淺議新形勢下獨立學院辦公室工作

余小軍 葛 俊

（江西師范大學 江西南昌 330027）

獨立學院是近10年來我國高等教育辦學體制改革創新的重要成果。它的興辦，為發展民辦高等教育事業、促進高等教育大眾化做出了積極貢獻。作為學院的綜合性職能部門，辦公室工作在學院內部及對外關系中的地位和作用日益顯現。辦公室在獨立學院管理中發揮著承上啟下、協調左右、溝通內外、聯系各方、協調平衡的紐帶與中樞作用。辦公室工作水平的高低將直接影響到整個學校的管理工作，并進而影響獨立學院整體事業的健康發展。新形勢下，獨立學院辦公室的主要功能不僅僅只是“辦文、辦事、辦會”，而要從傳統的事務性工作中跳出來，時刻把握時代脈搏，跟上時代發展潮流，解放思想，開拓思路，與時俱進。獨立學院辦公室工作要繼承和發揚優良傳統和寶貴經驗，更要有創新精神，在實踐中積極探索辦公室工作的新途徑、新方法。

一、獨立學院辦公室的基本職能

1.協調牽頭作用。獨立學院辦公室是獨立學院的神經中樞，在獨立學院中處于關鍵位置，擔負著處理機關日常事務，同時也是綜合協調牽頭部門。綜合協調是獨立學院辦公室工作的重要職能之一，它貫穿于學校的各項管理工作之中。協調主要包括政策協調、關系協調、工作節奏協調、社會協調、人際協調、資源協調，等等。辦公室與領導接觸相對較多，處于政策信息的前沿，既要把握政策信息的及時傳達，也要把握政策信息的權威性。對于其他部門而言，辦公室起著領導代言人的作用，也是其他部門意見的反饋者。學院在運轉中，領導的管理風格思路各異，各部門所處位置各異，教職工工作特點各異，容易引發各種矛盾，辦公室要站在全院高度，從中做好協調溝通作用，使得學院工作有統一的方向和目標，從而著力提高工作效率和管理水平。

2.服務窗口作用。獨立學院辦公室在獨立學院運轉中起著承上啟下的作用，擔負著溝通上下、聯系內外的責任。既要為領導服務，交辦領導完成的每項任務，又要為其他部門做好服務和保障工作，還要為廣大師生員工做好服務。做好服務是辦公室工作的出發點和落腳點。同時，獨立學院辦公室也承擔著對外聯系任務，代表學院處理對外事務，起著上情下達，下情上報，對外聯絡的作用。

3.參謀助手作用。學院領導既是決策者也是指揮者，決策指揮是否得當正確，很大程度上取決于是否全面詳細了解學院的整體情況。隨著獨立學院改革不斷深入，辦公室要注意收集各類信息，對各類政策、法律、法規、文件、意見等信息進行梳理，特別是在一些重大問題和事件中，辦公室更應該是主要信息的來源。總之，辦公室應及時把握學院發展和運轉的第一手資料，為領導提供全面準確的信息，供領導參考決策，做到出謀而不決策，參與而不干預。

4.督辦檢查作用。督辦檢查就是保證學院各項工作落到實處，保證學院各項決策的權威性。就其實質來說，它是辦公室落實決策、政策、批示的一項后續保證手段。辦公室應該對學院的政策決策進行監督，檢查落實進展情況，協調處理存在的問題，確保政策決策落到實處，確保政令暢通，確保政策決議的權威性和工作的時效性。同時，要利用這一手段發現工作中的問題，獲得大量準確及時的信息，為今后決策提供準確的事實依據。

二、當前獨立學院辦公室存在的主要問題

1.辦公室定位不當。當前部分獨立學院辦公室職能定位不當，部分工作人員自身職責定位不當，過多沿襲傳統的高校辦公室的職能和職責，缺乏與時俱進的思維，缺乏主動性和創造性。在實際工作中，墨守傳統的工作模式和思維方式，運行機制落后，缺乏創新性的工作機制和辦事規程。

2.辦公室工作職能過多過繁。由于獨立學院的辦學時間普遍不長，學院機構不全，加上獨立學院按照民辦機制運轉，大多數獨立學院辦公室職能過多過繁，承擔了承上啟下、協調左右、溝通內外、聯系各方、協調平衡的工作，導致工作涉及面廣，工作內容繁雜，工作責任大。另外，由于獨立學院的運行機制屬于高效精干型，人員較少，導致任務十分繁重。

3.辦公室工作人員素質和技能不高。獨立學院辦公室工作人員多根據工作需要從其他科室選調，多屬于“半路出家”，缺乏專業培訓，缺乏專業技能，缺乏工作經歷，缺乏綜合性復合性行政工作能力，缺乏政治意識、大局意識、法制意識、質量意識、效率意識、保密意識和服務意識。加上辦公室工作責任大任務重難以抽身接受系統全面的專業學習和培訓，以致不能完全適應辦公室工作環境，不能充分理解辦公室工作的內涵，這些都直接導致辦公室工作效率低，廣大師生的滿意度低，進而影響各項工作的正常順利開展。

4.辦公室運行機制落后手段滯后。由于獨立學院運行機制的獨特性和辦公室工作定位不當，導致辦公室難以建立起一套真正意義上的民營式機構的運行模式和議事規程。同時，獨立學院辦公信息化程度不高，沒有建立起全面的信息化工作平臺，辦公手段比較原始，已經難以適應獨立學院管理發展的需要。

三、新形勢下做好獨立學院辦公室工作的建議

1.調整辦公室工作職能。獨立學院要根據獨立學院的自身特色和時代需要，調整獨立學院的辦公室職能。獨立學院辦公室要堅持做到到位不越位、理解不曲解、參謀不參和、參謀不主謀、獻策不決策、管家不當家，在此基礎上實現由參與性向參謀型轉變，由封閉型向開放型轉變，由定性思維向創新思維轉變，由事務管理型向政務服務型轉變，更有效的實現科學預測、科學決策、調節和控制目標，進而高效工作，真正發揮適合獨立學院運轉和發展的辦公室職能。

2.加強辦公室崗位責任制建設。獨立學院應該建立健全學院機構設置，根據工作職責設置崗位，責權明晰，加強辦公室崗位責任制建設，使辦公室人員的職稱評定、學歷進修等待遇和工作績效掛鉤。“工欲善其事，必先利其器”，獨立學院要想方設法改善或提高辦公室的工作條件和生活條件，在政策許可下，多為任務重責任大的辦公室多辦實事，盡最大努力為他們在政治上鋪路搭橋、工作上鼓勵撐腰、生活上排憂解難，使得辦公室人員從被動處理事務轉變到積極主動參與管理服務、強化政務服務、做好協調綜合的工作中來。

3.加強辦公室人才隊伍建設。首先，要提高辦公室人員素質，做好應該加強“入口關”，嚴格選調工作人員。其次，要加強辦公室人員的思想建設，提高政治覺悟，強化辦公室人員的政治立場，培養辦公室人員的事業心和敬業精神。為此，要加強和重視辦公室人員的培訓，著力加強辦公室人員的政治理論和業務知識學習，提高貫徹落實黨和國家教育方針政策的自覺性和堅定性。再次，要加強辦公室人員業務技能建設，加強業務培訓，逐步使辦公室建立起一支熟悉業務、精通行政管理的專業型隊伍。另外，還應該強化服務意識、創新意識、協調意識,提高政治敏銳性，樹立和維護辦公室的權威和形象。同時,要建立科學合理的選人用人機制，通過制度建設激勵辦公室人員工作的積極性和主動性，建設一支高素質、高水平、高技能的專業化獨立學院辦公室隊伍。

4.加強辦公室信息化建設。獨立學院要結合當前獨立學院行政管理工作的特點，加強獨立學院信息化建設，運用現代辦公管理手段，建立起符合校情的行政辦公信息化管理系統，建立起信息化管理平臺，提高辦事效率和行政管理效能。同時,要規范管理制度，規范工作標準，規范辦事程序，建立健全規章制度，構建規范化、科學化的管理體系，最大限度發揮工作人員的創造力，提高辦公室整體工作效能，促使工作規范化，程序化，辦公室工作和諧發展。

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