淺議高校檔案工作“兩個體系”建設

李長萍

（深圳職業技術學院 廣東深圳 518055）

積極建立和完善覆蓋民生的檔案資源體系和服務民生的檔案利用體系，是新時期對檔案工作提出的新要求，高校檔案工作也不例外。建立“兩個體系”，是檔案事業在新的歷史時期貫徹落實科學發展觀，與時俱進，實現檔案事業跨越式發展的戰略決策，是對以往傳統觀念和認識的重要轉變，充分體現了以民為本，構建和諧社會的思想。當前，檔案界都在努力實現和加快“兩個體系”建設，各地、各級高校也在積極開展檔案“兩個體系”建設。高校檔案建設，有其自身的特點與方式。筆者認為，高校檔案在建設中也應遵循“以人為本”的科學發展觀思想，緊密圍繞學校工作大局，建立覆蓋廣大教職員工的廣泛的檔案資源體系和有效服務教職員工、適應教職員工需求的檔案利用體系，增強學校檔案工作貼近教學、科研、管理實踐活動的能力，這樣高校檔案工作才會充滿生機和活力。

一、以教職員工的利用需求為導向，以服務學校中心工作為宗旨，加強高校檔案館藏資源建設

1.根據利用需求及時調整檔案收集內容。中國高校普遍發展歷史不長，特別是近十幾年，高校大規模擴招，高職教育發展迅猛，許多高校變遷很大，對檔案工作的沖擊比較大；一些新建或合并重組的高校，檔案工作普遍不規范，而在實際利用過程中，高校檔案館藏結構又不盡合理，一方面，長期保管的一部分檔案資料與學校教學、科研、管理等工作以及教職員工的利用需求沒有多大關系；另一方面，廣大教職員工感興趣的、急切想查找的一些檔案資料在館藏中卻找不到，檔案資源的現狀遠遠不能滿足廣大教職員工的需求。因此，高校急需在檔案“資源體系”建設中改變這種狀況。

新時期高校檔案資源的建設，必須以需求為導向，以滿足教職員工的需要為指向。在這個前提下，應當對那些沒有多大利用價值的檔案材料及時清理，同時及時豐富與學校教學、科研、管理等工作密切相關的檔案信息資料，豐富與教職員工利益密切相關的檔案信息資料，將這些檔案資料優先整理編目，方便教職員工利用。比如，近年來，高職高專院校教師申報國家精品課程項目非常涌躍，為了方便教師了解國家精品課程建設的政策法規，學校檔案部門就應及時調整檔案接收范圍，豐富和完善與學校所有課程特別是精品課程建設相關的文件檔案資料，方便教師查閱解讀。此外，對于高校教師比較關注的經濟、社保、醫療、衛生等領域的政策法規文件資料，學校檔案部門也應加強收集，以滿足廣大教職員工的利用需求和權益維護。在資源收集上，檔案部門應與時俱進、積極主動地加大能直接為教職員工利用服務的檔案信息資源的收集、整理力度，甚至可以請教職員工參與，或征求教職員工意見，調整和改善館藏結構，努力建設面向教職員工的多元化的館藏資源體系。

2.堅持重基層原則，加強對高校二級學院（基層單位）檔案資源體系建設工作的指導。高校二級學院蘊藏著豐富的教學、科研以及教師個人的檔案信息資源，二級學院的檔案信息資源更直接為廣大教師利用服務，所以基層檔案資源庫建設得好壞，事關重大。但基層單位的檔案管理一般比較薄弱，學校檔案主管部門應加強對二級學院檔案業務的指導工作，嚴格制定科學、規范、統一的檔案管理標準，加強督促檢查，加強對二級學院檔案員的培訓，適時開展檔案工作評比獎勵活動等，以此推動基層檔案資源體系建設工作，逐步架構起以學校檔案館或綜合檔案室為中心，各二級學院基層檔案單位為節點的檔案信息資源網絡。

3.圍繞大局，服務中心，強化館藏資源的特色建設。高校檔案館藏資源建設只有緊密圍繞學校工作大局，才能克服盲目性，增強實踐性和自身特色。高校檔案資源的收集要圍繞學校大事要事提前介入，比如，對于學校重大改革工程、重大慶祝活動或接待活動等，檔案工作要提前介入，超前服務，全程跟蹤，同步發展，這樣才能為積累和保存真實完善的館藏資源打下基礎。同時，學校檔案工作只有緊密圍繞學校工作大局，在服務學校中心工作中發揮檔案資源的價值和作用，才能得到校領導的重視和支持，從而為檔案工作發展獲取更多的保障，也才能真正建設好館藏資源。例如，一旦學校有重大改革，有重要建設工程，有重大舉措，檔案工作要及時介入，主動為決策、建設與改革提供服務，這樣才能發揮檔案資源的價值，形成自己的工作特色，取信于廣大教職員工，發揮檔案資源應有的作用。總體而言，高校檔案工作要做到學校工作發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，只有爭取主動，超前發展，緊貼時代需求，才能在服務于學校中心工作中，逐步實現自身地位由邊緣向中心的轉變。

二、以人為本，打造具有時代性、主動性、廣泛性、便利性的高校檔案利用服務體系

檔案資源在日常存放的狀態下，其功能是潛在的，只有在檔案的利用實踐中，檔案的功能價值才會顯現出來。高校建立方便廣大教職員工的檔案利用體系，其實質仍是要進一步提高檔案利用服務水平，為廣大教職員工服務，從而發揮檔案資源的效益。

1.加強檔案用戶需求調研，打好檔案利用服務體系建設的基礎。建立方便廣大教職員工的檔案利用體系，首先檔案部門要體現以“用戶為中心”的思想，加強用戶需求調研工作，全面研究、了解檔案用戶的利用需求內容與范圍。檔案工作人員要經常下基層，密切聯系廣大教職員工。高校以教學育人為核心，以教師為主導，因而檔案用戶需求調研工作也應以教師為主導，要充分了解教師群體的學術利用需求、實際利用需求和普遍利用需求；同時高校不同類別的檔案用戶，如校領導、機關職能部門、教學單位（二級學院）等對檔案的利用需求也不相同，所以檔案用戶需求調研工作要全面、系統、有針對性，才能收到較好的效果。實踐表明，檔案價值的實現是檔案用戶需求與檔案信息雙向交流的過程，檔案用戶需求調研工作是建立貼近和方便廣大教職員工的檔案利用服務體系的前提基礎。

2.創新服務方式和手段，為檔案利用服務體系提供保障。

高校檔案部門要轉變服務觀念，充分發揮主觀能動性，創新檔案利用服務方式和手段。在服務場所建設上，可以建立更加人性化、體現人文關懷的檔案查詢利用場所；將與群眾密切相關的檔案優先整理編目，提供開放檔案目錄、全宗指南、計算機查詢系統等，方便群眾利用；廢除那些制約檔案價值和效益實現的過時的管理制度，簡化群眾查閱利用手續，豐富查閱方式等。特別要強調的是，要加強硬件建設，利用現代信息化技術武裝檔案室，用最新信息存儲技術處理檔案，在服務教職員工過程中提供方便、快捷、高效的服務，贏得教職員工支持與信服。在服務過程中，還要從被動服務逐步轉向主動服務，從主要服務于領導機關和職能部門，逐步轉向以服務廣大教職員工，尤其是教師為主，改變傳統的服務觀念，樹立現代服務理念。

3.把握學校工作規律，超前做好檔案信息收集整理工作，提高檔案利用服務工作質量和效率。高校許多工作是具有周期性和規律性的，檔案部門要善于把握學校工作的周期性和規律性，提前做好相關信息的收集整理工作，就會在方便廣大教職員工利用方面取得較好成效。比如，高校每年九月份是教師申報職稱時間，職稱材料的填寫涉及許多個人信息，如幾年來年度考核結果、繼續教育情況及任現職時間等等，這些信息往往都要通過查閱人事檔案材料才有可能準確填報。學校人事檔案管理部門如果能夠將這些信息的核查、收集、整理工作做在教師填寫《職稱申報表》的前面，那么就會大大方便教師申報職稱的利用工作。同時年終總結或學期總結時也是集中利用檔案的一個時段，檔案工作要做到有有備先行，提前準備，才能提升服務質量，提高服務效率。把握學校工作規律，樹立超前服務意識，提前做好相關信息的收集準備工作，是提高檔案利用服務工作質量和效率的重要途徑。

三、把高校檔案“兩個體系”建設納入打造大學文化工程體系的建設中，全面服務大學改革發展

大學文化是一所高校的精髓，是激發高校活力的源泉。當前許多高校都在凝練自身的大學文化核心價值，打造有特色的大學文化體系，推進學校的大學文化工程建設。

檔案的本質屬于文化，檔案屬于文化范疇，因而檔案事業的發展應和文化事業的發展相結合，檔案事業的建設規劃也理應納入文化發展規劃中一并考慮。從全國來看，我國高校文化建設還任重道遠，特別是近十幾年建立起來的高職院校，校齡短，職業教育特色鮮明，與普通高等教育有不同的發展路徑，校園文化的建設還有許多事情要做。文化的積淀需要一個過程，在這個過程中，檔案的利用非常重要。因此，在高校面向未來謀求新的發展時，尤其是在建設自身大學文化時，檔案工作大有可為。檔案工作應充分挖掘擴張學校辦學發展中的歷史文化積淀和新時期創建一流大學進程中的新舉措兩個維度，提煉學校的大學精神，將其發揚光大，發掘豐富的文化史料與原始檔案，為學校制訂大學文化發展規劃綱要提供依據，在全面、有序地推進大學文化建設過程中，發揮檔案應有的作用。高校檔案部門完全可以在“兩個體系”建設中，通過建設豐富的校史館藏資源，開展各種形式的檔案宣傳展示利用實踐活動，與校園文化建設相互促進，從而在大學文化工程建設中發揮檔案的文化教育功效，打造人文精神，傳承與弘揚大學文化，并豐富自身兩大體系建設。

高校檔案工作的資源體系和利用體系建設是相輔相成的兩個方面，前者是基礎，后者是目的，同時它們也是高校大學文化建設體系中的重要組成部分。高校檔案 “兩個體系”建設，一定要本著解放思想，實事求是的精神，因地制宜，打造好 “硬平臺”，建設好 “軟服務”，穩扎穩打，為學校中心工作服務，與學校文化建設融洽，這樣才能收到良好的成效。