高開發檔案信息資源的能力，充分發揮檔案的作用，為改革與發展作出應有的貢獻。