社保檔案提供可靠決策依據

社保檔案提供可靠決策依據

近年來，江蘇省泰州市以方便社會和參保對象利用為目的，著力構建社會保險業務檔案的大管理格局，使檔案工作得到又好又快發展。2009年11月，該市檔案管理中心通過國家五星級標準驗收。

一、建立機構，夯實檔案管理基礎

一是加大基礎設施投入。興建了726平方米的檔案管理中心，其中庫房面積470平方米，辦公室面積75平方米，閱覽室面積55平方米，陳列室面積86平方米,整理區面積40平方米,庫房、辦公、閱檔三室分開。確定專項資金，添置了達到國家質量標準的660立方米、具備10年富余量的檔案立式雙軌道密集架，配備了除濕機、溫濕度記錄儀、吸塵器、滅火器、除濕機等專門設備，安裝了專業的防盜門、防紫外線窗簾、多功能監控攝像系統，完全達到檔案管理抗震、防盜、防高溫、防火、防潮、防水、防塵、防鼠、防蛀、防霉變“十防”要求。

二是強化專業人員配備。選配1名精通檔案管理業務的副研究館員擔任檔案中心主任，配備專職檔案員4名，兼職檔案員28名，全部具有大專以上文化程度。

三是實施現代化管理手段。與軟件公司合作開發檔案管理系統軟件程序，利用系統輔助立卷，對卷內目錄、案卷目錄、收發文薄、著錄卡片等進行隨機錄入管理，大大提高了工作效率。通過電腦輸入檔案資料的個別信息，如標題、文號等，利用定點、模糊查詢功能，就能快速、準確地查找到所需的檔案信息，極大地方便了檔案的查詢和利用。

二、強化領導，完善檔案管理工作責任體系

泰州市將社保檔案工作與業務工作同規劃、同布置、同落實、同督查，納入單位發展規劃和年度工作目標計劃。建立了檔案工作領導機構，由局主要領導任組長，分管領導任副組長，各處室（單位）主要負責人為成員。局領導班子每年兩次專題研究檔案工作，解決檔案工作中存在的問題。2008年經局長辦公會研究決定，投入20多萬元，開展核心檔案無紙化掃描工作。同時，建立了以辦公室為職能部門，以專職檔案員為主，以兼職檔案員為補充的檔案管理網絡。在對處室（單位）工作年度考核中，對檔案管理工作一并考核，每年評選檔案管理先進單位和優秀個人。

三、建章立制，促進檔案管理工作規范化

制度建設是檔案管理工作的基礎。加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，是新形勢下對檔案工作提出的迫切要求。為此，泰州市認真貫徹實施《檔案法》，完善檔案管理的規章制度，建立健全各項檔案管理制度。先后制定了檔案整理歸檔、借閱保密、檔案庫房管理、檔案鑒定銷毀、檔案安全保衛、檔案工作保密等項檔案管理制度，并把各項制度懸掛上墻，印發給全局各處室（單位）工作人員，使檔案管理工作朝著規范化、制度化方向發展。

四、充分發揮檔案服務事業發展、服務民生的效能

泰州市通過全面調查摸底，掌握了勞動者的真實情況，為制定出臺勞動保障政策提供依據。早在2002年底，對大量下崗失業人員檔案進行入庫管理時，工作人員發現許多人只參加了養老保險，由于當時政策限制而無法參加城鎮職工醫療保險，勞動者對此意見很大。在綜合分析和充分調研的基礎上，泰州市及時出臺了靈活就業人員參加醫療保險的政策。在檔案管理工作中，泰州市先后運用職工檔案信息，分析人員類別，實施了分類保障等政策措施，為社會保障的科學決策提供了可靠依據。

（泰州市人力資源社會保障局 刁建霞）