加強工程檔案信息化建設，實現信息資源共享

金 艷

云南省送變電工程公司，云南昆明 650216

近年來，隨著信息處理技術的不斷發展以及計算機應用的日益普及和深入，企業信息化進程也不斷加快。隨著時間的推移，檔案工作者已經越來越深刻地認識到，利用現代化的新理念、新技術、新方法管理檔案的重要性。就現階段而言，工程檔案信息化的建設由于工程檔案分類、形成渠道、管理都較為復雜等原因受到了一定程度的制約，在此，筆者就工程檔案管理的信息化建設，依據實踐經驗，談談自己的看法。

1 工程檔案管理軟件是信息化的基礎

2 高素質的檔案管理人員是工程檔案信息化建設的保證

所謂工程檔案管理軟件是指符合國家科技檔案管理規范，適用于各類企業用于對工程檔案信息和實體進行輔助管理的工程類計算機應用軟件系統。

目前市場上的檔案管理軟件很多，但軟件的質量卻良莠不齊，要找到既符合檔案管理要求又符合特定的工程檔案性質的軟件卻不容易，不少軟件在功能設置方面存在缺陷，造成應具備的功能短缺。工程檔案軟件的這些缺點，給檔案人員實現工程檔案的信息化管理帶來了種種不便，甚至會直接影響到工程檔案的質量。因此，配置合適的檔案管理軟件是信息化的基礎。

工程檔案管理軟件應具備以下主要功能：

1）軟件數據庫管理系統的完整性、靈活性

工程檔案信息管理要對所需的信息進行數據采集，建立信息數據庫。內容主要包括以工程為單位的案卷目錄、文件條目的錄入；案卷組卷、案卷立卷、案卷分類管理；文件內容的錄入等方面。工程檔案分類復雜多樣，隨著工程施工、管理技術的不斷發展，文件內容、形式也日趨多樣化，其管理要求不同于一般的檔案管理，要求功能細化程度很高，因此數據庫管理系統應具有較好的靈活性、擴張性。

2）軟件錄入系統操作設置簡便、易學

由于工程檔案分類復雜多樣，數據采集分散，來源廣泛，無法由軟件自動識別歸納，只能依靠手工逐條錄入，數據量很大。同一工程可能由多家單位同時組卷、立卷，一些檔案制作人員往往需要即時學習軟件操作，而且工程檔案要求在工程施工過程中就及時整理、制作、立卷，工程檔案的管理實際上就是工程管理的一個重要組成部分，在時間、質量上都有著較高的要求。因此，工程檔案軟件系統應具備快捷方便的錄入鍵面，其操作盡量簡便、易學，設置統一，讓檔案制作、管理人員可以輕松上手，以保證工程檔案制作的高效、準確。

3）檔案業務管理自動化

應用檔案管理軟件，可以加強案卷質量的監督，明確管理移交流程，可以隨時統計各種數據，打印各種報表，掌握檔案借閱信息，開展網上借閱，提高檔案利用效率，幫助檔案管理人員從容面對繁雜的日常檔案管理工作。高質量的工程檔案管理軟件不僅可以提高檔案制作歸檔的速度和質量，更重要的是可以與辦公自動化系統連接，是實現網上資源共享的基礎。

工程檔案信息化管理工作是企業發展的必然趨勢，工程檔案管理人員作為工程檔案管理工作的主體，對企業工程檔案管理質量起著決定性作用，人員素質的高低直接影響工程檔案信息化的進度。這就要求我們企業不斷適應新的變化，具備一批對計算機技術熟練、業務素質高的檔案管理工作者。因此，企業要有計劃地開展工程檔案管理人員的思想、與業務技能培訓，努力培訓一批知識全面、有創新精神的復合型人才從事工程檔案信息的管理、開發工作。

2.1 加強工程檔案業務基礎理論和工程專業技能的培訓

檔案人員首先應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得工程檔案的管理的原則、熟悉工程檔案的分類方法。工程檔案的專業性質決定了從事工程檔案管理的人員必須具備一定的工程技術專業知識。因此，為了保證企業工程檔案制作管理水平，企業必須及時開展多種形式的教育培訓，不斷提高工程檔案管理人員的業務水平。

2.2 加強現代化信息技術培訓

工程檔案管理信息化的建設對檔案管理人員信息化技術的水平提出了較高的要求。只有工程檔案管理人員掌握了計算機應用技術，掌握了工程檔案管理應用軟件的各種功能，并且可根據工程檔案管理的特點對檔案軟件功能提出改進意見，整個工程檔案管理系統才能真正發揮作用，才能保證企業工程檔案信息化建設持續進步。因此，對處于信息化建設階段的工程檔案管理人員來說，企業對他們的現代化信息技術培訓就顯得尤為重要。

3 工程檔案信息化管理的根本目的是為企業提供高質量的檔案利用，實現檔案資源的共享，為企業生產服務

對各類檔案的管理，歸根結底是為了提供有效的利用，讓檔案可以最大化的為社會活動、科學研究、企業生產管理提供有力的支持和借鑒，工程檔案的管理更是如此。

3.1 利用檔案信息化管理實現檔案資源共享

由于各單位在制作檔案時使用的檔案管理軟件各不相同，因此無法將這些信息匯總利用，造成各單位要將相同的信息重復錄入，費時費力。若在同一工程的檔案制作中采用統一軟件，各單位分別錄入的信息就可以匯總，這樣一來就極大地減輕了各參建單位檔案管理的工作量，但這也給檔案管理軟件提出了較高的要求，既要滿足信息傳遞的需要， 更重要的是軟件的統一性、準確性、實用性、靈活性。

3.2 高質量的工程檔案信息化管理為企業生產提供更為方便、快捷的信息利用

現階段各企業的工程檔案管理還停留在檔案條目信息的管理上，檔案管理軟件大多也只是用于輔助檔案人員日常管理工作，而對于工程檔案利用的要求卻幾乎未能涉及，要實現真正意義上的工程檔案信息化管理，就必須根據企業對工程檔案的個性需求，在檔案管理軟件和檔案管理技術人員達到要求的基礎上建立工程檔案全息數據庫，實現關鍵文件內容網上查詢借閱，節約檔案管理成本，提高檔案利用效率。在此，我們并不認為必須將工程檔案的所有內容全部錄入到文件級，而是強調依據企業自身的特點和需求建立數據庫，讓工程檔案高效、快捷地服務于企業的生產和管理。

[1]檔案基礎數據庫建設及其對提高數字化檔案利用效果的在用.中國檔案，2006(11).