淺析電子檔案的生命周期與管理

孟微

（黑龍江省牡丹江神經精神病醫院 黑龍江 牡丹江 157000）

1.對電子文件的幾點認識

1.1 電子文件是社會發展和信息技術進步的時代標志與產物

隨著計算機與網絡技術的成熟應用，人類的各項活動已經越來越離不開計算機，特別是電子技術在公務和商務等各個方面的廣泛應用(電子政務、金融、ERP、ARP等管理系統平臺)，電子文件的出現是社會發展的必然，是信息技術進步的時代標志與產物。在當今社會各項活動中，電子文件已經越來越顯著地成為人類信息流通的主要形態之一，檔案工作者必須清醒地認識到這種變化是不可逆轉的，是不以檔案管理者的主觀意志為轉移的，因此應以理智的心態來面對這種趨勢和變化。

1.2 電子文件對傳統檔案工作的挑戰

電子文件并沒有改變從文件到檔案的基本屬性，但是從文件到檔案的載體形式、管理流程、保存方法和利用手段方式等方面都發生了根本性的變化；這種變化使原有傳統的檔案文件管理理念必然受到沖擊，同時也為檔案工作的發展帶來很大的機遇和挑戰。

1.3 電子文件的描述

電子文件是通道電子計算機進行操作、處理相傳輸的文件，電子文件的類型有文本文件、圖像文件和數據文件等。許多使用者常常誤認為電子文件就是單一的文本文件或是圖像文件，其實這只是電子文件被認知的表面部分，常規的電子文件是由文件內容信息和元數據(保存描述信息)共同構成，文件是用死數據封裝起來的對象，元數據加上文件內容就構成廣有證據作用的文件。

2傳統文件生命周期分析

檔案學的基礎理論由文件生命周期理論、文件價值理論和檔案全宗理論等組成。結合這些理論先來分析傳統文件的生命周期過程。

2.1 傳統文件生命周期的四個階段

文件生命周期的理論由來已久，但最早的文件生命周期是從文件的現行使用階段開始，當時只有現行使用、階段保存和永久保存二個階段，直到20世紀中期，國際檔案界發現了文件的形成階段，并將文件生命周期的時間前移，變成了四個階段一直延續至今。文件生命周期理論與文件價值理論密不可分，每一階段都是文件自身從被賦予價值到不同價值大小的直接體現，而在生命周期的不同環節當中文件的存放地點也自然按照規律進行轉變。

2.2 文件在生命周期中的運動規律

文件在生命周期的各個階段中進行著有規律的運動，每個階段之間都有明顯的界限，文件從形成階段開始，經過簽名蓋章才使文件正式生效并具有價值；現行使用的文件經過文件鑒定之后，才能區分有價值文件歸檔備存，將無價值文件予以剔除；符合保管年限(滿20年)的檔案進行再次鑒定后，將最有價值的全宗檔案移交檔案館，作為國家記憶進行安全保存和滿足保管利用。

2.3 文件生命周期中不同階段的相互關系

文件是各項工作的副產品，只要開展工作就必然會產生文件。檔案工作的工作對象是檔案案卷，檔案館工作的工作對象是一個個檔案全宗。由于從文件——案卷——全宗是同一事物的不同階段，完全是一種遞進的關系，當然每一次遞進是有條件限制的，所以從檔案館工作——單位檔案工作——各項工作之間都是密切相關的，前期的工作好壞將直接影響到下一環節的工作質量。在歸檔環節中將已經辦理完畢的文件、具有保存價值的文件(文件鑒定)、系統整理并保持有機聯系的文件，按照要求完成文件——檔案的遞進。

3電子文件質量的掌控環節

3.1 概念(設計)階段——前端控制

概念(設計)階段極為重要，強調的是進行前端控制。意識，具體體現在檔案的超前意識、管理意識和后顧意識文件質量的關鍵環節。

檔案超前意識是在電子文件管理系統設計之初，就要讓檔案部門參與電子文件管理系統的設計，并在設計中提出完整的建檔需求內容并融入在系統之中。檔案管理意識體現在電子文件管理系統的設計能夠滿足后期數字檔案管理需要的應用平臺，并充分留有功能擴展的空間，系統中所有文件格式模版設計應當符合國家與行業的數字檔案管理標準與要求，便于今后數字檔案信息的管理和共享。

3.2 形成階段——對象控制

在電子文件的形成階段，關鍵是對電子文件本身及其產生電子文件的承辦者，這一個對象的控制，這是直接影響電子文件質量的重要環節。對“人”的控制是指對承辦人要提高建檔意識，明確和落實提高電子文件質量的責任，能夠熟練掌握系統的使用，并在工作中嚴格按照電子文件形成和管理流程規定操作(不漏項)，確保電子文件在這一環節的順利進行。

對“文”的控制是指對電子文件形成過程的質量控制。要求系統能夠真實完全地記錄電子文件形成的全過程，通過嚴謹的工作流程保證電子文件的完整性，完善元數據相關的所有信息內容，同時采用數字簽名、電子水印、身份驗證、操作留痕、加密技術等技術手段確保電子文件內容的真實性。

3.3 維護階段——管理流程控制

電子文件的鑒定主要是確定其真實性、完整性和有效性。鑒定真實性就是確認電子文件的內容和保存描述信息和形成時的原始狀況是否一致；鑒定完整性是檢查電子文件的內容與保存描述信息等信息有無缺損；鑒定有效性是查驗電子文件是否具有可讀性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體完好性和兼容性等。

電子文件的整理保管是指對接收的電子文件要按照檔案管理要求，如添加檔號、歸檔時間、歸檔說明與電子水印等；并在系統中進行分類登記、定位保存、建立索引等；同時要定期檢查電子文件是否讀出能用，信息載體的安全可靠等。

電子文件的檢索利用是指讀者利用電子文件的途徑與管理。包括定期進行管理信息發布，讓使用者了解所藏信息內容、檢索途徑與利用方式，系統根據需要進行用戶權限管理和電子文件信息的存取控制。

數據的長期保存是電子文件管理的一項極其重要任務。包括及時備份數據(異地備份)、適時進行數據遷移、檔案信息的開放描述和數據整合技術的應用等多種技術手段，應當根據各單位的實際情況和需要，制定整體的數據長期保存方案。

3.4 加強電子文件的全過程管理

保障電子文件質量的關鍵是要加強電子文件的全過程管理。前面是根據電子文件生命周期理論，對電子文件二個不同階段過程中影響電子文件質量的關鍵點進行了分析和列述，但這些關鍵環節對電子文件質量掌控的具體方法、流程重組、管理措施和實現途徑需要進行專門研究并在工作中不斷探索實踐。

對電子文件的全過程管理，應以電子文件生命周期理論為基礎，加強產生電子文件的“前端控制”并進行電子文件的“過程管理”，這是保障電子文件真實性、完整性和有效性的關鍵。前端控制必須延伸到文件管理系統的設計研制之中，前端控制和過程管理是實現文檔一體化管理的有效途徑。傳統文件的文檔一體化管理經過多年的討論，大多停留在單方面的理論層面上，實踐過程中遇到不少困難，從管理體制到工作流程都有問題。在電子文件生命周期中，要求檔案意識和管理意識都要前移，從而實現前端控制，尤其是數字檔案館平臺建設，更是為文檔一體化管理創造了條件，密切了檔案人員、文件承辦人員和技術人員的相互關系，真正意義上的文檔一體化管理就自然水到渠成。

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