工程檔案在工程建設中的重要性

康保娟

（中交天津港灣工程研究院有限公司，天津 300222）

隨著社會主義市場經濟迅猛發展，極大地促進了港口、公路、橋梁等交通項目的開發建設，同時也加劇了施工企業之間的競爭。如何更好地發揮工程檔案的優勢，為企業生產經營提供全方位服務與支持，使企業在日益激烈的競爭中立于不敗之地，本文在總結實踐經驗的基礎上，就工程檔案在工程建設中的重要性談幾點認識。

1 工程檔案在城市、交通建設中的重要性

工程檔案是這樣定義的：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案[1]。它包括設計圖紙、科技檔案、文書檔案、聲像檔案等等。工程檔案能真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況，可以為改建項目、擴建項目、城市規范建設、科學技術研究等活動提供參考依據。

（1）工程檔案為維護企業的合法權益服務

改革開放以來，城市建設發展很快，企業生產經營等逐步進入到法制軌道上來，企業形成的工程檔案在工程建設中愈發重要。在企業活動中，總是以證據說話，所謂“空口無憑，立字為證”。例如，幾年前天津港研院承擔的某港口變電站檢測項目，在工程出現沉降問題后，業主要求施工、檢測單位查找原因，通過調取原項目檔案，查閱當時工程原始資料，找出問題所在，排除了天津港研院的責任，維護了企業名譽，挽回了經濟損失。如果沒有工程檔案，或者工程檔案不準確、不完整，對工程檔案不充分利用，那么企業將蒙受巨大的損失。事實證明，工程檔案在城市基礎建設中所發揮的作用是巨大的、多方面的。

（2）工程檔案是進行城市、交通規劃等工作的基礎

城市、交通規劃建設是根據城市的現狀、條件和基礎、特色等動態變化因素，進行全面地、綜合地、科學地、長遠地預測和設想，通過論證，編制規劃方案后付諸實施。假如沒有工程檔案，特別是沒有勘察工程的檔案作為依據，城市規劃將無從下手。

（3）工程檔案是積累企業建設經驗，進行企業建設技術儲備的手段

工程檔案是企業在港口、道路、橋梁等城市活動的產物，城市建設活動的成果主要是兩個方面：一是工程實體，二是工程檔案。工程檔案就是企業生產、經營成果的直接記錄和實際反映，它真實地記述了企業生產活動的過程和成果，記載了工程科技人員的工程技術、工程經驗。工程檔案作為企業建設成果的直接載體成為積累、儲備工程技術和工程經驗的工具和手段。

（4）工程檔案是城市、交通建筑物維修、改建、擴建的依據，是提高企業經濟效益的最佳途徑。如在碼頭升級改造設計的前期檢測工作中，需要調閱碼頭原始設計及勘察測量檔案，了解碼頭竣工時原始觀測點的高程值、坐標值及碼頭歷年的修復資料，若由于歷史原因及碼頭主管單位變遷等造成檔案無從查找、檔案遺失或未保存完整檔案，勢必影響對碼頭變形的分析判斷，進而影響對碼頭現狀作出正確的檢測評估結論。因此只有以工程檔案為依據，才能進行科學的城市、交通建設和管理，克服盲目性。工程檔案還可以轉化為生產力，是國家的重要技術。通過利用服務可轉化為物化勞動，直接創造物質財富，這在工程建設中是不可忽視的經濟資源。合理利用工程檔案，就可以對擬建工程進行合理開發，保證工程建設的合理設計、施工，充分利用工程經費，為國家、企業節約大量的資金、人力、物力，促進城市建設的發展。沒有工程檔案，各項工程建設就會造成混亂，維護、改建、擴建等就難以進行，因此工程檔案是城市及交通建筑、維護、改建、擴建的基礎和重要依據[2]。

2 做好工程檔案管理工作，保證檔案的完整性和準確性

（1）建立健全規章制度是做好工程檔案工作的重要保障

建立健全一套合理的工程檔案工作規章制度，是一項原則性、科學性、系統性較強的工作，同時也是工程檔案質量的重要保障。“沒有規矩，就不成方圓”，只有健全的規章制度，才能使工程檔案的收集工作有章可循，才能按照統一的規范協調一致地發展。工程項目開工之前，應在工程部門建立檔案責任制，明確收集、整理、移交所主辦的工程檔案材料的職責，并按規定管理工程檔案，確保檔案既符合工作進程，又符合檔案管理工作要求。

（2）堅持工程檔案工作與工程建設同步進行

工程檔案是隨著工程建設的發展逐步形成的。這些檔案一旦形成，它的完整、準確、系統就已經是客觀存在的了，要保證這種客觀性，就要在工程的提出、論證初始時，對工程檔案工作進行通盤考慮和統籌規劃，遵循工程建設和檔案工作規律，堅持檔案與工程建設同步進行，使應歸檔的文件材料及時歸檔，工作中還應該注意以下幾點：

①要確保各項記錄的真實性

真實性是做好工程項目技術資料的靈魂，不真實的資料會將人們引入誤區，堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法。如混凝土、砂漿強度是采用抽樣方法進行抽取試塊檢驗評定的，取樣的科學性和真實性非常重要，絕對不允許對制作試塊的樣料“專門加工”，否則，一旦工程出了質量問題，不僅不能作為原始技術資料使用，反而造成工程技術資料混亂，以致對工程誤判。所以，在工程過程中要始終根據技術標準及要求，真實填寫各種記錄，保證與工程同步，確保各種技術數據真實。

②要確保各項記錄的有效性和完整性

工程施工過程中形成的各項原始記錄要及時收集，發現簽字、蓋章不全的記錄要及時找相關人員、部門簽字、蓋章，保證各項記錄的有效性和完整性。將收集到的資料及時分類，切忌拖拉積壓，做到收集速度快，工程資料齊全，質量高，盡力避免試驗記錄等原始材料的散失。還要注意影像資料的搜集與整理工作，保證影像資料能夠真實、客觀地反映現場施工的質量情況。只有注重對每一個細節產生的文字影像記錄的嚴格要求，才能真正確保各項記錄的有效性和完整性[3]。

（3）加強電子文檔管理，確保其數據安全

工程電子文件是在工程建設過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件[4]。工程電子文件是工程檔案的一部分。為加強工程電子文件的歸檔與管理，保障文件的安全保管與有效開發利用，在工程電子文件的形成過程中，應按照各類電子文件的通用格式[4]進行編輯整理。對電子版文件和記錄的管理要采取積極的安全防范措施，有效地保證工程電子文件的真實性、安全性、可靠性。

（4）與工程技術人員的配合是做好工程檔案工作的基礎[5]

工程檔案貫穿于工程的全過程，工程技術人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案資料產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一組完整、準確、系統的檔案，是各參建單位共同努力的結果。檔案管理人員應經常深入現場進行及時的指導，宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，在日常工作中有意識地做好工程檔案材料的收集，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。檔案人員與工程技術人員通力合作，來共同做好工程的檔案工作。

3 結語

堅持檔案工作與工程建設同步進行，加強電子文檔管理，做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整性和準確性。檔案工作是一項長期持之以恒的工作，加強工程檔案工作是為了規范管理，同時也是防患于未然。它所涉及的專業知識信息量大、范圍廣、工作量大，這要求工程技術人員不僅懂工程建設技術，也要了解一些檔案知識，在今后利用檔案過程中，真正地體現工程檔案在工程建設中的重要性。

隨著我國港口建設不斷滿足參與經濟全球化的要求，滿足國家實施重大區域發展的需要，工程檔案將貫徹于港口建設中的設計、施工、監理、改建、擴建、運營、維護等各個環節，將為提高港口工程的管理水平，發揮出不可替代的巨大作用。

[1] GB/T 50328-2001，建設工程文件歸檔整理規范[S].

[2] 馬燕.城建檔案的作用[J].天津檔案，2006，（5）.

[3] 趙玉香.淺談國家重大橋梁建設項目檔案的編制工作[C]//中國交通建設股份有限公司辦公廳.中國交通建設股份有限公司檔案工作論文集.2009：84-85.

[4] CJJ/T117-2007，建設電子文件與電子檔案管理規范[S].

[5] 黎雁翎.做好重點工程項目檔案管理工作[J].天津檔案，2006，（7）.