淺談信息化在企業人力資源管理中的應用

趙 毅

中鐵二局人力資源部，四川成都 610032

淺談信息化在企業人力資源管理中的應用

趙 毅

中鐵二局人力資源部，四川成都 610032

本文從企業人力資源管理信息化入手，分析了企業人力資源管理信息化的現實意義，指出了信息化建設中存在的主要問題，提出了推進企業人力資源管理信息化建設的對策和建議

人力資源；信息化；應用

當前，我們正處于一個以知識、智力和創新能力為基礎的知識經濟時代，由于人是企業能對自身進行變革以適應環境變化的惟一動力，人力資源已經成為企業的“第一資源”，是企業的核心競爭力，人力資源管理也是企業管理者最重要的管理活動和必備的管理技能之一。

在過去的幾年里，不少組織的人力資源管理部門都開始了人力資源管理信息化建設——或全盤引進、或委外開發、或自主開發。然而，在人力資源管理信息化建設實踐過程中，一些人力資源管理信息系統常以失敗告終，或成為企業的“雞肋”。那么，企業在人力資源管理工作中應該如何有效實施信息化管理呢？

1 人力資源管理信息化簡介

人力資源管理信息化，即“eHR”，是新經濟時代下人力資源管理發展的趨勢，是以網絡技術的成熟與運用為基礎，以ERP、ASP(Application Service Provider，應用程序服務提供商)等概念的出現和具體實施為存在和發展的環境，以人力資本開發和增值的迫切性為終極原因，將先進的軟件配上高速的硬件運用于人力資源管理，為企業建立的一種基于Internet的人力資源服務網絡系統。系統通過集中式的信息庫、自動處理信息、員工自助服務、外協以及服務共享，達到降低成本、提高效率、改進員工服務模式的目的。通過網絡技術相聯系，實現企業全面人力資源管理，使企業實現一種新的人力資源管理模式。人力資源管理信息系統一般是由系統規劃、系統開發、系統運行維護和系統更新幾個階段組成，主要包括：基于互聯網的人力資源管理流程化與自動化，獲得人力資源管理外部服務和實現企業內部自助服務。

2 人力資源管理信息化的現實意義

2.1 有助于提高工作效率

信息技術在人力資源管理中的應用，將使人力資源管理人員從日常事務中解脫出來。

2.2 有助于規范業務流程

當人力資源管理者從繁雜的行政事務中抽身出來之后，就希望規范人力資源運作體系的業務流程。

2.3 有助于降低管理成本

企業在實施人力資源管理信息化之后，比如在員工培訓方面，員工可以“在線”隨時隨地接受培訓，從而可以節省時間，減少差旅費用，降低培訓成本。在評估方面，通過網絡，各級主管可以很快看到來自各地下屬定期遞交的工作述職報告，并進行評估、指導及監督，這樣，評估的成本也可以大為降低。

2.4 有助于企業留人、用人

不少企業在不同程度上存在著人才流失現象，人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環境、領導公平與否、培訓機會和個人前途等。企業實施人力資源管理信息化后，利用人力資源管理信息系統對員工進行選拔、任用，可以減少人為的主觀性，體現公平原則，從而留住人才。同時，人力資源管理信息化使員工得到充分授權，它所提供的透明、簡便易查的信息獲取方式將贏得員工對人力資源管理服務和企業管理滿意度的提升，員工滿意度的提升無疑會增強企業的凝聚力，從而發揮吸引人才、留住人才的作用。

3 當前企業人力資源管理信息化建設的主要問題

現在，許多企業已經借助不同的人力資源管理信息系統實現了人力資源管理信息化。著名的“康師傅”、萬科等企業都采用了SAP本地化的人力資源管理系統。但就整體而言，目前企業人力資源管理信息化的現狀是滯后的，目前從整個行業來看，人力資源管理的信息化工作開展的并不理想，“思想超前，行動落后”是目前人力資源管理信息化的典型特征。

3.1 目光短淺

企業領導人在人力資源信息化建設中缺乏長遠的戰略眼光，認識不到采用和實施人力資源管理信息化的重要性。他們或者只顧眼前利益，認為人力資源管理信息化是一種“錦上添花”的項目，沒有緊迫感；或者對人力資源管理信息化缺乏認識，自以為自己也已采用了人力資源管理系統，殊不知他們實質上只是采用了帶有部分人事數據的簡單薪資處理軟件（這類系統大部分甚至還未達到20世紀70年代末的水平）；還有些企業在選取人力資源管理系統時，只考慮滿足當前的需求，而且考慮價格因素多于系統功能，這樣選取的系統會后患無窮，不僅現在缺乏指導價值，將來隨著企業的發展和管理水平的提高，也會阻礙企業的進步，屆時要想改換其它的系統會比現在還要痛苦。

3.2 認識不夠

由于缺乏對系統實施工作的重要性和艱巨性的認識，將人力資源管理信息化系統混同于一個普通的軟件，沒有統一的規劃和項目組織，邊用邊開發，使系統的實施處于一種混亂的狀態。其結果不僅會使整個系統的開發缺乏堅實的基礎，造成數據的重復、不相容和不全面；同時會造成相關人員和部門在數據采集和確認中進行重復勞動，增加了工作量，使他們產生怨言。如果數據更新不及時或不能有效地更新數據，還會使得以前的勞動前功盡棄，嚴重挫傷實施人員的工作積極性。而數據采集得不夠全面，在領導需要某些分析報告時不能及時提供，也會讓領導對項目的成效和實施人員的工作產生懷疑，對整個項目產生不利的影響。

3.3 好高騖遠

很多企業在人力資源管理信息化建設過程中，采取讓各個部門提自己的需求的方式匯總軟件需求，然后按照這些需求去尋找軟件或委托開發，這樣做的結果往往是：每一個部門都提出許多個性化需求，大家都有這樣一種心理：一定要趁這次機會把需求提全，把什么工作都計算機化，以后自己就輕松了。事實上，這是不現實的，如果在現階段就達到這樣的目標的話，意味著假設有10個人的人力資源部門恐怕就要裁掉8個人了，因為都計算機化了嘛。這樣做的結果往往是失敗的。

3.4 實力不足

有些企業出于種種考慮，不顧自己的實力，組織一些人自己開發所謂的人力資源管理軟件，以期實現人力資源管理信息化建設。要想使自己開發的軟件投入實際運行，便于人力資源部門人員的使用并在以后能根據實際需要不斷更新，其用于維護、文檔編寫、調試和排錯等等所花費的人力、物力、財力姑且不論，問題是在于，如何將現代人力資源管理的理念和計算機技術有效地集合起來，從長遠、系統和發展的眼光來進行全面的系統分析和設計并不是一件輕而易舉的事。

4 企業人力資源管理信息化建設的對策和建議

4.1 信息化建設的過程要貫穿人力資本觀念

在人力資源管理信息化的過程中，通過建設管理信息系統，使得職能部門能充分共享信息資源，加快溝通過程，改善決策效果。信息化環境使員工擁有更充分的信息資源，有機會參與企業的發展與管理。隨時獲取有關人力資源開發的信息。

4.2 信息化建設要注意立足現實，結合實際

要實現人力資源管理信息化，企業必須根據自身的發展現狀和實際需求制定切實可行的目標，切忌追求一步到位，貪大求全。一步到位的信息化脫離了人力資源管理的現實需求，既加大了現實的投資成本、延長了實施周期，也增加了未來升級換代的代價。所以，企業人力資源開發與管理的信息化過程是一個循序漸進、分步實施的系統工程。

4.3 信息化建設要重視軟件研發和技術支撐

現有的人力資源信息化管理系統給企業帶來的最大困擾是軟件的功能模塊、權限管理和安全管理的維護工作量巨大，系統跟不上管理現實的變化等。針對企業高層次人才造成的組織結構相對不穩定、業務流程變化頻繁的特點，人力資源信息化軟件要實現不斷調整的功能，進行快速配置，處理好“靈活性”和“操作的簡便”之間的關系，開發出具有靈活結構的軟件，適應不斷變化的人力資源管理模式。快速配置的人力資源軟件系統要支持系統與其它系統環境的動態集成,比如薪酬管理系統與財務系統的集成。

4.4 信息化建設要重視人才培養,獲取智力支持

信息化不是一個單純的技術問題,更重要的是一個管理問題。因此，信息化的建立、運行是一項艱巨而且長期的系統工程，需要系統技術人員和全體員工的大力配合，才能保證信息化建設始終與企業的發展目標相互配合，這是企業人力資源管理信息化建設成功的保障。

4.5 信息化建設要有效調整組織結構和規范業務流程

人力資源管理信息化項目的實施不可避免地會使原有業務流程發生變化，同時也會影響到人員崗位和職責的變化，甚至引起部分組織結構的調整。一方面，必須根據企業戰略對組織架構和部門職責進行調整。在調整過程中，可能會涉及部門職能的重新劃分、崗位職責的調整、業務流程的改變，權力利益的重新分配等因素；另一方面，要對人力資源管理結構進行調整。由于實施人力資源管理信息化后，人員的層次結構有了很大變化，原來主要從事重復勞動的管理人員，現在可以把主要精力放到更具創造性的工作上。因此，企業要進行新的工作分析，調整人力資源管理目標和提拔、培訓等計劃。

[1]秦志華.人力資源管理.中國人民大學出版社，2000.

[2]張建輝.互聯網與企業人力資源管理[J].中國軟科學， 2002（4）.

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1674-6708（2010）23-0209-02