信息時代高校院系圖書資料室的建設工作探討

陳海華

廣西工學院管理系,廣西柳州 545006

信息時代高校院系圖書資料室的建設工作探討

陳海華

廣西工學院管理系,廣西柳州 545006

加強信息時代高校院系圖書資料室的建設工作已成為一項十分艱巨的任務。論文介紹信息時代高校院系圖書資料室的工作內容和工作特點，分析了資料室存在的主要問題，提出加強信息時代高校院系圖書資料室建設工作的措施。

高等院校；院系圖書資料室；建設工作探討

高校院系圖書資料室的服務對象是本院系的老師和學生，如何更好地加強信息時代院系圖書資料室的建設工作，已成為圖書資料室一項十分艱巨的任務。

1 高校院系圖書資料室的工作內容

當今各個高校雖然管理的規范化程度和硬件設施各有不同，院系資料室的業務也有所差異，但是工作內容大都包括如下幾點：

1）采購、收集專業資料和文獻資料。院系資料室都是根據本院系的學科專業特點來設置的,資料室會針對性地采購并收集與本院系專業相關的專業資料和文獻資料，重點主要放在專業書刊文摘、學術報告以及與本院系教學科研相關的教材和各種工具書。

2）分類編目和排架。院系資料室采用的分類編目方法與本校圖書館的方法相同，由于院系資料室的資料不多，為了方便查閱和管理資料，一般只編制書名目錄和分類目錄。分類編目后的文獻資料要建好卡片、貼好標簽，以方便廣大師生檢索、核查和借閱。

資料管理員還必須對資料進行合理地排架，以方便讀者能快速準確地查找到需要的資料。院系資料室通常將工具書與其它書籍分開排架、專業書籍與圖書對應分類排架、期刊按過刊與現刊分類排架。

3）圖書資料的登記和借閱。在院圖書館的信息庫里查到某些書刊在院系資料室的師生，可以憑有效證件到相應的院系辦理查閱和借閱手續，通過網絡的支持，做到學校和院系信息資源共享，大大地提高工作效率。

4）圖書資料的裝訂和收藏、剔舊。資料管理員應該定期將各種報紙、專業期刊、學術論文、科研報告等分門別類地裝訂成冊，妥善保管，以便及時查詢；定期將陳舊過時的圖書資料進行整理，并送交校圖書館保存。

2 信息時代高校院系圖書資料管理工作的特點

1）進入高速發展的信息時代，院系圖書資料室逐步實現了傳統資料室與數字化資料室并存的資料管理模式。院系圖書資料管理工作的特點主要是加工、標引和整理文獻資源，向廣大師生提供借閱與咨詢的服務。圖書資料室的任務就是要圍繞本院系的重點研究方向建立起比較完整的藏書體系，從中可以看到專業的發展歷史、脈絡和最新動態，這就是資料室藏書的特色。

2）信息時代高校院系圖書資料的管理工作發生了極大的變化，院系圖書資料的管理從過去傳統的手工管理發展到現在的自動化和網絡管理。在網絡的環境下，院系圖書資料室是一個能以多種方式提供遠程服務為標志的數字化圖書室，它是與學校的圖書館共同存在的，學校圖書館和系部直接領導和管理院系圖書資料室，它們非常注重其職能、結構上的相互銜接和替代關系。

3）院系資料室豐富的文獻資料是本院系專業和學科建設有效的文獻保障。要建設好有特色和優勢的學科和專業，除了有高水平的教學科研人員和先進的儀器設備外，還要有先進的學科文獻信息資源保障系統。有的資料室能夠根據院系的發展規劃和學科建設目標來制訂學科文獻信息資源建設方案，形成本院系獨特的圖書資料管理體系，為本學科專業的科研人員提供一個獲取學術信息和進行學術交流的良好平臺。

3 目前院系圖書資料室建設中存在的主要問題

1）文獻資料極其缺乏。現在許多學校對圖書資料的經費投入都非常少，因此，院系資料室用于采購資料的經費就十分有限，每年的經費除了訂購一些普通的期刊和報紙后就所剩無幾了。由于資金投入嚴重不足，致使資料室的文獻資料嚴重缺乏，許多院系幾年來都無法購買本學科新的重要期刊，圖書資料則更少。

2）資料室的管理實行雙重管理制。院系的圖書資料員在行政上歸院系直接領導，在業務上歸學校圖書館領導。建立這種雙重管理體制是為了充分發揮資料室的專業功能，使圖書館的領導者能與院系的資料員經常溝通交流，及時了解相關信息。但是，不少高校圖書館與系部都放棄了對資料室的領導，對資料室的工作不聞不問，院系忽視了資料室作為教學科研的服務機構和文獻信息中心的重要性，圖書館則認為院系資料室的好壞與圖書館的工作業績無關，“雙重領導”變得名存實亡 。

3）管理者服務觀念落后。隨著網絡的廣泛普及，網絡圖書室和圖書室網絡化已形成了一種必然的趨勢。現在查詢資料除了到資料室檢索借閱外，還可以通過上網來完成。圖書館網絡資源的投入和建設是比較容易實現的，但院系資料室的工作方式和十幾年前幾乎沒有變化，信息資源服務依然停留在收集紙質資料、登記、建卡、借閱上。這種服務方式在如今的信息時代早已經過時了，加上院系資料室的資料缺乏，院系資料室就更沒有吸引力了。

4 如何加強信息時代圖書資料室建設的工作

1）加強圖書資料的積累工作。圖書資料的積累工作是一項基礎的工作，也是一項長期的基本建設工程。要做好積累工作，就要使圖書資料的積累有針對性、超前性、協調性和多樣性。

（1）針對性是指資料管理員必須依據本院系教學科研人員的實際需要，有目的、有計劃、有步驟、分專業層次地積累資料。資料室藏書的重點應該放在專業圖書、文摘、學術期刊及與本系學科相關的各種工具書上。

（2）信息時代各學科專業的發展速度是非常驚人的，院系資料室如果能夠針對本系的教學科研需求，迅速的收集到反映本學科最新情況和最新水平的文獻資料，這對教學科研工作都非常重要，特別是能為專業的拓寬和開設新專業打下良好的基礎。

（3）院系資料室首先要明確自己的藏書任務，加強與學校圖書館的信息交流，從而優化室藏。因為系藏圖書資料是本系教學科研的物質基礎，專業性很強，所以系資料室應該著重收集本專業的資料。資料室在藏書時要做到資料共享、館室互補，這樣才能使有限的圖書采購經費和室藏資料得到充分合理的利用。

（4）系資料室作為高校情報系統的基層部門，除了收集專業書刊，還要收藏各院校學術交流的專題研究報告、各專業學術交流會議論文、本系老師編寫的講義教材等等，這些資料既是本系教師辛勤勞動的成果， 同時也是資料室建設的重要內容。

2）改進圖書資料的管理工作，建立健全資料室的各項規章制度，做到管理工作制度化、規范化、經?；?。

（1）完善新書入室登記制度。新進的書籍刊物以及各種資料都要及時驗收登記、分類編目和上架，堅持登記制度，做到藏書有數、賬物相符。

（2）健全刊物借閱制度。有些資料室多年來沒有完善的規章制度，即使有也沒能很好地按章執行，致使圖書流通率下降、資料室無法正常發揮其功能。因此，資料室對讀者借書要履行借閱手續，做到及時登記、借書有據、按時歸還。

（3）由于資料室規模小，所以我們應該定期地全面整理資料室，將期刊、報紙等資料分門別類地裝訂成冊，妥善保管，以便及時查詢，同時對陳舊過時的圖書資料定期送交學校圖書館保存及處理。

（4）資料員應該隨時掌握讀者的借閱書籍情況，及時發現超期的讀者，通過各種方式督促他們及時地歸還所借書刊，加快書刊資料的流通，對損壞或丟失書刊的讀者要進行經濟賠償或罰款。

3）要做好圖書資料的利用工作。提高文獻資料的利用率，講求資料效益是提高院系圖書資料室情報服務質量的重要一環，圖書資料只有得到充分的利用，才能使它的價值得到充分的發揮。圖書資料開架閱覽是提高圖書資料利用率的最佳方式，開架閱覽可以讓讀者在書架上按照各自的需要自由地挑選圖書，大大地方便了廣大讀者；同時還可以直接向教學科研人員推薦和宣傳文獻資料，使他們之間可以更多地加強信息的交流和溝通，從而提高圖書資料的利用率和流通率。

4）提高圖書資料管理者的專業素質和職業道德

（1）在高速發展的信息時代，院系圖書資料管理員應該更新服務觀念，樹立新的服務意識，將信息技術更好地應用到院系的圖書資料管理工作中去。必須在保留好紙質文獻資料的同時，配置好電子光盤等介質載體來保存文獻信息，以此滿足廣大師生的信息需求；通過網絡技術獲取各種信息和資源，并隨時跟蹤信息技術創新的動向，對信息載體的保存和配置根據不斷變化的需求情況作出相應的調整和更新。

（2）資料管理者要樹立終生學習的目標，現代圖書資料管理從傳統走向自動化，無論是內部管理還是對外服務都實現了自動化。不論是書目查詢還是圖書借閱，包括讀者信息的查詢都是通過計算機來操作的，所以每個資料管理者都必須熟練掌握計算機技術，提高計算機網絡管理的能力，不斷地學習和掌握現代信息處理技術，只有這樣才能適應時代的要求，勝任圖書資料的管理工作。

（3）資料管理者要增強法律意識，維護網絡環境下文獻資源的知識產權。一名合格的資料管理者，不僅要熟悉管理技術和管理業務，還要遵守圖書資料管理行業的政策法規，應該熟練掌握圖書館法、出版法、書目工作法、標準化法規與知識產權法等。

（4）資料管理者要給讀者當好向導、好參謀。傳統的咨詢工作在信息時代已經遠遠不能適應人們的現實需求，有的資料無法在紙質的藏書中找到，必須要到電子資源庫去查找。此時，作為管理者必須告訴讀者應該到哪個電子資源庫去找、如何查找等等，如果自己的資料室沒有購買此類電子資源，還應該告訴讀者可以在什么網站能夠查到相應的資料，或者建議他們到電子資源豐富的其它單位去查找，盡自己的最大能力給讀者當好向導、好參謀。

總之，高校和院系都要高度關心和重視系圖書資料室的工作建設。要充分利用現代化的計算機網絡技術建立起校園圖書資料信息網絡管理系統，使高校圖書館和院系資料室相互合作、合理分工、各具特色、共享文獻情報資源，更好地為高校師生服務，為教學科研服務，為學校的建設發展服務。

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1674-6708（2010）21-0022-02

陳海華，助理館員