淺談加強人事檔案管理的工作

古海爾·艾山

新疆維吾爾自治區人力資源和社會保障廳自治區職業介紹中心，新疆 烏魯木齊 830002

人事檔案資料是職工退休過程中的重要資料依據。人事檔案，作為一項專業管理工作。隨著管理體制改革進一步深化、維護職工的合法權益、檔案管理工作的任務將日益繁重。

1 人事檔案的特點

隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步完善，人事代理工作取得了較快發展，其服務領域逐步拓寬，社會效益明顯提高，人事代理不僅是已經成為人才資源的“儲備庫”，而且也已經成為人事管理工作中不可缺少的重要組成部門，在人事管理工作中扮演越來越重要的角色。作為一項與市場經濟相適應的新型人事管理制度，人事代理工作仍面臨許多困難和挑戰。由于人事檔案跨越的周期長、涉及面廣，有時政策和規定也在發生著變化，受主客觀因素的影響，人事檔案工作中存在以下問題：

1.1 內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高

檔案材料內容填寫前后不一，“三齡一歷（年齡、工齡、黨齡，學歷）”記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高；重要資料不能及時歸檔，檔案材料含量低，日益喪失原有評價功能，這是目前人事檔案管理中存在的最大問提。很多人事檔案材料內容單薄、缺乏連續性，反映本人工作經歷、技術特長、獎懲情況等方面的記錄較少，有的檔案中入黨志愿等這些反映個人政治情況的重要材料都出現缺失，至于反映個人德、能、勤、績、等方面的資料更是無法收集歸納，從而導致人事檔案記錄脫節，實用性不強，大大降低了人事檔案的使用價值，影響了人事檔案在人才流動中的參考價值。

1.2 人事代理協議續簽難以落實

由于人事代理人員中大多工作不太穩定，流動性大，都不能及時到原委托代理服務機構辦理續代手續，多年失去聯系，等需要時再回頭來找，使得人事代理協議續簽難以落實。

1.3 對人事檔案重視不夠

大多數大中專畢業生不重視自己的人事檔案。對檔案管理工作的認識不足，認為檔案管理是學校的事情，對材料會遺失漠不關心，也不知道有人事代理這一服務，認為檔案由學校寄回到人事部門就行了；另一方面，無論是企業還是企業職工個人，大多數認為有沒有檔案無關緊要，目前，職工因工作需要在不同統籌地區調動頻繁，由于對自己的檔案不了解、不重視，很多職工因工作調動到別的統籌地區更長時間，對自己的檔案不聞不問，認識不到人事代理的重要性和必要性，對參加人事代理沒有積極性。

1.4 使用上，技術手段滯后，運行效率低

在整理檔案過程中，一些先進手段尚未完全采用，大部分是先靠手工操作，費時，費力，效力低。絕大多數單位沒有啟用干部人事代理檔案電子信息化管理系統，當前在文書檔案中已經普遍采用的無紙化閱檔基本沒有實施，資料檢索查詢仍慣于手工操作，與目前辦公條件的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

2 加強檔案管理的設想

針對人事檔案管理中存在的問題，提出如下建議：

1）加強宣傳工作，提高意識。可根據實際，制定人事代理宣傳計劃，采取多種形式集中一段時間宣傳人事代理的目的意義、服務內容、辦理程序和有關要求，盡量讓各類流動人員及企（事）業單位職工了解人事代理。同時加強與企（事）業單位及大中專學生聯系，可以向企（事）單位寄發宣傳資料，并在畢業生報到時，向其當面宣傳人事代理的意義和作用，主動征求他們是否參加人事代理的意見。

2）把好兩個關口。就是要把好“入門關”更新關“。首先從來源手把好“入門關”，在接收人事檔案的時候，嚴格審核，將歷史上形成的材料審核整理清楚，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集整理，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。對于形成材料的單位或部門，明確要求，確保形成的材料，填寫規范，手續完備，避免形成新的遺留問題。其次從日常工作入手把好“更新關”，對負有提供資料責任的部門提出歸檔的內容和時限要求，在接收、補充整理檔案時，發現缺少材料應及時向有關單位索要，對普遍性、階段性工作中形成的材料，檔案人員應主動與部門聯系，確保人事檔案材料完備，與實際情況同步。

3）實施管理創新，提高利用效率

因為人事檔案不可再生，萬一損毀就無法補救，維護人事檔案的安全、完整尤為重要。《干部檔案工作條例》對干部人事檔案管理提出了明確要求，對庫房面積、設施及所需器材作了具體規定，這是保證檔案安全和科學管理的必備條件。需要大力加強社會保險檔案的科學化、規范化、標準化、和制度化建設，實行科學規范管理，加強對檔案的整理、保管各環節的管理，借鑒管理的相關辦法，制定一套操作性強、科學統一的檔案管理規范。努力做到檔案材料按存放分類清晰，案卷存儲系統要清晰明確，方面調用。

4）完善機制，努力加強內部規章制度建設

隨著人事代理規模的擴大和服務功能的增加，人才服務機構應注意選調具有較強責任心、服務意識、開拓精神和一定人事管理與經驗的同志，充實人事代理工作人員隊伍，努力打造一支能干事、干成事的人事代理工作隊伍。明確工作人員崗位責任制，逐步建立起人事代理工作推廣網絡和服務網絡。特別要做好人事代理業務窗口服務工作，要納入人事系統行風建設管理體系，確保公開公正、優質高效。人事代理服務機構要在立足服務的基礎上，探索市場化運作的路子為自我發展積累經驗。在具體運作中，要正確處理社會效益、人才效益與經濟效益的關系，逐步使人事代理走出一條自我完善、創新和發展的路子，在整體性人才資源開發，全面建設小康社會中發揮應有的作用。

[1]李燕.新時期做好干部人事檔案工作的幾點思考.新疆人事系統學習實踐科學發展觀調研成果及人事人才論文匯編，2009，5.

[2]岳斌.淺議社會保險檔案管理.經營管理者，2009（10）.