信息時代下的檔案管理

楊秀菊，施元春

云南省腫瘤醫院、昆明醫學院第三附屬醫院，云南昆明 650118

信息時代下的檔案管理

楊秀菊，施元春

云南省腫瘤醫院、昆明醫學院第三附屬醫院，云南昆明 650118

信息時代的到來對我們的生活各個方面都產生了深刻的影響，檔案管理也隨著時代的發展，產生了電子檔案等形式，并且傳統的檔案管理模式及其檔案管理思想也在不斷的發生著變化。

信息時代；檔案管理；電子檔案

隨著時代的發展，計算機在辦公自動化領域應用非常廣泛，并且產生了深遠的影響，這對傳統的檔案管理模式提出了挑戰，并且也出現了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對于檔案管理不能再停留在傳統的管理基礎上了，必須在管理模式和管理思想方面進行比較全的更新，才能夠適應時代的發展。

1 檔案管理工作的轉變

1.1 檔案接收和保管上的轉變

信息時代的發展，電腦在檔案管理中起著非常重要的作用，改變了傳統依靠人工手抄模式記錄的模式，隨著電子檔案的出現，這種電子檔案對于管理人員提出了更高的要求，如何接受和保管好檔案，這也需要管理人員改變過去的管理方式，如果檔案人員不介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。管理者必須這參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

1.2 檔案載體的轉變

傳統的檔案管理基本都是紙質或者有形的實物作為檔案管理的載體，但是隨著時代的發展，出現了電子圖紙，這就要求我們在對待檔案這個傳統的形式上要進行改變，通過利用好電腦進行更加方便、省時、省力的管理模式

2 信息時代檔案工作面臨的問題

2.1 原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認，一旦被修改很難辨別真假，并且沒有任何的痕跡，這對電子檔案提出了一個很大的挑戰，傳統的檔案原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，在使用計算機形成文件材料的過程中，作者很難留下自己的筆跡，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。

2.2 保密性問題

電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，不法分子通過網絡會對原始檔案進行竊取和串改，這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅，直接危害著電子檔案的安全。

2.3 長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損，一旦網絡突然癱瘓或被毀，例如如出現網絡攻擊問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失，這對檔案管理來說是一個具有很大的挑戰性。

3 信息化的優越性

信息化的發展對檔案管理的影響是非常重大的，這既符合時代的發展又對檔案管理來說是個非常好的發展契機。

3.1 減輕工作強度

信息化的發展，不但提高了檔案管理的工作效率，同時也減輕了工作人員的工作強度。信息化的發展為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了歸檔質量和檢索速度，工作效率明顯提高，而且幫助文書檔案管理人員工作方式的轉變，由原來的手工直接建檔到現在的電腦化建檔。由于信息化電腦的利用，檔案管理工作人員就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。由過去的集中變為分散立檔，減輕了工作強度，提高了工作效率。

3.2 有利于檔案的修改和維護

傳統的檔案管理整理完畢后就會加以封存，對于有錯誤的修改和維護檔案只能對封存的檔案進行拆封，這對于檔案管理來說是非常不利的，就加大了工作人員的工作量又對檔案的保管來說是非常不利的，電子檔案的管理改為微機網絡管理，可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，修改時只需按一下鍵盤，檔案目錄就萬事大吉了，微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

4 規范電子檔案管理的幾項措施

4.1 加強電子檔案歸檔制度建設

對于電子檔案管理方面，我國也正在抓緊制定對公文類電子文件和電子檔案的一些規章制度，從收集、積累、整理、歸檔、保管、移交、利用、統計等方面作出比較詳細合理的規章制度。各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。對于制定電子檔案規章制度時應該注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任，歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確，注意電子文件的動態管理問題。

4.2 提前介人電子文件的運作和管理

對于電子檔案管理與普通的檔案管理工作有很大的相似性，但是也存在不同之處，檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進行的，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中，我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設計中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，對電子文件連續管理的角度統一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運行到歸檔管理，由主管部門或負責人統一協調，制定專門機構或人員負責來制定和實施。

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1674-6708（2010）30-0041-02

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