企業檔案信息化和檔案利用探析

劉卓玲 勝利油田勝利勘察設計研究院有限公司

企業檔案信息化和檔案利用探析

劉卓玲 勝利油田勝利勘察設計研究院有限公司

企業檔案信息化是指企業檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式為企業提供服務為重心的轉變過程。簡單地說，就是簡化實體管理，豐富信息管理。這是一個長期的發展過程。在這一過程中，我們企業檔案管理人員要不斷地學習信息技術，了解信息系統，利用現有的技術手段解決問題，有效地利用企業檔案信息資源。

一、企業檔案信息化建設的內涵

企業檔案信息化建設具有非常深刻的內涵，可以從四個方面來理解：一是要實現企業檔案信息的數字化和網絡化。具體地可以理解為編目處理信息化，檔案內容數字化，查詢閱讀信息化，包含了企業傳統紙質檔案的數字化和電子文件管理等工作；二是要實現企業檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。這應該是對企業文件檔案一體化的要求，就是說要打破文件工作與檔案工作的界限，把企業文件檔案看作一個不可分割的文件連續體，將企業業務活動和檔案管理要求嵌入文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的生命周期中，在文件管理系統中進行統一的設計；三是要實現企業檔案信息高度共享。服務企業各項管理、實現檔案的價值、實現檔案信息安全共享是企業檔案管理部門和人員必須面對的重大理論和實踐難題；四是要實現企業檔案管理模式的變革。隨著企業信息化建設進程的加快，企業檔案“實體保管”模式難以為繼。面對日益劇增的、動態的電子文件和企業對檔案信息的大量、及時的需求，忠誠的檔案“保管員”并不能充分實現現代企業檔案管理目標，企業檔案管理者必須停止扮演實體保管員的角色，而成分數字化檔案信息的提供者。企業檔案管理職能也應從對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容的管理，并強化開發利用工作，實現檔案信息資源的共享。

企業檔案信息提供利用，是企業檔案信息化建設的核心任務，是企業檔案信息化建設取得實效的關鍵，也是企業檔案管理的最終目的。檔案信息資源開發利用的程度是衡量企業檔案信息化水平的一個重要標志。

二、企業檔案提供的主要內容

企業檔案提供利用的主要內容有：

一）、編制必要的檢索工具，便于存取。檢索工具包括案卷目錄、全引目錄等一般性檢索目錄，還可以編制企業內部發文的文號目錄、上級文件目錄等專題目錄。檢索工具編制得不準確、條目錄入得不詳細以及整理文檔信息時分類體系不準確都可能會導致有的庫內文檔信息利用時查找不到。

二）、制定必要的利用制度，確保安全。企業檔案不同于其他信息資源，開放利用必須經過嚴格的審查。比如在今天的市場經濟條件下，企業出于商業利益考慮經常會給技術檔案資料加密保管，執行借閱審批制度。企業檔案管理部門要對檔案信息的提供利用加強管理，通過嚴格的規章制度，有效的監督措施，配以相應的技術手段，達到確保企業檔案信息安全的目的。企業檔案管理部門在實際工作中要將規章制度和要求程序化、可操作化。要實現企業檔案的安全利用，相比較利用方式、內容上的創新，利用時規范化顯得更為重要。

三）、開展必要的編研工作，實現增值。企業檔案資料的整編、深層次加工是深化企業檔案利用的重要手段和途徑，是既傳統又現代的開展檔案服務的方法。企業檔案編研工作的主要內容和方式包括編寫檔案文摘、組織沿革、大事記、年鑒、以表格或圖示方式表現的檔案數據匯編、以各種專業圖樣或專業符號為主體的技術圖冊以及專題檔案匯編等。通過編研將企業檔案信息進行整合，實現信息的增值。據有關部門統計，檔案數據的重復利用率為36%～84%，企業檔案管理人員要做個有心人，大膽立項，與企業其他部門和技術人員協作，將利用率高的檔案資料進行整編，做出有價值的檔案編研成果，滿足企業的現實需求，積累深化服務的經驗。

四）、進行必要的信息關注，促進發展。企業檔案是企業生產、經營活動的真實的歷史記錄，隨著企業各項生產、經營、管理活動的開展，會產生大量的新的檔案信息。企業檔案管理部門和人員應隨時關注企業網站、企業重點部門的活動，及時發現信息的產生，適時開展指導、監督。企業檔案管理工作，不僅包括檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用，還包括對企業文件形成、積累、整理和歸檔的監督、協助和控制。企業檔案的利用也不僅僅是對留存歷史檔案資料的整編，還包括企業現行信息資源的管理。作為企業檔案管理人員，要明確“檔案信息是為誰服務的？”、了解“企業現在在做什么事情？”、“領導需要什么樣的信息？”、“技術人員需要什么樣的信息？”。只有這樣才能提供有效的檔案利用，實現對企業的服務，為企業的發展助力。

企業檔案是企業的寶貴財富，它記錄了企業機構、人員、資產的變更信息，記錄了企業經營管理的歷程、發展的歷史，記載了企業人員的工作成果、工作看法和認識。企業檔案管理應跟上企業發展的步伐，加快檔案信息化建設進程；企業檔案管理人員要運用檔案中記載的信息積極服務企業各項管理，為企業的發展做出應有的貢獻。

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.20.087